Cómo emitir una factura en KSeF en Polonia en 2026: paso a paso
Emisión de facturas en KSeF: FA(3), número propio, número KSeF, UPO, permisos, contraparte extranjera, offline24 y correcciones.
Una factura en KSeF se prepara como un XML conforme con la estructura FA(3), se envía al sistema y se comprueba si ha sido aceptada. Solo un documento aceptado recibe un número KSeF y el UPO.
Flujo de factura KSeF en Polonia en 2026
Prepara flujo, permisos y contingencia.
Oxyok →Primero comprueba si el documento está sujeto a KSeF
La obligación se implanta:
- desde el 1 de febrero de 2026 para los contribuyentes cuyas ventas brutas superaron los 200 millones de zł en 2024,
- desde el 1 de abril de 2026 para los demás contribuyentes sujetos a la obligación.
Hasta finales de 2026 se aplica una facilidad transitoria para los emisores más pequeños si las ventas brutas mensuales documentadas mediante facturas fuera de KSeF no superan los 10 000 zł.
Las facturas B2C quedan fuera del KSeF obligatorio. Las exclusiones también afectan a determinados contribuyentes extranjeros y documentos especiales.
1. Configura el acceso y los permisos
El titular de una empresa individual (JDG) puede autenticarse en las herramientas del Ministerio de Finanzas y conceder permisos:
- a sí mismo,
- a un empleado,
- a una asesoría contable,
- a un programa o a la persona encargada de la facturación.
No facilites a tu contable tus credenciales personales del Perfil de Confianza. Concédele los permisos correspondientes en KSeF.
Los mecanismos técnicos de KSeF 2.0 difieren del antiguo entorno KSeF 1.0. No debe desarrollarse una integración basándose en instrucciones obsoletas sobre las antiguas sesiones y tokens sin consultar la documentación vigente de la API.
2. Crea una factura FA(3)
El programa genera el XML conforme con la estructura lógica FA(3). El documento incluye, entre otros:
- los datos del vendedor,
- los datos del comprador y su identificador,
- la fecha de emisión y de venta,
- el número propio de la factura del vendedor,
- las partidas, cantidades, precios y tipos,
- los valores netos, el VAT y los importes brutos,
- la moneda y los datos de pago,
- las menciones exigidas.
El PKWiU no es obligatorio en todas las partidas. El alcance de los campos depende de la operación.
3. Conserva tu número propio
El número KSeF es un identificador adicional. No sustituye al número de factura asignado dentro de la serie del empresario.
Por tanto, una factura puede tener a la vez:
- un número propio, por ejemplo
FV/27/07/2026, - un número KSeF asignado por el sistema después de aceptarla.
No debe introducirse un formato inventado de número KSeF en la numeración propia.
4. Envía y comprueba el estado
Después del envío, el sistema valida la estructura. El resultado puede indicar:
- la aceptación de la factura y la asignación de un número KSeF,
- que está en proceso,
- un rechazo técnico.
Un archivo rechazado no es una factura emitida en KSeF. Hay que corregir el error y volver a enviarlo.
KSeF comprueba la conformidad técnica, pero no confirma que el tipo de VAT sea correcto, que el servicio se haya prestado ni que el gasto sea deducible.
5. Descarga el UPO
Después de que el documento sea aceptado, conserva:
- el número KSeF,
- el UPO,
- tu número de factura,
- los datos que lo vinculan con el pedido o contrato.
Pulsar «enviar» en el programa no demuestra por sí solo que la factura haya sido aceptada.
6. Facilita la factura al comprador
Un comprador polaco que utiliza KSeF obtiene acceso a la factura en el sistema. No tiene que aceptarla.
Si el comprador no tiene acceso a KSeF —por ejemplo, porque es una contraparte extranjera—, el vendedor le facilita la factura en la forma acordada junto con el código QR o los datos de acceso exigidos.
Un PDF puede ser una visualización legible, pero no sustituye a la factura estructurada cuando el emisor está obligado a utilizar KSeF.
7. Corrige los errores mediante una factura rectificativa
Una vez aceptada la factura, el error no se elimina editando el documento ni mediante un «rechazo» del comprador. El vendedor emite una factura rectificativa.
Si KSeF ha rechazado el documento por motivos técnicos, no se rectifica una factura inexistente: se corrige el archivo y se vuelve a enviar manteniendo la numeración y las fechas correctas.
Moneda extranjera
La factura puede emitirse en moneda extranjera. No siempre se utiliza en ella un único tipo de cambio para todos los impuestos.
El VAT consignado en una factura polaca debe expresarse en PLN conforme a las normas de la Ley del VAT. El tipo de cambio para el PIT puede derivarse de un momento distinto de obtención del ingreso. El programa debe tratar estas reglas por separado.
NIP incorrecto
Un NIP incorrecto no siempre provoca el rechazo técnico del XML: puede dirigir el documento a una entidad equivocada o generar una factura defectuosa.
Antes del envío, comprueba el NIP y los datos de la contraparte. Si se acepta un documento incorrecto, emite la corrección conforme a la normativa.
Modo offline24
En el modo offline24, la factura se emite sin conexión activa con KSeF, se entrega al comprador con el código QR correspondiente y se envía al sistema dentro del plazo legal.
No significa que pueda «enviarse cuando vuelva internet» sin más. Hay que conservar la estructura FA(3), los códigos, las fechas y el plazo de envío posterior.
Fallo o indisponibilidad
El procedimiento depende del tipo de problema:
- elección del modo offline24,
- indisponibilidad por parte del contribuyente,
- fallo o indisponibilidad anunciados por el Ministerio de Finanzas.
Los plazos para enviar posteriormente los documentos varían. No existe una regla universal de dos días hábiles para todas las situaciones.
Facturas fuera de KSeF
En 2026 pueden seguir existiendo facturas legales en papel o PDF, entre otras:
- de proveedores extranjeros,
- para consumidores,
- de emisores que se acogen a la facilidad transitoria,
- en situaciones excluidas o de emergencia.
No toda factura sin número KSeF es automáticamente inválida ni todo gasto documentado de este modo queda automáticamente excluido.
Errores más frecuentes
- Utilizar la estructura FA(2) en lugar de FA(3).
- Sustituir el número propio por el número KSeF.
- Suponer que KSeF comprueba si el tipo de VAT es correcto.
- Esperar el rechazo técnico de cualquier NIP incorrecto.
- Aplicar un único tipo de cambio al VAT y al PIT sin analizarlo.
- Considerar inválido cualquier PDF.
- No disponer del UPO.
- Facilitar al contable las credenciales personales.
- No incluir el código QR en el modo offline o para un destinatario ajeno a KSeF.
- Aplicar un único procedimiento a todos los fallos.
Fuentes
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Este material tiene carácter general. La obligación y el procedimiento dependen del emisor, el comprador, el tipo de documento y la disponibilidad actual del sistema.