Duplicado de factura en Polonia (2026) — cuándo y cómo emitirlo
Duplicado de factura en 2026. Diferencia entre duplicado y copia, cuándo emitirlo, qué elementos debe contener, IVA y KSeF. Guía práctica con ejemplos.
El cliente informó que no recibió la factura? ¿O perdió el original? Debes emitir un duplicado. Pero atención — el duplicado no es una copia. Es un documento distinto con sus propios requisitos. Y un error en la denominación puede costarte la deducción del IVA.
En esta guía explico las reglas del duplicado de factura en 2026.
Duplicado vs copia — ¿qué diferencia hay?
Duplicado de factura vs copia — ¿cuál es la diferencia?
El duplicado es un documento legal completo que reemplaza el original. La copia es solo un documento reproducido sin fuerza legal. Conoce las diferencias clave para contabilidad e impuestos.
Reemplaza una factura original perdida o destruida. Tiene la misma fuerza legal.
- ✓Documento legal que reemplaza el original
- ✓Palabra obligatoria „DUPLIKAT"
- ✓Fecha de emisión del duplicado
- ✓Referencia al número de factura original
- ✓Fuerza contable y fiscal completa
Es simplemente un original reproducido. No reemplaza una factura ni constituye un documento contable.
- ✗Impresión / escaneo / foto normal
- ✗Puede contener datos del vendedor (NIP)
- ✗No es un documento legal
- ✗No da derecho a deducción de IVA ni gasto
Comparación completa
| Característica | Duplicado | Copia |
|---|---|---|
| Estado legal | Documento legal | Sin fuerza legal |
| Palabra „DUPLIKAT" | Obligatoria | Ausente |
| Fecha de emisión | Nueva fecha del duplicado | Fecha del original |
| Referencia al original | Número de factura original | Ausente |
| Deducción de IVA | Sí | No |
| Contabilidad | Sí — documento completo | No |
Regla clave: El duplicado de factura debe contener la palabra „DUPLIKAT", la fecha de su emisión y la referencia al número de factura original. Sin estos elementos, el documento no es un duplicado — solo una copia sin fuerza legal.
¿Perdiste una factura o recibiste una copia en lugar de un duplicado?
Te ayudo →Información basada en el Art. 106m de la Ley de IVA y normas contables. El duplicado de factura se emite a solicitud del comprador o en caso de pérdida del original.
La copia de la factura
Una copia es simplemente la repetición de la factura original. No tiene fuerza legal — no es un documento contable.
El duplicado de factura
El duplicado es un documento que sustituye el original en el tráfico jurídico y contable. Tiene la misma fuerza que el original.
¿Cuándo emitir un duplicado?
Emites un duplicado cuando:
- El original se ha perdido o destruido
- El cliente no recibió la factura
- El cliente solicita el reenvío con la mención "duplicado"
Plazo
No hay plazo legal — lo emites a petición del cliente. Pero lo antes posible, para que el cliente pueda deducir el IVA y registrar el gasto.
¿Qué debe contener el duplicado?
El duplicado debe tener todos los elementos del original más:
- La palabra "DUPLICADO" en el documento
- La fecha de emisión del duplicado
- El número de la factura original (con la que se vincula el duplicado)
- Todos los datos de la factura original (vendedor, comprador, importes, IVA)
Ejemplo:
DUPLICADO
Factura n.º FV/2026/0123 (original del 15.01.2026)
Fecha de emisión del duplicado: 20.07.2026
Vendedor: [datos]
Comprador: [datos]
Artículos: [como en el original]
Importe: 5 000 zł neto + 1 150 zł IVA = 6 150 zł bruto
El duplicado y el IVA
El duplicado tiene la misma fuerza para el IVA que el original:
- Vendedor: no presenta corrección — el IVA ya se liquidó con el original
- Comprador: puede deducir el IVA del duplicado (si no lo dedujo del original)
El duplicado y el KSeF
A partir de 2027 (para micro y pequeñas empresas), las facturas nacionales pasan por el KSeF (Krajowy System e-Faktur — Sistema Nacional de Facturas Electrónicas de Polonia). El duplicado de factura KSeF:
- Si el original estaba en el KSeF — el duplicado también debe estar marcado en el sistema
- El número KSeF del duplicado puede vincularse al original
- El duplicado no genera una nueva obligación de IVA — es un documento sustitutivo
Los errores más comunes
1. Emitir una copia en lugar de un duplicado
La copia no es un documento contable. El comprador no deducirá el IVA de una copia.
2. Falta de la palabra "DUPLICADO"
Sin esta mención, el documento se trata como otra factura — doble liquidación del IVA.
3. Importes distintos a los del original
El duplicado debe tener importes idénticos al original. Si los importes difieren — es una corrección (FK), no un duplicado.
4. Falta de fecha de emisión del duplicado
La fecha del duplicado debe ser visible — a efectos de IVA y PIT (impuesto sobre la renta).
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir un duplicado después de un año?
Sí. No hay plazo. Pero el cliente puede tener un problema con la deducción del IVA (plazo de 3 años).
¿El duplicado genera nuevo IVA?
No. El IVA se liquidó con el original. El duplicado es solo un documento sustitutivo.
¿El duplicado tiene coste?
Depende del acuerdo con el cliente. Normalmente es gratuito, pero algunos contables cobran una tarifa.
¿El duplicado de factura KSeF es distinto?
Sí, en el KSeF el duplicado puede marcarse como vinculado al original (mismo número KSeF).
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Atención: El duplicado de factura sustituye al original en el tráfico contable. Debe contener la palabra "DUPLICADO", la fecha de emisión y el número del original. Antes de tomar una decisión, consulta con un contable.
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