Übergabeprotokoll beim Wechsel der Buchhaltung 2026 in Polen

Ein Übergabeprotokoll ist eine schriftliche Aufstellung dessen, was eine Buchhaltungskanzlei bei Beendigung der Zusammenarbeit an die nächste übergibt. Es gibt weder ein einheitliches amtliches Formular noch ein vorgeschriebenes Muster. Im Streitfall dient das Protokoll jedoch als einfacher Nachweis darüber, was genau wann und an wen übergeben wurde.

Dieser Artikel ergänzt den Abschnitt „Übergabeprotokoll“ aus unserem Leitfaden So wechseln Sie 2026 in Polen die Buchhaltung um eine konkrete Checkliste. Verwandte Themen sind UPL-1 — Vollmacht für elektronische Steuererklärungen und PEL — Vollmacht gegenüber der ZUS.

Was ein Übergabeprotokoll ist und was nicht

Das Übergabeprotokoll ist ein internes, zweiseitiges Dokument, das von der bisherigen und der neuen Kanzlei oder von der bisherigen Kanzlei und dem Unternehmen erstellt wird. Es erfüllt drei Zwecke:

• Es führt konkrete Datensätze, Zeiträume und Dateiformate auf.
• Es nennt den Stichtag der Übernahme.
• Es bestätigt, dass die Parteien wissen, wer für welchen Zeitraum verantwortlich ist.

Das Protokoll ist nicht:

• ein vorgeschriebenes amtliches Formular (ein solches ist in keinem Gesetz vorgesehen),
• ein Ersatz für Meldungen an CEIDG, ZUS oder das Finanzamt,
• ein automatischer Schutz vor der Haftung für Fehler des Vorgängers,
• die Rechtsgrundlage für die Herausgabe von Dokumenten im Streitfall; dafür sind der Vertrag und die Aufbewahrungsvorschriften maßgeblich.

Das Protokoll ist ein organisatorisches Werkzeug und keine Rechtsnorm. Es lohnt sich, eines zu erstellen. Seine Beweiskraft hängt jedoch davon ab, wie konkret die Einträge sind.

Bestandteile des Protokolls: vollständige Checkliste

Die folgende Liste enthält das Minimum, das in ein Übergabeprotokoll gehört. Jeder Punkt braucht konkrete Angaben: Zeitraum, Anzahl der Positionen, Dateiformat und Übermittlungsstatus.

Angaben zu den Parteien

• vollständige Daten der bisherigen Kanzlei und des Unternehmens,
• vollständige Daten der neuen Kanzlei,
• Datum und Ort der Protokollerstellung,
• Unterschriften beider Parteien,
• gegebenenfalls Anlagen wie Verzeichnisse, Exporte und Bestätigungen.

Stichtag

• der konkrete Tag, möglichst der letzte Tag eines Monats, bis zu dem die bisherige Kanzlei für die Buchungen verantwortlich ist,
• der Tag, ab dem die neue Erfassung beginnt,
• die Angabe, wer Dokumente verbucht, die im Übergangszeitraum datiert sind.

Der Stichtag muss eindeutig sein. „Ende des dritten Quartals“ oder „Ende der Zusammenarbeit“ reicht nicht aus.

Buchhaltungsaufzeichnungen

• KPiR (polnisches Einnahmen- und Ausgabenbuch) oder Einnahmenregister, nach Monaten aufgeteilt,
• Handelsbücher (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Umsätze und Salden) bei doppelter Buchführung,
• VAT-Verkaufs- und Einkaufsregister,
• Verzeichnis des Anlagevermögens und der immateriellen Vermögenswerte (WNiP),
• Ausstattungsverzeichnis, falls geführt,
• Stammdaten und offene Posten der Geschäftspartner,
• Bestandsaufnahmen und Inventurbögen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in den Artikeln Verzeichnis des Anlagevermögens bei einer JDG und Abschreibung von Anlagevermögen bei einer JDG.

