Ausländischen Kunden mit einer polnischen JDG 2026 eine Rechnung stellen

Rechnungen an Unternehmen und Verbraucher in der EU und außerhalb: VAT, Reverse Charge, VAT-UE, Fremdwährung und Buchhaltungsnachweise.

Ein Kunde in Berlin, London oder New York erhält nicht automatisch eine Rechnung ohne polnische VAT. Klären Sie zuerst, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, ob der Kunde Unternehmer oder Verbraucher ist und wo der Leistungsort liegt. Hier geht es vor allem um Dienstleistungen einer polnischen JDG.

Kunde und Leistung zuerst prüfen

Fragen Sie ein EU-Unternehmen nach seiner VAT-Nummer und prüfen Sie sie in VIES. Bei Unternehmen außerhalb der EU brauchen Sie einen Nachweis der Unternehmereigenschaft. Eine ausländische Adresse reicht nicht. Für Immobilien, Veranstaltungen, Transport und digitale B2C-Leistungen gelten Sonderregeln.

Die übliche B2B-Regel

Bei vielen B2B-Dienstleistungen liegt der Leistungsort am Sitz des Kunden. Die polnische Rechnung enthält dann keine polnische VAT; der Kunde versteuert die Leistung. Geben Sie die nötigen Nummern und „reverse charge“ an. Das ist nicht automatisch ein Nullsteuersatz oder eine Befreiung.

EU-Kunden und VAT-UE

Vor der ersten typischen B2B-Leistung an einen EU-Unternehmer kann eine VAT-UE-Registrierung über VAT-R nötig sein, auch bei polnischer VAT-Befreiung. Melden Sie die Leistung, wenn die Voraussetzungen vorliegen, und speichern Sie die VIES-Prüfung.

Verbraucher und Ausnahmen

Für B2C-Leistungen verweist die Grundregel häufig auf das Land des Anbieters. Digitale Leistungen, Immobilien, Eintritt und Transport können anders behandelt werden. Leiten Sie den Steuerstatus niemals nur von einer E-Mail-Domain ab.

Währung, Kurse und Belege

Eine Rechnung in Fremdwährung ist möglich. Für PIT wird der Umsatz grundsätzlich zum NBP-Mittelkurs des letzten Arbeitstags vor dem Einnahmetag umgerechnet. VAT hat eigene Kursregeln. Übermitteln Sie Vertrag, Rechnung, Leistungsdatum, Kundenstatus, VIES-Prüfung und Zahlungsdaten.

Was die Rechnung nicht entscheidet

Die Kundenadresse bestimmt weder Steueransässigkeit noch Sozialversicherung. Wenn Sie außerhalb Polens arbeiten, prüfen Sie Steueransässigkeit und ZUS mit A1 getrennt. Der größere Leitfaden behandelt Waren, WDT, WNT und Dienstleistungsimporte.

FAQ

Ein EU-Kunde hat eine VAT-Nummer geschickt. Was prüfe ich vor der ersten Rechnung?

Prüfen Sie die Nummer in VIES und bewahren Sie eine Bestätigung mit Datum auf, zum Beispiel als PDF oder Screenshot. Solange die Nummer die Prüfung nicht besteht, stellen Sie keine Rechnung mit Reverse Charge aus.

Wann gehört „reverse charge“ auf die Rechnung?

Wenn die Pflicht zur VAT-Abrechnung auf den Kunden übergeht, etwa bei einer typischen B2B-Leistung für einen EU-Unternehmer. Die Rechnung enthält dann keine polnische VAT, muss aber beide VAT-Nummern und den Hinweis „reverse charge“ tragen. Das ist kein Nullsteuersatz und keine Befreiung.

Brauche ich für EU-Unternehmen eine VAT-UE-Registrierung?

In der Regel ja. Die Registrierung reichen Sie mit VAT-R vor der ersten solchen Leistung ein, auch wenn Sie in Polen von der VAT-Befreiung Gebrauch machen. Die Leistung melden Sie dann in der Zusammenfassenden Meldung.

Und wenn der Kunde ein Verbraucher im Ausland ist?

Das hängt von der Leistung ab. Viele Leistungen versteuern Sie in Polen, digitale Leistungen für Verbraucher jedoch meist im Land des Kunden. Hier passieren die meisten Fehler, klären Sie die Art der Leistung vor der Rechnung.

Rechnung in Euro: welcher Kurs gilt für den Umsatz?

Für PIT der NBP-Mittelkurs des letzten Arbeitstags vor dem Einnahmetag. Die VAT hat eigene Umrechnungsregeln. Übergeben Sie der Buchhaltung die Beträge in der Rechnungswährung, statt sie selbst umzurechnen.

Offizielle Quellen

Erste Auslandsrechnung richtig ausstellen?

Oxyok führt polnische JDG-Buchhaltung auf Polnisch und Englisch. Vor der Buchung prüfen wir, ob alle Tatsachen für VAT und Einkommensteuer vorliegen.

Sehen Sie, wie Oxyok die JDG-Buchhaltung übernimmt oder schreiben Sie an [email protected].

Hinweis: Allgemeine Information. Das Ergebnis hängt von Leistung, Kundenstatus, Land und Umständen ab.