Factura sin actividad empresarial 2026: cuándo se puede emitir

¿Puede una persona sin JDG emitir una factura a una empresa? Actividad no registrada, recibo, NIP, VAT, KSeF y liquidación de PIT en 2026.

Una persona sin JDG registrado puede emitir una factura en situaciones concretas. En la mayoría de los casos se trata de la actividad no registrada. Eso no significa, sin embargo, que cualquier pago privado pueda describirse con una factura ni que el documento en sí resuelva la cuestión fiscal.

Primero hay que establecer de dónde viene el pago: de la venta de un bien privado, de un contrato de derecho civil o de una actividad lucrativa organizada. Solo después se elige el documento y la forma de liquidación.

¿Puede un particular emitir una factura a una empresa?

Sí, si vende bienes o servicios dentro de una actividad no registrada y cumple las condiciones de esta forma. A petición del cliente emite un recibo (rachunek) y, en los casos previstos en la normativa, también una factura.

La venta puntual de un objeto usado de tu propiedad es distinta. Normalmente es una venta privada documentada con un contrato o un justificante de pago, no con una factura comercial. Otro caso es el contrato de mandato o el de obra determinada, en el que las partes liquidan la retribución según el contrato y el pagador puede tener obligaciones de anticipo de PIT y de información fiscal.

Llamar «factura» a un documento no cambia la naturaleza de la operación.

Actividad no registrada en 2026

Desde 2026 el límite de la actividad no registrada se comprueba trimestralmente. El ingreso devengado en un trimestre no puede superar el 225 % del salario mínimo. Con un salario mínimo de 4.806 PLN, esto da 10.813,50 PLN por trimestre.

También hay que cumplir las demás condiciones, entre otras no haber realizado actividad empresarial en los últimos 60 meses ni dedicarse a una actividad que exija concesión, permiso o inscripción en el registro de actividades reguladas.

Al superar el límite, la actividad pasa a ser actividad económica desde el día en que se supera. Para presentar la solicitud en el CEIDG tienes entonces 7 días.

Más condiciones y la forma de calcular el ingreso se describen en la guía actividad no registrada en 2026.

¿Recibo o factura?

En la actividad no registrada el comprador puede exigir un recibo (rachunek). Debe indicar como mínimo la numeración correlativa, la fecha, los datos de las partes, la denominación del servicio o producto y el importe a pagar.

Quien se acoge a la exención de VAT no tiene que emitir factura en cada venta. Sin embargo, debe hacerlo a petición del cliente presentada dentro de los tres meses desde el fin del mes en que se prestó el servicio, se entregó el bien o se recibió el pago.

La factura debe describir la operación real. No pongas VAT si te acoges a la exención y no liquidas este impuesto como contribuyente activo. En tal caso, el documento lleva los datos propios de la factura de un contribuyente exento.

¿Necesito el NIP en la factura?

El PESEL no es un elemento habitual de una factura. En las ventas no registradas fuera del KSeF, el vendedor usa los datos exigidos para cada documento; no hay que añadir identificadores «por si acaso».

El NIP pasa a ser necesario cuando el emisor va a utilizar el KSeF. La factura B2B en el KSeF además debe identificar correctamente al comprador. Si piensas vender con regularidad a empresas, conviene ordenar el NIP y el acceso al sistema antes de la primera factura, y no después de que el cliente rechace el documento.

Factura sin JDG y KSeF

El KSeF no depende solo de la inscripción en el CEIDG. Lo que cuenta es el estatuto del emisor a efectos del VAT y el tipo de operación. El Ministerio de Hacienda indica que una persona que realiza actividad no registrada puede estar sujeta a la obligación de emitir facturas B2B en el KSeF.

Hasta finales de 2026 rige una simplificación transitoria: las facturas B2B pueden emitirse fuera del KSeF si el valor total de las ventas documentadas con tales facturas no supera los 10.000 PLN brutos al mes. El límite se aplica al contribuyente, no a una sola factura.

Las facturas a consumidores pueden emitirse en el KSeF de forma voluntaria. Si el emisor elige el sistema, debe dar al cliente acceso al documento en la forma prevista por la ley.

