Cómo emitir una factura en el sistema nacional de e-facturas (KSeF) en Polonia — paso a paso 2026

¿Quién debe usar el sistema nacional de e-facturas (KSeF)?

A partir de 2026, el sistema nacional de e-facturas (KSeF) se vuelve obligatorio para los empresarios según el calendario:

1. Grandes empresas (>5 millones EUR de volumen de negocio) — ya obligatorio
2. Medianas y pequeñas empresas — fase de extensión
3. Microempresas y empresa individual (JDG) — según el calendario del Ministerio de Finanzas

Aunque aún no estés sujeto a la obligación, conviene empezar a usar el sistema nacional de e-facturas (KSeF) de forma voluntaria — para preparar sistemas y procesos.

Paso 1: Obtén acceso al sistema nacional de e-facturas (KSeF)

Inicio de sesión con Perfil de Confianza

1. Entra en el sitio del sistema nacional de e-facturas (KSeF): ksef.mf.gov.pl
2. Selecciona "Iniciar sesión" → "Perfil de Confianza / e-Dowód"
3. Redirección al sitio login.gov.pl
4. Inicia sesión con los datos del perfil de confianza
5. Vuelve al sistema nacional de e-facturas (KSeF)

Inicio de sesión con firma cualificada

1. Conecta el token cualificado (p. ej. Certum, KIR)
2. Selecciona "Iniciar sesión" → "Firma cualificada"
3. Selecciona el certificado
4. Introduce el PIN

Token del sistema nacional de e-facturas (KSeF) (para API)

Si usas un programa de contabilidad (p. ej. Oxyok), no necesitas iniciar sesión manualmente. El programa usa un token de autorización del sistema nacional de e-facturas (KSeF):

1. Genera un token en el panel del sistema nacional de e-facturas (KSeF)
2. Proporciona el token a tu contable o programa
3. El programa envía facturas automáticamente

Paso 2: Crea la factura

A través de la interfaz del sistema nacional de e-facturas (KSeF) (manual)

1. En el panel del sistema nacional de e-facturas (KSeF), selecciona "Generar factura"
2. Rellena la estructura de la factura (formulario XML)
3. Introduce los datos del comprador (número de identificación fiscal (NIP), nombre, dirección)
4. Añade las líneas (nombre, cantidad, precio neto, tasa de IVA)
5. El sistema calcula automáticamente el IVA y el bruto
6. Envía al sistema nacional de e-facturas (KSeF)

A través del programa de contabilidad

La mayoría de empresa individual (JDG) no emitirá facturas en el panel del sistema nacional de e-facturas (KSeF). En su lugar, el programa de contabilidad (Oxyok, inFakt, iFirma) genera la factura y la envía al sistema nacional de e-facturas (KSeF) automáticamente:

1. Emite la factura en el programa de contabilidad como hasta ahora
2. El programa convierte automáticamente la factura a la estructura del sistema nacional de e-facturas (KSeF) (XML FA)
3. El programa envía la factura al sistema nacional de e-facturas (KSeF) vía API
4. El sistema nacional de e-facturas (KSeF) devuelve el número del sistema nacional de e-facturas (KSeF) (número KSeF)
5. La factura está oficialmente emitida

Estructura de la factura FA

La factura en el sistema nacional de e-facturas (KSeF) tiene una estructura determinada (la llamada estructura FA(lógica)). Debe contener:

• Sujeto vendedor — número de identificación fiscal (NIP), nombre, dirección, indicación "JDG"
• Sujeto comprador — número de identificación fiscal (NIP), nombre, dirección
• Líneas de la factura — cada línea por separado: nombre, PKWiU (si es obligatorio), cantidad, unidad, precio neto, tasa de IVA
• Resumen — importes netos por tasa de IVA, IVA, bruto
• Pago — plazo, forma (transferencia/efectivo), cuenta bancaria
• Información adicional — número de pedido, contrato, anotaciones

Paso 3: Comprueba el estado de la factura

Después de enviar la factura al sistema nacional de e-facturas (KSeF), el sistema le asigna un estado:

1. Aceptada — la factura pasó la validación y es visible en el sistema. Recibes el número del sistema nacional de e-facturas (KSeF).
2. Rechazada — error de validación (campo ausente, número de identificación fiscal (NIP) erróneo, estructura incorrecta). Debes corregir y reenviar.
3. En curso — la factura está esperando procesamiento

El número del sistema nacional de e-facturas (KSeF) tiene, por ejemplo, este formato: KSeF-2026-07-26-1234567890-123456-1-1

