Ausländischer Kunde zahlt weniger: Bankgebühr oder offener Restbetrag?
1.000 EUR auf der Rechnung, 980 EUR auf dem Konto Ihrer JDG: So klären Sie die Differenz für die Buchhaltung.
Ihre Rechnung lautet auf 1.000 EUR, auf dem polnischen Geschäftskonto kommen 980 EUR an. Klären Sie zunächst die Differenz, bevor Sie die Rechnung ändern oder den Kunden mahnen.
Den Zahlungsweg nachvollziehen
Angenommen, der Kunde hat 1.000 EUR überwiesen und eine Bank 20 EUR einbehalten. Dafür brauchen Sie einen Beleg. Hat der Kunde lediglich 980 EUR angewiesen, liegt ein anderer Sachverhalt vor. Prüfen Sie im Vertrag, wer Gebühren trägt.
Notieren Sie Rechnungsnummer, Forderung, Währung, angewiesenen Betrag, Gebühr und Eingang. Das Beispiel dient der Zahlungsabstimmung; die steuerliche Buchung ist damit noch nicht bestimmt.
Den Rechnungsbetrag nicht einfach anpassen
Eine Bankgebühr ist kein vereinbarter Preisnachlass. Prüfen Sie Vertrag und Zahlungsnachweis vor einer Änderung. Steuerliche Einnahmen entsprechen nicht zwangsläufig dem Kontoeingang; auch die anwendbare Abrechnungsmethode beeinflusst den Zeitpunkt.
Bei einer Umrechnung von EUR in PLN bewahren Sie Ausgangsbetrag, Wechselkurs und Gebühr auf. Die Buchhaltung benötigt außerdem Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdatum, um Umrechnung und mögliche Kursdifferenzen zu beurteilen. Die heutige NBP-Tabelle ist nicht automatisch maßgeblich.
Unterlagen zusammen übergeben
Ordnen Sie Rechnung, Kontoauszug und Bestätigung des Absenders einander zu. Kennzeichnen Sie fehlende Angaben, statt null einzutragen. Fragen Sie den Kunden nach angewiesenem Betrag, Währung und Gebührenregelung, nicht nach Zugangsdaten.
Deckt eine Zahlung mehrere Rechnungen, liefern Sie eine Aufteilung mit Rechnungsnummern. Klären Sie vor dem Ausgleich, ob die 20 EUR Gebühr, Restforderung oder vereinbarte Preisänderung sind.
Quellen
Oxyok kontaktieren
Die Betreuung erfolgt auf Englisch und Polnisch. Beschreiben Sie den Fall ohne Passwörter.