Erklärungen und JPK

• JPK_V7 für jeden Monat; bei vierteljährlicher Abrechnung zusätzlich die korrekten Erklärungsteile der JPK_V7K für den Monat, der das Quartal abschließt,
• VAT-UE für jeden Monat, in dem die Pflicht zur Abgabe dieser Meldung entstanden ist,
• Erklärungen und Informationen des Zahlers (PIT-8AR, PIT-4R), falls das Unternehmen Beschäftigte hat,
• jährliche PIT-Erklärungen PIT-36, PIT-36L oder PIT-28,
• Berichtigungen eingereichter Erklärungen,
• Einzelheiten zum eingereichten JPK_V7 erläutert der Artikel JPK_V7 bei einer JDG.

Fordern Sie weder „VAT-7“ noch „PIT-5“ an. VAT-7 wurde durch JPK_V7 ersetzt. PIT-5 ist keine monatliche Vorauszahlungserklärung einer JDG. Die PIT-Vorauszahlung wird berechnet und entrichtet, ohne dass eine Erklärung eingereicht wird.

UPO und Bestätigungen

• UPO, die amtliche elektronische Empfangsbestätigung, für jede übermittelte elektronische Erklärung und JPK-Datei,
• Versandbestätigungen für ZUS-Dokumente, darunter DRA, RCA und RSA,
• amtliche Einreichungs- oder Zustellbestätigungen (UPP/UPD), je nach verwendetem Übermittlungsweg.

Das PDF einer Erklärung ist nicht dasselbe wie eine UPO. Ohne UPO fehlt der Nachweis, dass die Erklärung tatsächlich eingegangen und angenommen worden ist.

Anlagevermögen

• Anlagenkarten mit Datum der Aufnahme, Anschaffungswert, Abschreibungssatz und Abschreibungsmethode,
• bisherige Abschreibungen,
• Verzeichnis noch nicht vollständig abgeschriebener Vermögenswerte,
• Kaufbelege und gegebenenfalls Aussonderungsunterlagen.

Offene Posten und Salden

• offene Posten gegenüber Geschäftspartnern,
• Salden zum Stichtag,
• noch nicht verrechnete Anzahlungen und Zahlungen,
• laufende Zahlungen,
• strittige und überfällige Forderungen sowie Verbindlichkeiten.

Quelldokumente

• Verkaufs- und Einkaufsrechnungen für den betreffenden Zeitraum,
• Kontoauszüge und Überweisungsbestätigungen,
• Verträge, Leasingunterlagen und Fahrzeugdokumente,
• Personal- und Lohnunterlagen, falls zutreffend,
• Behördenentscheidungen, Auslegungen und Prüfungsergebnisse,
• Schriftverkehr mit Behörden.

Vollmachten und Zugänge

• Liste der aktuellen Vollmachten: UPL-1, PEL, gegebenenfalls PPO-1/PPS-1,
• Bestätigungen über den Widerruf (OPL-1, PEL-O), sofern bereits eingereicht,
• Liste der Personen mit Zugang zu KSeF; siehe KSeF-Berechtigungen für die Buchhaltung,
• Zugang zum Bankkonto, Rechnungsprogramm, Cloud-Speicher und zur geschäftlichen E-Mail,
• geplantes Datum für den Entzug der einzelnen Zugänge.

Sperren Sie die Zugänge nicht, bevor alle UPO und Exporte heruntergeladen wurden. Lassen Sie nach Vertragsende aber auch keine unbeschränkten Berechtigungen bestehen.

Behördendaten

• Salden im polnischen elektronischen Finanzamt e-Urząd Skarbowy und auf dem Steuer-Mikrokonto,
• Salden in PUE/eZUS und das individuelle Beitragskonto,
• Überzahlungen, Rückstände und laufende Ratenvereinbarungen,
• Stand offener Prüfungen und Verfahren.

