Einkaufsnotiz und Ausgabe ohne Rechnung im Einzelunternehmen (JDG) im Jahr 2026 in Polen

Du hast eine kleine Ausrüstung gekauft, bar bezahlt und keine Rechnung erhalten? Oder du hast eine Quittung erhalten, die keine Umsatzsteuerrechnung ist? Seit 2026 sind die Regeln für die Erfassung solcher Ausgaben als Kosten im Einzelunternehmen (JDG) präzise: ohne einen geeigneten Nachweis gibt es keinen Kostenansatz im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR). Der geeignete Nachweis ist aber nicht immer eine Rechnung.

Wir erläutern, was ein Buchungsdokument im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) darstellt (Art. 22 ust. 1 und 6b des Einkommensteuergesetzes (PIT)), wie man eine Einkaufsnotiz erstellt und wann man eine Ausgabe ohne Rechnung buchen kann — und wann nicht.

Was das PIT-Gesetz sagt

Art. 22 ust. 1 des PIT-Gesetzes (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) definiert die Werbungskosten (KUP) als Aufwendungen, die getätigt wurden, um Einnahmen zu erzielen oder die Einnahmequelle zu erhalten oder zu sichern, mit Ausnahme der in Art. 23 genannten (Aufwendungen, die keine KUP darstellen können).

Art. 22 ust. 6b bestimmt, dass für Steuerpflichtige, die ein Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) führen, der Tag der Kostenentstehung der Tag der Ausstellung der Rechnung, der Quittung oder eines anderen Nachweises ist, der Grundlage für die Erfassung der Kosten ist, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.

Der entscheidende Begriff: „ein anderer Nachweis". Das muss keine Umsatzsteuerrechnung sein — es muss aber ein Dokument sein, das bestimmte Anforderungen erfüllt.

Hierarchie der Kostendokumente

1. Umsatzsteuerrechnung (stärkster Nachweis)

Standardmäßige Umsatzsteuerrechnung mit Datum, Nummer, Daten des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Beschreibung der Ware/Dienstleistung, Netto-/USt-/Brutto-Beträgen. Bietet die Grundlage für den Vorsteuerabzug (für aktive Steuerpflichtige) und die Erfassung der Kosten im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR).

2. Vereinfachte Rechnung / Kassenbeleg mit NIP bis 450 zł

Ein Kassenbeleg mit der Steueridentifikationsnummer (NIP) des Leistungsempfängers bis 450 zł brutto (oder 100 Euro) gilt als vereinfachte Rechnung (Art. 106e ust. 5 pkt 3 des Umsatzsteuergesetzes). Berechtigt zum Vorsteuerabzug und zur Erfassung im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR).

Oberhalb von 450 zł — es ist eine vollständige Umsatzsteuerrechnung erforderlich.

3. Quittung (keine Rechnung)

Eine Quittung wird von einem nicht umsatzsteuerpflichtigen Subjekt ausgestellt (z. B. einer natürlichen Person, die keine gewerbliche Tätigkeit ausübt). Die Quittung enthält keine Umsatzsteuer und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie ist jedoch ein Buchungsdokument im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) — sofern sie die Anforderungen erfüllt.

4. Einkaufsnotiz (interner Nachweis)

Wenn du weder über eine Rechnung noch über eine Quittung verfügst, kannst du eine Einkaufsnotiz erstellen — ein vom Steuerpflichtigen erstelltes internes Dokument. Es ist das letzte Beweismittel, das von den Finanzbehörden unter bestimmten Voraussetzungen akzeptiert wird.

Wie man eine Einkaufsnotiz erstellt

Die Einkaufsnotiz muss Folgendes enthalten:

1. Datum der Ausgabe — Tag des tatsächlichen Einkaufs,
2. Betrag der Ausgabe — Kaufpreis,
3. Gegenstand des Einkaufs — was genau gekauft wurde (Bezeichnung der Ware/Dienstleistung),
4. Zweck des Zusammenhangs mit dem Unternehmen — warum der Kauf dem Unternehmen dient (Verbindung zum Erlös),
5. Zahlungsart — bar, Überweisung, Karte,
6. Unterschrift des Steuerpflichtigen — Erklärung über die Kostenentstehung.

Beispiel einer Notiz

NOTATKA ZAKUPOWA Nr NZ-001/2026

Data wydatku: 15.07.2026
Wystawiający: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Przedmiot: Papier do drukarki A4, 5 ryzyk
Kwota: 120 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych)
Cel: Materiały biurowe do działalności księgowej
Sposób zapłaty: gotówka
Sklep: sklep papierniczy przy ul. Długiej 5, Warszawa

Podpis przedsiębiorcy: [podpis]

Einschränkungen der Einkaufsnotiz

• Kein Vorsteuerabzug — die Notiz ist kein Umsatzsteuerdokument und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug,
• Geringerer Beweiswert — die Finanzbehörden behandeln die Notiz als ergänzenden Nachweis; bei einer Prüfung können sie eine zusätzliche Bestätigung verlangen,
• Angemessener Betrag — Einkaufsnotizen sind bei kleinen Ausgaben (bis zu einigen hundert Złoty) glaubwürdig. Bei höheren Beträgen erwarten die Finanzbehörden eine Rechnung oder Quittung.

