DI oder BFK in JPK_VAT? Die Unterscheidung nach den Antworten des Finanzministeriums

DI oder BFK in JPK_VAT?

Eine fehlende KSeF-Nummer bedeutet nicht automatisch DI. Ebenso darf nicht jedem Auslandsgeschäft BFK zugeordnet werden. Entscheidend sind die Dokumentenkategorien und Voraussetzungen, die das polnische Finanzministerium (MF) in den Antworten 8 und 9 der KSeF-FAQ nennt.

Dieser Ratgeber beschränkt sich auf diese Unterscheidung. Er ist weder eine vollständige Anleitung zum Ausfüllen von JPK noch ein Ratgeber zur Rechnungsausstellung in Offline-Verfahren.

DI — welche Dokumente nennt das MF?

Das MF beginnt seine Antwort mit Belegen, die keine Rechnungen sind, nennt im anschließenden Katalog jedoch auch bestimmte Rechnungen. Deshalb sollte DI nicht ausschließlich als „Dokument, das keine Rechnung ist“ verstanden werden. Nach Antwort 8 des MF betrifft die Kennzeichnung insbesondere:

• Dokumente, die nicht unter die Kennzeichnungen OFF und BFK fallen, beispielsweise interne Belege oder Sammelbelege über Verkäufe aus Registrierkassen.
• Rechnungen, die im Verfahren offline24 ausgestellt wurden — Art. 106nda des polnischen Umsatzsteuergesetzes — oder während der Nichtverfügbarkeit des Systems — Art. 106nh Abs. 1 — und am Tag der Übermittlung der Aufzeichnungen keine Nummer besitzen, die die Rechnung in KSeF identifiziert.
• Einträge zu innergemeinschaftlichen Erwerben (WNT) und Dienstleistungsimporten, die durch einen anderen Beleg als eine Rechnung dokumentiert werden, mit der Kennzeichnung WEW in JPK.
• Einträge zur Einfuhr von Waren, die gemäß Art. 33a des polnischen Umsatzsteuergesetzes abgerechnet wird.
• Einträge zu Warenlieferungen, bei denen der Erwerber gemäß Art. 17 Abs. 1 Nr. 5 des polnischen Umsatzsteuergesetzes Steuerschuldner ist.

OFF wird hier ausschließlich als Bestandteil der Unterscheidung in der Quelle genannt; seine Anwendung wird nicht erläutert.

Wann muss nach DI die KSeF-Nummer angegeben werden?

Das MF nennt einen besonderen Fall für die Änderung der Kennzeichnung. Er betrifft eine Rechnung, die:

• im Verfahren offline24 oder während der Nichtverfügbarkeit des Systems ausgestellt wurde;
• dem Erwerber auf anderem Weg als über KSeF bereitgestellt wurde;
• mit der Kennzeichnung DI in den Aufzeichnungen erfasst wurde.

Nach Erhalt der KSeF-Nummer soll der Steuerpflichtige die verwendete Kennzeichnung berichtigen, indem er diese Nummer bei der Rechnung angibt. Dies ist keine allgemeine Regel zur Änderung jeder DI-Kennzeichnung, sondern bezieht sich auf den beschriebenen Fall und seine Voraussetzungen.

BFK — elektronische und auf Papier ausgestellte Rechnungen außerhalb von KSeF

Antwort 9 des MF betrifft elektronische Rechnungen und Papierrechnungen, die ohne Nutzung von KSeF ausgestellt wurden. Nachfolgend werden die Positionen für die Verkaufsaufzeichnungen von den in derselben Antwort genannten Rechnungen bei bestimmten Umsätzen getrennt dargestellt.

Für die Verkaufsaufzeichnungen genannte Positionen

Das MF gibt vor, BFK für folgende in den Verkaufsaufzeichnungen erfasste Rechnungen zu verwenden:

• Rechnungen, die während eines vollständigen Ausfalls von KSeF ausgestellt wurden.
• Rechnungen, die vor dem 1. Februar 2026 ausgestellt wurden und in JPK_VAT für einen Zeitraum ab dem 1. Februar 2026 ausgewiesen wurden. Beide Voraussetzungen sind zu beachten — nicht nur das Ausstellungsdatum ist maßgeblich.
• Rechnungen, die im Februar oder März 2026 außerhalb von KSeF ausgestellt wurden, und zwar von Steuerpflichtigen, deren KSeF-Pflicht am 1. April 2026 beginnt.
• Rechnungen, die 2026 außerhalb von KSeF ausgestellt wurden, und zwar von Steuerpflichtigen, die nicht zur Rechnungsausstellung über KSeF verpflichtet sind.
• Rechnungen, die außerhalb von KSeF ausgestellt und im Zusammenhang mit einer Berichtigung aufgrund der sogenannten Entlastung bei uneinbringlichen Forderungen („ulga za złe długi“) ausgewiesen werden. Diese Angabe betrifft die Kennzeichnung und erläutert nicht den Anspruch auf die Entlastung.

Rechnungen bei den vom MF genannten Umsätzen

Im BFK-Katalog nennt das MF außerdem außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnungen:

• bei innergemeinschaftlichen Erwerben (WNT) und Dienstleistungsimporten;
• bei der Einfuhr von Waren, die gemäß Art. 33a des polnischen Umsatzsteuergesetzes abgerechnet wird;
• für Warenlieferungen, bei denen der Erwerber gemäß Art. 17 Abs. 1 Nr. 5 des polnischen Umsatzsteuergesetzes Steuerschuldner ist.

Dieser Katalog darf nicht durch die Vereinfachung „Auslandsgeschäft = BFK“ ersetzt werden. Insbesondere bei WNT und Dienstleistungsimporten unterscheidet das MF zwischen einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung, die unter BFK genannt wird, und einem anderen Beleg als einer Rechnung mit der Kennzeichnung WEW, der unter DI genannt wird.

Freiwillige organisatorische Checkliste

Als Arbeitshilfe kann eine kurze Checkliste erstellt werden:

• Um welche Belegart handelt es sich: Rechnung oder anderes Dokument?
• In welchem Verfahren und unter welchen Umständen wurde die Rechnung ausgestellt?
• Besitzt die im Verfahren offline24 oder während der Nichtverfügbarkeit ausgestellte Rechnung am Tag der Übermittlung der Aufzeichnungen eine KSeF-Nummer?
• Welche konkrete Position des MF-Katalogs entspricht dem Dokument unter Berücksichtigung der Daten und des Status des Steuerpflichtigen?
• Liegt der vom MF beschriebene Fall vor, der das Ersetzen von DI durch die KSeF-Nummer erfordert?

Dies ist eine freiwillige organisatorische Empfehlung, keine zusätzliche Verpflichtung aus den FAQ und keine Garantie für die Richtigkeit einer konkreten Abrechnung.

Quelle: Polnisches Finanzministerium — Häufig gestellte Fragen zu KSeF, Antworten 8 und 9.