PEL - ZUS Vollmacht für einen Buchhalter und ein Buchhaltungsbüro im Jahr 2026 — in Polen

PEL ist eine Vollmacht zur Vertretung des Versicherten bzw. des Beitragszahlers vor der Sozialversicherungsanstalt. Die Einreichung erfolgt elektronisch über PUE/eZUS oder auf Papier in einer Filiale. Sie unterscheidet sich von Steuervollmachten (UPL-1, PPO-1) und von Vollmachten im KSeF – es handelt sich um ein eigenes Register, andere Formulare und ein anderes Berufungsverfahren.

Dieser Artikel ergänzt den Leitfaden wie man einen Buchhalter im Jahr 2026 wechselt mit Details zu ZUS. Die Steuervollmacht für E-Erklärungen wird in einem separaten Text beschrieben: UPL-1 – Vollmacht für E-Erklärungen.

Was bietet Ihnen PEL?

PEL ermächtigt eine bestimmte natürliche Person, im Namen der versicherten Person oder des Zahlers Tätigkeiten vor ZUS auszuüben. In der Praxis kann ein Buchhalter mit PEL:

• Abrechnungs- und Antragsdokumente einreichen und unterzeichnen (einschließlich DRA, RCA, RSA, ZCNA, ZFA und ZBA),
• Korrekturen zu diesen Dokumenten senden,
• Korrespondenz von ZUS in PUE/eZUS erhalten,
• Abrechnungshistorie, Salden und Fälligkeitstermine der Beiträge einsehen,
• Anträge und Erklärungen zur Versicherung abgeben (z. B. Versicherungsantrag, Änderung des Versicherungstitels),
• Kontaktieren Sie ZUS zu aktuellen Abwicklungsfragen.

Der auf PEL handelnde Vertreter reicht die Unterlagen wie ein Unternehmer ein. Der Umfang hängt davon ab, ob die Vollmacht allgemein oder spezifisch ist.

Allgemeine oder besondere Vollmacht

Eine PEL kann eine allgemeine oder spezifische Vollmacht sein:

• Allgemeines – deckt alle Tätigkeiten im Bereich der Sozialversicherung (und ggf. anderer bei der Gewährung angegebener) vor ZUS ab. Bequem, aber breiter als die meisten Büros benötigen.
• Spezifisch – deckt nur die angegebenen Aktivitäten oder Fälle ab. Beispielsweise eine Vollmacht nur für die laufende Beitragsabrechnung, ohne Vertretung im Betreibungs- oder Berufungsverfahren.

Für ein Buchhaltungsbüro, das die tägliche Buchhaltung durchführt, reicht in der Regel eine Vollmacht zur Abwicklung und Kommunikation mit PUE/eZUS aus. Nicht jeder Vertrag erfordert eine Generalvollmacht.

Was PEL nicht ersetzt

PEL betrifft rechtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit ZUS, soweit im Formular angegeben. Es bietet jedoch nicht:

• Zugriff auf KSeF bzw. das Recht, Rechnungen in diesem System auszustellen – siehe KSeF-Berechtigungen für Buchhalter und Buchhaltungsbüro,
• das Recht, E-Steuererklärungen zu unterzeichnen – hierfür wird UPL-1 verwendet),
• Zugriff auf das Bankkonto des Unternehmers.

Ob der Vertreter konkrete Anträge stellen, in Leistungsangelegenheiten tätig werden oder sonstige Tätigkeiten gegenüber der ZUS ausüben kann, hängt vom Umfang der gewährten PEL ab. Solche Rechte sollten nicht allein aus der Tatsache abgeleitet werden, dass der Buchhalter Zugang zu eZUS hat.

So weisen Sie Schritt für Schritt einen PEL zu

Das bequemste Formular ist eZUS, aber das aktuelle PEL-Formular kann auch ausgefüllt, ausgedruckt und an ZUS übermittelt werden.

1. Melden Sie sich als versicherte Person oder Zahler bei Ihrem PUE/eZUS-Konto an.
2. Öffnen Sie den Bereich Vollmachten und wählen Sie das PEL-Formular aus.
3. Geben Sie die für das aktuelle Formular erforderlichen Angaben zum Vollmachtgeber und Bevollmächtigten ein.
4. Geben Sie den Umfang an: allgemein oder spezifisch (geben Sie dann spezifische Aktivitäten an).
5. Unterschreiben Sie das Formular und senden Sie es über eZUS oder drucken Sie es aus und senden Sie es an ZUS.
6. Bewahren Sie die Bestätigung der Vollmachtserteilung auf.

Vor der erstmaligen Übermittlung des Dokuments sollte der Bevollmächtigte auf seinem eZUS-Konto prüfen, ob er über einen ordnungsgemäßen Zugang verfügt und ob der Umfang der Vollmacht dem Vertrag entspricht.

So legen Sie Einspruch ein – PEL-O-Formular

Ein PEL-Einspruch wird auf dem Formular PEL-O eingereicht:

• elektronisch über PUE/eZUS mit der im System verfügbaren Methode,
• oder auf Papier in einer ZUS-Filiale.