Was ohne Rechnung gebucht werden kann

Ausgaben, bei denen keine Rechnung erforderlich ist

Einige Kosten können ohne Umsatzsteuerrechnung belegt werden:

• Diäten und Pauschalen für Geschäftsreisen — auf Basis der Reiseabrechnung (nicht der Hotelrechnung),
• Abschreibung — der auf den ursprünglichen Anschaffungswert des Anlageguts berechnete Betrag, der nicht monatlich mit einer Rechnung belegt wird,
• Materialverbrauch — Materialien, die mit einer Rechnung ins Lager eingebucht und ohne weitere Belege verbraucht werden,
• Finanzierungskosten — Bankgebühren, die durch den Kontoauszug belegt sind,
• Kreditzinsen — durch Tilgungsplan und Kontoauszug belegt.

Ausgaben, bei denen eine Rechnung (oder ein gleichwertiger Nachweis) erforderlich ist

• Kauf von Handelswaren — Rechnung oder Zolldokument,
• Fremdleistungen — Rechnung oder Quittung,
• Kraftstoff, Service, Reparaturen am Fahrzeug — Rechnung oder Kassenbeleg mit NIP bis 450 zł,
• Ausstattung und Inventar — Rechnung,
• Vermietung von Räumlichkeiten — Rechnung oder Mietvertrag.

Fallstricke

1. Einfacher Kassenbeleg ohne NIP — er ist kein Buchungsdokument. Es muss ein Kassenbeleg mit NIP oder eine Rechnung verlangt werden.
2. Notiz statt Rechnung bei großen Ausgaben — die Finanzbehörden beanstanden Notizen bei Beträgen über mehrere hundert Złoty. Wo eine Rechnung möglich ist, sollte sie eingeholt werden.
3. Fehlende Zweckangabe — eine Einkaufsnotiz ohne Erläuterung des Zusammenhangs mit dem Unternehmen ist als Buchungsdokument unwirksam.
4. Dokumentdatum und Zahlungsdatum — seit 2026 (Art. 22 ust. 6b) ist der Tag der Kostenentstehung das Datum der Dokumentausstellung, nicht das Datum der Zahlung. Das ist bei den Kosten des Jahreswechsels zu beachten.
5. Vorsteuerabzug von der Notiz — die Einkaufsnotiz ist kein Umsatzsteuerdokument. Die Umsatzsteuer kann nicht abgezogen werden, auch wenn sie im Preis enthalten war.
6. Vereinfachte Rechnung über 450 zł — ein Kassenbeleg mit NIP über 450 zł ist keine vereinfachte Rechnung. Es ist eine vollständige Rechnung erforderlich.

FAQ

Kann ein einfacher Kassenbeleg ohne NIP im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) gebucht werden?

Nein. Ein einfacher Kassenbeleg ohne NIP ist kein Buchungsdokument. Es muss ein Kassenbeleg mit NIP (bis 450 zł) oder eine Umsatzsteuerrechnung verlangt werden.

Kann man eine Einkaufsnotiz für jeden beliebigen Betrag erstellen?

Theoretisch ja, aber in der Praxis werden Notizen bei kleinen Ausgaben (bis zu einigen hundert Złoty) akzeptiert. Bei höheren Beträgen erwarten die Finanzbehörden eine Rechnung oder Quittung.

Kann man von einer Einkaufsnotiz die Umsatzsteuer abziehen?

Nein. Die Notiz ist kein Umsatzsteuerdokument und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Reicht eine Quittung (keine Rechnung) für das Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR)?

Ja. Eine von einer natürlichen Person, die nicht umsatzsteuerpflichtig ist, ausgestellte Quittung ist ein Buchungsdokument im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR). Sie berechtigt jedoch nicht zum Vorsteuerabzug (da sie keine Umsatzsteuer ausweist).

Erfordert ein Mitarbeitervorschuss eine Rechnung?

Die Abrechnung eines Vorschusses (z. B. Diät, Pauschale für Reise) erfordert keine Rechnung vom Mitarbeiter — es genügt die vom Unternehmer erstellte Reiseabrechnung.

Quellen

• PIT-Gesetz — Art. 22 ust. 1 und ust. 6b (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.)
• Umsatzsteuergesetz — Art. 106e ust. 5 pkt 3 (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.)
• Verordnung über das Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR) (Dz.U. 2019 poz. 2544)

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Dieser Beitrag dient nur der Information. Die Kostendokumentation ist der individuellen Situation anzupassen.