Übernahme der Daten in einem nutzbaren Format

PDF-Dateien der Erklärungen ersetzen keine Buchhaltungsdaten. Im Protokoll sollten die Dateiformate genannt werden:

• Export der KPiR oder des Einnahmenregisters (CSV, XML, PDF),
• JPK-Dateien und UPO,
• Aufstellungen der Buchungen zum Anlagevermögen,
• Stammdaten und offene Posten der Geschäftspartner,
• Eröffnungsbilanz sowie Umsätze und Salden bei doppelter Buchführung,
• Quelldateien, die in das neue Programm importiert werden können.

Die neue Kanzlei sollte bestätigen, dass sich die Dateien öffnen und abstimmen lassen, bevor der alte Zugang geschlossen wird.

Übergabe Schritt für Schritt

1. Legen Sie den Stichtag und den Umfang des letzten Monats schriftlich fest.
2. Erstellen Sie eine Tabelle der Aufgaben zum Stichtag: Wer übermittelt den letzten JPK, wer rechnet ZUS ab und wer schließt den Monat ab?
3. Bitten Sie die bisherige Kanzlei um einen Datenexport und ein Dokumentenverzeichnis zum Stichtag.
4. Übernehmen Sie die Dateien in einem nutzbaren Format, nicht nur als PDF.
5. Prüfen Sie, ob die Exporte geöffnet werden können und mit den UPO und Salden übereinstimmen.
6. Erstellen Sie ein Protokoll mit den konkreten Positionen aus der obigen Checkliste.
7. Erteilen Sie der neuen Kanzlei die erforderlichen Berechtigungen (UPL-1, PEL, KSeF), aber nur im benötigten Umfang.
8. Widerrufen Sie die Vollmachten der bisherigen Kanzlei (OPL-1, PEL-O) erst, nachdem die letzten Erklärungen übermittelt und die UPO abgerufen wurden.
9. Entziehen Sie den Zugang zu Bank, Programm, Cloud und E-Mail, nachdem die Vollständigkeit der Übergabe bestätigt wurde.

Häufige Fehler

1. Das Protokoll enthält nur die allgemeine Formulierung „Buchhaltung übergeben“.
2. Der Stichtag fehlt oder wird nur mit Worten beschrieben.
3. Es werden ausschließlich PDF-Dateien ohne Buchhaltungsdaten übernommen.
4. UPO fehlen in der Aufstellung.
5. UPL-1, PEL und KSeF-Zugang der ehemaligen Kanzlei bleiben aktiv.
6. Zugänge werden gesperrt, bevor die Exporte heruntergeladen wurden.
7. Die Salden bei e-Urząd Skarbowy und ZUS werden am Stichtag nicht abgestimmt.
8. Beide Parteien bewahren keine Kopie des Protokolls und der Anlagen auf.
9. Es ist nicht festgelegt, wer für historische Berichtigungen zuständig ist.

Wenn die bisherige Kanzlei die Daten nicht herausgibt

1. Senden Sie eine schriftliche Aufforderung mit einer konkreten Liste der Dokumente und einer Frist.
2. Berufen Sie sich auf den Vertrag, das Eigentum an den Dokumenten und die für den jeweiligen Bestand geltenden Aufbewahrungspflichten.
3. Sichern Sie die in KSeF, e-Urząd Skarbowy, ZUS, bei der Bank und im eigenen Programm verfügbaren Daten.
4. Warten Sie mit den laufenden Abrechnungen nicht auf die Übergabe.
5. Holen Sie bei einem Streit rechtliche Hilfe ein und wenden Sie sich an die Berufshaftpflichtversicherung der Kanzlei, sofern der Schaden versichert ist.

Quellen

• Biznes.gov.pl — steuerliche Vollmachten (UPL-1, OPL-1)
• ZUS — Vollmacht PEL
• ZUS — Antrag PEL-O auf Widerruf
• Polnisches Finanzministerium — Formulare für steuerliche Vollmachten
• Polnisches VAT-Gesetz — ELI, insbesondere Artikel 100 zu VAT-UE-Meldungen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Das konkrete Verfahren für die Dokumentenübergabe ergibt sich aus dem Vertrag, der Form der Aufzeichnungen, den Vollmachten und dem Umfang der Unternehmensdaten.