KSeF y las facturas de anticipo y finales en Polonia en 2026

Las facturas de anticipo y finales se emiten en KSeF con la misma estructura FA(3), pero es necesario vincular correctamente los documentos. Si el anticipo anterior se documentó mediante una factura electrónica, en el documento de liquidación debes indicar su número KSeF, no solo el número interno de tu programa.

Respuesta breve

Si recibes una parte del pago antes de prestar el servicio o entregar los bienes, por lo general la documentas con una factura de anticipo. Sin embargo, no tienes que emitir una factura de anticipo separada cuando recibas el pago en el mismo mes en que prestes el servicio o entregues los bienes, salvo en las operaciones sujetas a los plazos especiales del artículo 106i, apartados 3–8, de la Ley del VAT. En ese caso, emites una única factura de venta con los datos exigidos sobre el pago recibido.

Si el anticipo se documentó por separado, una vez ejecutado el pedido emites una factura final que:

• reduce el importe pendiente en los anticipos recibidos,
• reduce el VAT en el impuesto indicado en las facturas de anticipo,
• indica los números KSeF de las facturas electrónicas de anticipo anteriores,
• conserva su propio número de documento asignado dentro de tu serie.

Si el anticipo cubrió el precio íntegro y quedó documentado en su totalidad, la normativa no exige una factura final separada únicamente para volver a declarar la misma venta.

Cuándo se genera una factura de anticipo

Una factura de anticipo documenta un pago recibido antes de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio. Puede tratarse de:

• una señal,
• un pago anticipado,
• el primer plazo,
• otra parte del precio,
• el pago íntegro recibido por adelantado.

Una factura proforma no es una factura y no documenta la recepción del dinero. Si el cliente solo ha aceptado la oferta, pero todavía no ha pagado, no tienes por ese motivo una factura de anticipo que enviar a KSeF.

La Ley del VAT también contempla operaciones en las que la recepción de un pago anticipado no sigue el esquema habitual de una factura de anticipo. Por eso, antes de emitir el documento de forma automática, comprueba el tipo de operación, especialmente en liquidaciones internacionales y servicios contabilizados en periodos especiales.

Comprueba por separado si el pago y la venta tienen lugar en el mismo mes. En ese caso puede aplicarse la excepción del artículo 106b, apartados 1a–1b, en lugar de emitir dos facturas separadas.

¿Se envía el anticipo a KSeF?

Si el vendedor está obligado a emitir una factura determinada en KSeF, esta obligación también se aplica a la factura de anticipo. El documento se crea como XML conforme a FA(3), se envía al sistema y, una vez aceptado, recibe un número KSeF.

Hay que distinguir tres identificadores:

1. el número interno de la factura de anticipo, por ejemplo FZ/18/07/2026,
2. el número KSeF asignado tras la aceptación del documento,
3. el número de pedido, contrato o reserva utilizado en la operativa.

Ninguno de estos números sustituye a los demás. En particular, el número KSeF no sustituye a la numeración interna de las facturas.

Cómo emitir la factura final

Una vez prestado el servicio o entregados los bienes, el programa debería reunir todos los pagos asignados al pedido. A continuación, la factura final muestra el valor total de la operación y liquida los importes ya documentados.

Antes de enviarla, comprueba:

• el valor total del pedido,
• la suma de los anticipos recibidos,
• los importes netos y el VAT de cada anticipo,
• la fecha de prestación del servicio o entrega,
• los números KSeF de las facturas de anticipo,
• los números internos de los anticipos que no fueron facturas electrónicas,
• el importe restante por pagar.

Si una factura de anticipo anterior se emitió en KSeF, la factura de liquidación debe incluir su número KSeF. Si el documento anterior se emitió legalmente fuera de KSeF, debes indicar el número que le asignó el vendedor.

La estructura FA(3) incluye la sección FakturaZaliczkowa para indicar los documentos anteriores. Según las explicaciones del Ministerio de Finanzas de Polonia, el elemento puede aparecer hasta 100 veces. Esto es importante en contratos liquidados en numerosos plazos.

Varios anticipos para un mismo pedido

Cuando hay dos o más pagos, no los sumes manualmente sin comprobar los documentos de origen. Cada anticipo puede tener su propia fecha, número, base imponible y VAT.

