PEL in Polen — ZUS-Vollmacht für Buchhalterinnen und Buchhaltungsbüros im Jahr 2026

Was die PEL-Vollmacht bei ZUS ist, wie sie über PUE/eZUS erteilt und mit PEL-O widerrufen wird und warum PEL nicht dasselbe ist wie UPL-1 oder KSeF-Berechtigungen.

PEL ist eine Vollmacht zur Vertretung einer versicherten Person oder eines Beitragszahlers gegenüber der polnischen Sozialversicherungsanstalt Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Sie wird elektronisch über PUE/eZUS oder in Papierform in einer ZUS-Geschäftsstelle eingereicht. Sie ist von Steuervollmachten (UPL-1, PPO-1) und von KSeF-Berechtigungen getrennt — es handelt sich um ein eigenes Register, andere Formulare und ein anderes Widerrufsverfahren.

Dieser Artikel ergänzt den Ratgeber Buchhalterwechsel im Jahr 2026 um Einzelheiten zu ZUS. Die Steuervollmacht für elektronische Erklärungen behandelt ein eigener Beitrag: UPL-1 — Vollmacht für elektronische Steuererklärungen in Polen.

Was PEL ermöglicht

PEL bevollmächtigt eine bestimmte natürliche Person, im Namen der versicherten Person oder des Beitragszahlers gegenüber ZUS zu handeln. In der Praxis kann eine Buchhalterin mit PEL:

Abrechnungs- und Meldedokumente einreichen und unterzeichnen, darunter DRA, RCA, RSA, ZCNA, ZFA und ZBA,
Berichtigungen dieser Unterlagen versenden,
Korrespondenz von ZUS in PUE/eZUS empfangen,
Abrechnungshistorie, Salden und Zahlungsfristen für Beiträge einsehen,
Anträge und Erklärungen im Versicherungsbereich einreichen (zum Beispiel Anmeldung zur Versicherung oder Änderung des Versicherungstitelcodes),
ZUS in laufenden Abrechnungsangelegenheiten kontaktieren.

Eine aufgrund von PEL bevollmächtigte Person reicht Unterlagen so ein, als würde dies der Unternehmer selbst tun. Der Umfang hängt davon ab, ob die Vollmacht allgemein oder besonders erteilt wurde.

Allgemeine oder besondere Vollmacht

PEL kann als allgemeine oder besondere Vollmacht erteilt werden:

Allgemein — umfasst sämtliche Handlungen in Angelegenheiten der Sozialversicherung (und gegebenenfalls weitere, bei der Erteilung angegebene Bereiche) gegenüber ZUS. Sie ist bequem, aber weiter gefasst, als die meisten Büros benötigen.
Besonders — umfasst ausschließlich angegebene Handlungen oder eine bestimmte Angelegenheit. Zum Beispiel nur die laufende Beitragsabrechnung, ohne Vertretung in Beitreibungs- oder Rechtsbehelfsverfahren.

Für ein Buchhaltungsbüro, das die laufende Buchhaltung führt, genügt meist eine Vollmacht für Abrechnungshandlungen und die Kommunikation über PUE/eZUS. Nicht jeder Vertrag erfordert eine allgemeine Vollmacht.

Was PEL nicht ersetzt

PEL umfasst Rechtshandlungen gegenüber ZUS in dem im Formular angegebenen Umfang. Sie gewährt jedoch nicht:

Zugang zu KSeF oder das Recht, in diesem System Rechnungen auszustellen — siehe KSeF-Berechtigungen für Buchhalterinnen und Buchhaltungsbüros in Polen,
das Recht zum Unterzeichnen elektronischer Steuererklärungen — dafür dient UPL-1,
Zugang zum Bankkonto des Unternehmers.

Ob die bevollmächtigte Person bestimmte Anträge stellen, in Leistungsangelegenheiten handeln oder andere Tätigkeiten gegenüber ZUS ausführen darf, hängt vom Umfang der erteilten PEL ab. Solche Befugnisse dürfen nicht allein daraus abgeleitet werden, dass die Buchhalterin Zugang zu eZUS hat.

PEL Schritt für Schritt erteilen

Am bequemsten ist die Erteilung über eZUS, das aktuelle PEL-Formular kann jedoch auch ausgefüllt, ausgedruckt und bei ZUS eingereicht werden.

Melde dich als versicherte Person oder Beitragszahler bei deinem PUE/eZUS-Konto an.
Öffne den Bereich für Vollmachten und wähle das Formular PEL.
Trage die im aktuellen Formular verlangten Daten des Vollmachtgebers und der bevollmächtigten Person ein.
Lege den Umfang fest: allgemein oder besonders (in diesem Fall sind konkrete Handlungen anzugeben).
Unterzeichne und sende das Formular über eZUS oder drucke es aus und reiche es bei ZUS ein.
Bewahre die Bestätigung über die Erteilung der Vollmacht auf.

Vor der ersten Übermittlung eines Dokuments sollte die bevollmächtigte Person in ihrem eZUS-Konto prüfen, ob sie über den richtigen Zugang verfügt und ob der Umfang der Vollmacht dem Vertrag entspricht.

Widerruf mit dem Formular PEL-O

Der Widerruf einer PEL erfolgt mit dem Formular PEL-O:

elektronisch über PUE/eZUS mit einer im System verfügbaren Methode,
oder in Papierform bei einer ZUS-Geschäftsstelle.

