MwSt (VAT)-UE bei Pflege mit Auslandsbezug: obligatorisch, auch wenn Sie kein MwSt-Pflichtiger sind
Die Zusammenarbeit mit einer ausländischen Pflegeagentur bedeutet Dienstleistungsimport. Die MwSt (VAT)-UE-Registrierung ist obligatorisch, bevor Sie die erste Rechnung stellen — auch wenn die Pflege selbst von der MwSt befreit ist. Eine KIS-Auslegung bestätigt dies.
Sie betreiben ein Pflegeunternehmen und arbeiten mit einer deutschen Agentur zusammen, die Ihnen die Pflege eines Senioren in Deutschland vermittelt? Ihre Pflegeleistung ist von der MwSt (VAT) befreit — das wissen Sie. Aber wissen Sie, dass die Abrechnung mit dieser Agentur ein Dienstleistungsimport ist, der eine MwSt (VAT)-UE-Registrierung erfordert, bevor Sie die erste Rechnung stellen?
Das ist eine der häufigsten Fallgruben in der Pflegebranche. Eine individuelle Auslegung des KIS aus dem Juni 2026 bestätigt dies.
Auslegung: 0111-KDIB3-2.4018.8.2026.4.MGO
Der Antrag betraf eine Person, die Zimmer über ein ausländisches Portal (Booking.com mit Sitz in den Niederlanden) vermietete. Die Behörde stufte die Auffassung als zutreffend ein: Die Abrechnung mit einem ausländischen Anbieter ist ein Dienstleistungsimport, der Folgendes erfordert:
- Registrierung für MwSt (VAT)-UE (auch wenn Sie kein aktiver MwSt-Steuerpflichtiger sind)
- Einreichung der Erklärung VAT-9M
- Selbstversteuerung (Reverse Charge) — Sie berechnen MwSt auf den Dienstleistungsimport und ziehen sie gleichzeitig ab (oder nicht, wenn befreit)
Obwohl der Fall eine Zimmervermietung betraf, ist der Mechanismus identisch für Pflege über eine ausländische Agentur. Wenn die deutsche Agentur Ihnen eine Provision oder Vergütung für die Pflegevermittlung zahlt, handelt es sich um einen Dienstleistungsimport aus dem EU-Gebiet.
Warum MwSt (VAT)-UE, wenn die Pflege von der MwSt befreit ist?
Das sind zwei separate Mechanismen:
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MwSt-Befreiung für Pflege (art. 43 ust. 1 pkt 23 des MwSt-Gesetzes) — betrifft die Pflegeleistung, die Sie erbringen. Dies ist eine gegenstandsbezogene Befreiung, unabhängig vom Umsatz.
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Dienstleistungsimport (art. 28b des MwSt-Gesetzes) — betrifft den Erwerb einer Dienstleistung von einem ausländischen Anbieter. Wenn die deutsche Agentur eine Provision für die Vermittlung erhebt, „erwerben" Sie diese Vermittlungsleistung — und das ist ein Import.
Die MwSt (VAT)-UE-Registrierung ist obligatorisch, auch wenn Sie nicht als aktiver MwSt-Steuerpflichtiger registriert sind. Die MwSt (VAT)-UE-Registrierung allein macht Sie nicht zum MwSt-Pflichtigen für andere Transaktionen — es handelt sich um eine separate Registrierung für innergemeinschaftliche Transaktionen.
Was Sie tun müssen, bevor Sie die erste Rechnung an die Agentur stellen
- Reichen Sie NIP-7 ein — eine Aktualisierungsmeldung an das Finanzamt mit Vermerk der MwSt (VAT)-UE-Registrierung.
- Registrieren Sie sich für MwSt (VAT)-UE — Sie erhalten eine NIP-Nummer mit PL-Präfix, gültig für innergemeinschaftliche Transaktionen.
- Reichen Sie VAT-9M ein — monatliche Erklärung über den Dienstleistungsimport, auch wenn der Betrag 0 zł beträgt (Reverse Charge: Sie berechnen und ziehen dieselbe MwSt ab).
- Einreichung der Zusammenfassenden Meldung MwSt (VAT)-UE — vierteljährlich oder monatlich, je nachdem, ob Sie aktiver MwSt-Steuerpflichtiger sind.
Reverse Charge in der Praxis
Der Reverse-Charge-Mechanismus (Selbstabrechnung) funktioniert so:
- Die deutsche Agentur stellt Ihnen eine Rechnung ohne MwSt aus (Reverse Charge)
- Sie berechnen die MwSt auf diese Transaktion (als Leistungsempfänger)
- Gleichzeitig ziehen Sie diese MwSt ab (als Vorsteuer)
- Effekt: MwSt = 0 zł in der Abrechnung, aber die VAT-9M-Erklärung muss eingereicht werden
Wenn die Vermittlungsleistung von der MwSt befreit ist (was in bestimmten Fällen vorkommen kann), erfordert Reverse Charge dennoch eine Meldung — VAT-9M mit dem Betrag 0 zł.
Was passiert, wenn Sie die MwSt (VAT)-UE-Registrierung versäumen?
Das schlechteste Szenario:
- Das Finanzamt kann einen Straf-MwSt-Betrag auf Transaktionen mit der ausländischen Agentur festsetzen
- Zusätzliche Säumniszuschläge
- Möglichkeit einer Prüfung wegen nicht eingereichter VAT-9M-Erklärungen
Kosten der MwSt (VAT)-UE-Registrierung: 0 zł. Kosten der Nicht-Registrierung: potenziell Tausende Złoty.
Wen betrifft die MwSt (VAT)-UE in der Pflegebranche?
- Ja: JDG, die mit einer deutschen, österreichischen oder niederländischen Pflegeagentur zusammenarbeiten
- Ja: JDG, die Rechnungen an einen ausländischen Anbieter stellen (B2B-Dienstleistungen in der EU)
- Nein: JDG, die Pflege ausschließlich in Polen für polnische Kunden (Privatpersonen) erbringen
Rechtsgrundlage
- MwSt-Gesetz (Dz.U. 2025 poz. 163) — art. 28b (Dienstleistungsimport), art. 97 ust. 11 (Pflicht zur MwSt (VAT)-UE-Registrierung), art. 43 ust. 1 pkt 23 (Pflegebefreiung)
- Individuelle Auslegung des Direktors des KIS, Zeichen 0111-KDIB3-2.4018.8.2026.4.MGO vom 25. Juni 2026
Hinweis: Eine individuelle Auslegung schützt nur den Antragsteller. Wenn Sie Zweifel haben, ob die MwSt (VAT)-UE Sie betrifft, lassen Sie sich vor der ersten ausländischen Rechnung von einem Buchhalter beraten.
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