Si la última factura de anticipo documenta la parte restante del pago y, junto con las anteriores, cubre el precio íntegro, debe indicar los números de las facturas de anticipo anteriores. Si tras prestar el servicio queda un importe por liquidar, emites una factura final y la vinculas con todos los anticipos anteriores.

En la práctica, conviene mantener una vinculación inequívoca:

pedido → pago → factura de anticipo → número KSeF → factura final.

De este modo, el contable no tiene que reconstruir el historial de pagos únicamente a partir del extracto bancario.

Qué hacer si se corrigió el anticipo

Una vez que KSeF acepta la factura, no puedes editarla ni eliminarla. Los errores se subsanan mediante una factura rectificativa.

Por tanto, antes de emitir la factura final, comprueba no solo el anticipo original, sino también sus correcciones. En la liquidación deben utilizarse los valores vigentes tras las correcciones. De lo contrario, el documento final puede volver a calcular una parte del VAT o mostrar un importe pendiente incorrecto.

Si el archivo del anticipo fue rechazado técnicamente por KSeF, no recibió un número KSeF ni se convirtió en una factura electrónica. Hay que corregir el archivo y volver a enviarlo. No se emite una corrección de un documento que el sistema no aceptó.

Anticipo en moneda extranjera

En caso de pago en euros o en otra moneda, el programa debe determinar correctamente los valores exigidos en PLN. El tipo de cambio aplicable al VAT se deriva de las reglas de la Ley del VAT y no tiene por qué coincidir con el utilizado posteriormente para liquidar los ingresos en el PIT.

No introduzcas un único tipo de cambio «para toda la contabilidad» sin comprobar la fecha de recepción del anticipo, la fecha de emisión del documento y la fecha de prestación. KSeF aceptará un XML técnicamente correcto, pero no confirmará que el tipo de cambio aplicado o el momento de devengo sean correctos.

Encontrarás más información sobre documentos internacionales en el artículo KSeF y WDT, WNT e importación de servicios.

Anticipo emitido en modo offline

Una factura de anticipo puede emitirse en el modo offline correspondiente si cumples sus requisitos. Aun así, debe ajustarse a la estructura FA(3), llevar las indicaciones exigidas y enviarse posteriormente a KSeF dentro del plazo.

No basta con preparar un PDF corriente y añadir después manualmente el número KSeF. Al entregar el documento al comprador fuera del sistema, también deben utilizarse los códigos QR correspondientes.

Explicamos por separado las reglas sobre los plazos: KSeF offline24, avería e indisponibilidad.

Errores más frecuentes

1. Considerar la proforma como una factura de anticipo.
2. Emitir la factura final por el importe íntegro sin descontar los anticipos.
3. Descontar el valor bruto sin liquidar correctamente la base y el VAT.
4. Indicar solo el número interno del anticipo aunque el documento tenga un número KSeF.
5. Omitir uno de varios plazos.
6. No tener en cuenta la corrección de un anticipo anterior.
7. Emitir una factura final innecesaria después de un pago anticipado íntegro y correctamente documentado.
8. Suponer que la aceptación del XML por KSeF confirma la corrección fiscal del documento.

Lista de comprobación antes del envío

• ¿Se ha recibido realmente el pago?
• ¿Esta operación está sujeta a las reglas habituales sobre anticipos?
• ¿El número interno coincide con tu serie?
• ¿Los importes neto, VAT y bruto coinciden con el pago?
• ¿La factura final incluye el valor total del pedido?
• ¿Se han descontado todos los anticipos anteriores y sus correcciones?
• ¿Se han indicado los números KSeF de las facturas electrónicas anteriores?
• ¿Se han comprobado el estado del envío y el número KSeF?

Explicamos todo el proceso técnico en la guía cómo emitir una factura en KSeF.

Fuentes

• Ministerio de Finanzas de Polonia: preguntas y respuestas sobre KSeF 2.0
• Ministerio de Finanzas de Polonia: materiales y manuales sobre KSeF 2.0
• Ley del impuesto sobre bienes y servicios — ELI
• Texto consolidado de la Ley del VAT — ELI, en particular el artículo 106b, apartados 1a–1b, y el artículo 106i, apartados 3–8.

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Este material tiene carácter general. La forma de documentar depende del tipo de operación, del momento del pago y de la normativa aplicable a la prestación concreta.