Der Stornierungsvorgang ist derselbe wie beim Senden. Geben Sie den Vertreter an, den Sie zurückrufen, unterschreiben Sie ihn und senden Sie ihn ab. Laden Sie die Stornierungsbestätigung als Beweis herunter.

Bewahren Sie nach der Übermittlung des PEL-O die Bestätigung auf und prüfen Sie bei eZUS, ob der Vertreter den Zugriff im erwarteten Umfang verloren hat. Koordinieren Sie den Zeitpunkt der Berufung mit der Übermittlung der letzten Abrechnungsunterlagen, einschließlich DRA und RCA, um den Cut-Off-Monat nicht zu blockieren oder den bisherigen Bürozugang länger als nötig zu verlassen. Einzelheiten sind im Protokoll der Dokumentenübertragung beim Buchhalterwechsel beschrieben.

PEL und UPL-1 – nicht verwechseln

Der häufigste Fehler besteht darin, PEL und UPL-1 als eine „Vollmacht für den Buchhalter“ zu behandeln. Dies sind zwei getrennte Systeme:

• UPL-1 – Steuervollmacht, E-Finanzamt, E-Erklärungen (JPK_V7, PIT, VAT-EU).
• PEL – Vollmacht von ZUS, PUE/eZUS, Vergleichsdokumente (einschließlich DRA, RCA und RSA).

Formulare, Register, Behörden und Beschwerdeverfahren sind völlig getrennt. Durch die Gewährung von UPL-1 entstehen ZUS keinerlei Rechte. Durch die Ausstellung von PEL ist das Senden von JPK nicht möglich.

Das Büro, das die gesamten JDG-Dienstleistungen (Steuern + ZUS) erbringt, benötigt beide Vollmachten. Plus ggf. PPO-1 für Steuerbriefe und Anrechte im KSeF.

PEL und Arbeit mit Ausländern

Wenn ein Unternehmen Ausländer beschäftigt oder Dienstleistungen im Rahmen von Mandatsverträgen in Anspruch nimmt, benötigt der Buchhalter häufig PEL für die An- und Abmeldung von Personen aus der Versicherung, das Ausfüllen von A1/S1-Dokumenten und die Korrespondenz mit ZUS in grenzüberschreitenden Angelegenheiten. Dann lohnt es sich, eine Vollmacht mit klarem Geltungsbereich für Versicherungskoordinationsunterlagen zu erteilen.

Näheres zu den praktischen Aspekten der Beschäftigung wird in den Artikeln Beschäftigung eines Ausländers bei JDG und Provisionsvertrag und ZUS beschrieben.

Die häufigsten Fehler

1. Belassen eines aktiven PEL im bisherigen Büro nach Vertragsende.
2. Widerruf des PEL, bevor das vorherige Amt das letzte DRA und RCA verschickt hat.
3. Erteilung einer Generalvollmacht, sofern eine Einzelvollmacht ausreichend wäre.
4. Behandlung von PEL als Zugang zu KSeF oder Versenden von E-Steuererklärungen.
5. Keine Kopie von PEL-O nach Berufung.
6. Eingabe des Firmennamens anstelle der Daten einer bestimmten natürlichen Person.
7. Keine Kopie des PEL nach der Ausstellung – im Streitfall fehlt ein Nachweis über den Umfang der Rechte.

Wann soll PEL gesendet werden?

PEL macht Sinn, wenn der Buchhalter tatsächlich Beiträge abrechnet und in Ihrem Namen mit ZUS kommuniziert. Passen Sie den Umfang der Vollmacht an die tatsächliche Tätigkeit der Kanzlei an; Weisen Sie den allgemeinen Geltungsbereich nicht automatisch zu, wenn der Support eingeschränkt werden soll.

Nach Beendigung der Zusammenarbeit widerrufen Sie die Vollmacht für PEL-O zum vereinbarten Termin mit der Übersendung der letzten Abrechnungsunterlagen. Bewahren Sie eine Kopie des PEL, des PEL-O und der Bestätigungen als Nachweis für den Umfang und den Fortschritt des Einspruchs auf.

Haftung der Parteien

PEL selbst überträgt weder die gesetzlichen Pflichten des Zahlers auf den Buchhalter noch bestimmt er die Haftung für einen bestimmten Fehler. Der Umfang der Haftung des Zahlers, des Vertreters und der Buchhaltungsstelle wird gesondert beurteilt – entsprechend den einschlägigen Vorschriften, den Umständen des Einzelfalls und dem abgeschlossenen Vertrag.

Daher lohnt es sich, eine Kopie jedes PEL und PEL-O, der Buchungs- und Stornierungsbestätigung und der offiziellen Abrechnungsdokumente, einschließlich DRA, RCA und RSA, aufzubewahren. Im Streitfall dienen sie dazu, den Umfang der Vollmacht und den Ablauf ihres Widerrufs darzulegen.

Quellen

• ZUS - Vollmacht PEL
• ZUS – PEL-O Antrag auf Widerruf der Vollmacht

Das Material ist allgemeiner Natur. Der genaue Umfang und Ablauf der Vollmachtserteilung ergibt sich aus den Bestimmungen über das Sozialversicherungssystem und den aktuellen Weisungen der ZUS.