VAT en la actividad no registrada

La falta de inscripción en el CEIDG no significa automáticamente que no haya VAT. A efectos de este impuesto cuenta la realización independiente de actividad económica en el sentido de la ley del VAT.

Muchas actividades pequeñas se acogen a la exención subjetiva hasta 240.000 PLN de ventas al año en 2026. Hay, sin embargo, operaciones excluidas de la exención, y en algunos servicios para el extranjero aparece el registro VAT-UE. Por eso el estatuto ante el VAT hay que establecerlo a partir de lo que realmente vendes y a quién.

¿Cómo liquidar los ingresos en el PIT?

Los ingresos de la actividad no registrada, por regla general, se liquidan en el PIT-36 como ingresos de otras fuentes. El impuesto no se calcula factura por factura. En la declaración anual se muestran el ingreso, los costos documentables y el beneficio.

Conviene llevar un registro simple de ventas y guardar los justificantes de costos. En una inspección cuenta el curso real de la operación, no solo un archivo PDF llamado factura.

¿Cuándo hay que registrar una JDG?

El registro es necesario cuando se supera el límite de la actividad no registrada o cuando la actividad no cumple las demás condiciones. Registrarse antes puede tener sentido si el cliente exige facturas periódicas en el KSeF, necesitas el registro VAT-UE, tienes costos más altos o quieres ordenar contratos estables.

Antes de decidir, comprueba:

si las ventas son regulares y organizadas,
qué ingreso devengado se produce en el trimestre,
si la actividad concreta puede acogerse a la exención de VAT,
si el cliente es una empresa en Polonia, una empresa extranjera o un consumidor,
si necesitas el KSeF o el registro VAT-UE,
qué costos quieres liquidar.

Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa contabilizar una factura de una persona sin JDG?

Sí, si el documento confirma una operación real y contiene los datos exigidos para ese tipo de factura. El comprador debe comprobar además si la forma de liquidación corresponde a la relación jurídica entre las partes.

¿Puedo emitir una factura sin NIP?

En algunas operaciones fuera del KSeF, el documento de un vendedor exento puede prescindir del NIP del emisor. En el KSeF el NIP es imprescindible. No debe sustituirse por el número PESEL.

¿La actividad no registrada está siempre exenta de VAT?

No. La exención depende del valor y del tipo de venta. Algunos bienes y servicios quedan fuera de la exención aunque el volumen sea bajo.

¿Una factura significa que tengo que pagar el ZUS?

No la factura en sí. Las obligaciones frente al ZUS dependen de la base en la que realizas el trabajo y de si la actividad sigue cumpliendo las condiciones de actividad no registrada.

Mis ventas mensuales fuera del KSeF superaron los 10.000 PLN. ¿Y ahora qué?

Desde la factura con la que se superó el límite, emitir en el KSeF pasa a ser obligatorio. Al límite solo suma el importe de las facturas sujetas a la obligación del KSeF; los recibos con NIP de hasta 450 PLN brutos no cuentan. Por eso hay que sumar las ventas del mes entero, no mirar facturas sueltas.

Una empresa me pide factura y yo vendo en actividad no registrada. ¿Qué le envío?

Comprueba primero si la operación cabe en las condiciones de la actividad no registrada. A petición del comprador emite un recibo (rachunek). La factura la emites cuando la normativa lo exige; por ejemplo, el contribuyente exento de VAT debe emitirla a petición del cliente presentada hasta el fin del tercer mes siguiente al mes de la entrega del bien o de la prestación del servicio.

Superé los 10.813,50 PLN en un trimestre. ¿Cuándo tengo que tener empresa?

La actividad pasa a ser actividad económica desde el día en que se supera el límite, no al final del trimestre. Para la solicitud en el CEIDG tienes 7 días. Desde el registro funcionas como cualquier JDG: compruebas VAT, KSeF y cotizaciones sobre la marcha.

Fuentes

¿Te acercas al límite o empiezas a vender a empresas?

Oxyok ayuda a pasar de la actividad no registrada a la JDG y a dejar ordenadas facturas, VAT, KSeF y liquidaciones desde el primer mes. Escribe a Paweł o mira cómo Oxyok lleva la contabilidad de JDG.

El material tiene carácter general. El documento correcto y la forma de tributación dependen de la operación real y del estatuto de las partes.