Paso 4: Recibe la factura de coste

El sistema nacional de e-facturas (KSeF) funciona en ambos sentidos — no solo envías, sino que también recibes:

1. Cuando un proveedor emite una factura de coste en el sistema nacional de e-facturas (KSeF)
2. Aparece automáticamente en tu panel del sistema nacional de e-facturas (KSeF)
3. Tu programa de contabilidad la descarga vía API
4. No necesitas enviar la factura de coste a tu contable — el sistema lo hace por ti

Esta es la mayor ventaja del sistema nacional de e-facturas (KSeF): automatización en el lado de los costes. Cada factura llega inmediatamente, sin escanear ni enviar.

Errores más frecuentes al emitir

1. Número de identificación fiscal (NIP) del comprador erróneo

Si introduces un número de identificación fiscal (NIP) erróneo, el sistema nacional de e-facturas (KSeF) rechazará la factura. Comprueba el número de identificación fiscal (NIP) antes de enviar — puedes hacerlo en la lista blanca de contribuyentes de IVA.

2. Campos obligatorios ausentes

Cada línea debe tener una tasa de IVA especificada. No se puede dejar vacío el campo "tasa". Si el servicio está exento — selecciona "ex.".

3. Inconsistencia de importes

La suma de las líneas debe coincidir con el importe final. Si hay una diferencia de incluso 1 céntimo, el sistema nacional de e-facturas (KSeF) rechazará la factura.

4. Moneda errónea

La factura puede emitirse en PLN o en moneda extranjera. Si eliges moneda extranjera, debes indicar el tipo de cambio y convertir a PLN.

Trampas

1. Factura sin número del sistema nacional de e-facturas (KSeF) es inválida

Tras la implementación completa, una factura SIN número del sistema nacional de e-facturas (KSeF) no es válida fiscalmente. No puedes incluirla en costes ni deducir IVA de ella. El número del sistema nacional de e-facturas (KSeF) es la prueba de que la factura existe.

2. Plazo de corrección

La corrección de una factura en el sistema nacional de e-facturas (KSeF) debe realizarse en un plazo determinado. No puedes modificar una factura de marzo en noviembre — la corrección debe estar en el periodo original o según el art. 6 de la ley contable.

3. Facturas globales y simplificadas

Las facturas globales (acumulativas) y simplificadas tienen una estructura simplificada en el sistema nacional de e-facturas (KSeF), pero aun así deben pasar la validación. Comprueba si tu programa de contabilidad soporta estos tipos.

4. Sin internet

El sistema nacional de e-facturas (KSeF) requiere conexión a internet. Si no tienes internet, no puedes emitir una factura. En la práctica: la mayoría de programas de contabilidad tiene un modo offline (crea la factura localmente y la envía cuando vuelve la conexión).

Preguntas frecuentes

¿Necesito una firma cualificada para usar el sistema nacional de e-facturas (KSeF)?

No. Puedes iniciar sesión con el Perfil de Confianza (gratuitamente). La firma cualificada solo se necesita para operaciones específicas (p. ej. autorización masiva).

¿Qué pasa si el sistema nacional de e-facturas (KSeF) no está disponible?

El Ministerio de Finanzas prevé situaciones de emergencia. Entonces las facturas emitidas offline deben enviarse al sistema nacional de e-facturas (KSeF) en un plazo de 2 días laborables desde la restauración del sistema.

¿La factura en el sistema nacional de e-facturas (KSeF) sustituye a la de papel?

Sí. Tras la implementación del sistema nacional de e-facturas (KSeF), la factura electrónica en el sistema es la única forma válida. Las facturas de papel y PDF no enviadas a través del sistema nacional de e-facturas (KSeF) pierden validez fiscal.

¿Puedo usar el sistema nacional de e-facturas (KSeF) desde una aplicación móvil?

La aplicación oficial del sistema nacional de e-facturas (KSeF) del Ministerio de Finanzas está disponible, pero la mayoría de empresa individual (JDG) usará un programa de contabilidad que integra el sistema nacional de e-facturas (KSeF) automáticamente.

¿Necesitas ayuda con el sistema nacional de e-facturas (KSeF)?

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Escríbenos: [email protected]

Aviso: El calendario de obligatoriedad del sistema nacional de e-facturas (KSeF) es establecido por el Ministerio de Finanzas y puede cambiar. El artículo tiene carácter informativo — antes de tomar decisiones, consulta con un contable.