Das Verfahren entspricht dem der Erteilung. Gib die Person an, deren Vollmacht du widerrufst, unterzeichne das Formular und sende es ab. Lade die Widerrufsbestätigung als Nachweis herunter.

Bewahre nach der Einreichung von PEL-O die Bestätigung auf und prüfe in eZUS, ob die bevollmächtigte Person den Zugriff im erwarteten Umfang verloren hat. Stimme den Zeitpunkt des Widerrufs mit der Übermittlung der letzten Abrechnungsunterlagen, darunter DRA und RCA, ab, damit der Übergangsmonat nicht blockiert wird und die bisherige Kanzlei nicht länger als nötig Zugriff behält. Einzelheiten beschreibt das Übergabeprotokoll beim Buchhalterwechsel.

PEL und UPL-1 — nicht verwechseln

Der häufigste Irrtum besteht darin, PEL und UPL-1 als eine einzige „Vollmacht für die Buchhalterin“ zu behandeln. Es sind zwei getrennte Systeme:

UPL-1 — Steuervollmacht, e-Urząd Skarbowy, elektronische Steuererklärungen (JPK_V7, PIT, VAT-UE).
PEL — ZUS-Vollmacht, PUE/eZUS, Abrechnungsunterlagen, darunter DRA, RCA und RSA.

Formulare, Register, Behörden und Widerrufsverfahren sind vollständig voneinander getrennt. Die Erteilung von UPL-1 gewährt keinerlei Befugnisse bei ZUS. Die Erteilung von PEL berechtigt nicht zum Versand von JPK.

Ein Büro, das eine JDG vollständig betreut (Steuern + ZUS), benötigt beide Vollmachten. Hinzukommen können PPO-1 für steuerliche Schreiben und Berechtigungen in KSeF.

PEL bei der Arbeit mit Ausländern

Beschäftigt ein Unternehmen Ausländer oder nimmt es Leistungen auf Grundlage polnischer Auftragsverträge (umowa zlecenie) in Anspruch, benötigt die Buchhalterin PEL häufig für die An- und Abmeldung von Personen zur Versicherung, die Zusammenstellung von A1-/S1-Dokumenten und die Korrespondenz mit ZUS in grenzüberschreitenden Angelegenheiten. Dann sollte die Vollmacht ausdrücklich Unterlagen zur Koordinierung der Sozialversicherung umfassen.

Mehr zu den praktischen Aspekten der Beschäftigung erläutern die Artikel über die Beschäftigung eines Ausländers in einer JDG und den Auftragsvertrag und ZUS.

Häufigste Fehler

Eine aktive PEL beim ehemaligen Büro nach Vertragsende bestehen lassen.
PEL widerrufen, bevor das bisherige Büro die letzten DRA und RCA versendet hat.
Eine allgemeine Vollmacht erteilen, obwohl eine besondere Vollmacht ausgereicht hätte.
PEL als Zugang zu KSeF oder als Befugnis zum Versand elektronischer Steuererklärungen behandeln.
Nach dem Widerruf keine Kopie von PEL-O aufbewahren.
Den Namen des Büros statt der Daten einer konkreten natürlichen Person eintragen.
Nach der Erteilung keine Kopie von PEL aufbewahren — im Streitfall fehlt dann der Nachweis über den Umfang der Befugnisse.

Wann PEL erteilt werden sollte

PEL ist sinnvoll, wenn die Buchhalterin tatsächlich Beiträge abrechnet und in deinem Namen mit ZUS kommuniziert. Stimme den Umfang der Vollmacht auf die tatsächlichen Tätigkeiten des Büros ab; erteile nicht automatisch eine allgemeine Vollmacht, wenn die Betreuung begrenzt sein soll.

Widerrufe die Vollmacht nach Ende der Zusammenarbeit mit PEL-O und stimme den Zeitpunkt mit der Übermittlung der letzten Abrechnungsunterlagen ab. Bewahre Kopien von PEL, PEL-O und den Bestätigungen als Nachweis über den Umfang und den Ablauf des Widerrufs auf.

Verantwortung der Parteien

PEL überträgt die Verantwortung gegenüber ZUS für die Richtigkeit der Daten und die fristgerechte Zahlung der Beiträge nicht auf die Buchhalterin. Diese Verantwortung verbleibt beim Beitragszahler, also beim Unternehmer. Die bevollmächtigte Person haftet gegenüber dem Vollmachtgeber auf Grundlage des Vertrags über die Abrechnungsführung und gegenüber ZUS nur in ausdrücklich genannten Fällen.

Deshalb sollte man Kopien jeder PEL und PEL-O, der Bestätigungen über Erteilung und Widerruf sowie der amtlichen Abrechnungsunterlagen, darunter DRA, RCA und RSA, aufbewahren. Im Streitfall helfen sie, den Umfang der Vollmacht und den Ablauf ihres Widerrufs nachzuweisen.

Quellen

Dieses Material dient der allgemeinen Information. Der genaue Umfang und das Verfahren zur Erteilung einer Vollmacht ergeben sich aus den Vorschriften über das Sozialversicherungssystem und den aktuellen Anleitungen von ZUS.