KSeF y facturas extranjeras en Polonia: WDT, WNT, exportación e importación de servicios

Cómo funciona KSeF en las ventas al extranjero, WDT y exportaciones, y en WNT e importaciones de servicios. Entrega del PDF con QR, FE y autofacturación.

Una operación con el extranjero no queda automáticamente excluida de KSeF. Hay que evaluar por separado la obligación del vendedor polaco, la forma de entregar la factura al comprador extranjero y los documentos de compra recibidos de proveedores de fuera de Polonia.

La simplificación más habitual —«el extranjero queda fuera de KSeF»— provoca errores en ambos sentidos. Un empresario polaco puede estar obligado a emitir en KSeF una factura para un cliente de Alemania o Estados Unidos, aunque ese cliente no la descargue directamente del sistema polaco. Al mismo tiempo, una factura de un proveedor extranjero normalmente no aparecerá en KSeF y seguirá siendo necesario entregarla a contabilidad por otro canal.

Ventas al extranjero de un empresario polaco

Si el vendedor polaco está sujeto a la obligación de KSeF, por regla general emite en el sistema las facturas que documentan ventas B2B a contrapartes extranjeras. Esto incluye, entre otras:

la entrega intracomunitaria de bienes, es decir, WDT,
la exportación de bienes fuera de la Unión Europea,
los servicios prestados a un empresario extranjero cuando la operación exige emitir una factura.

El lugar de tributación, el tipo de IVA y las menciones dependen del tipo de operación. KSeF no convierte una WDT en una venta nacional ni determina si se cumplen las condiciones para aplicar el tipo del 0%. El sistema es una forma de emitir la factura, no una resolución automática sobre la liquidación del IVA.

Antes del envío hay que identificar correctamente al comprador, su país y su número de IVA UE u otro identificador. También conviene comprobar si el programa admite divisas, las indicaciones pertinentes y los datos exigidos para el tipo concreto de entrega o servicio.

La guía KSeF para una JDG en Polonia en 2026 explica las reglas generales de la obligación y la estructura FA(3).

Cómo entregar la factura a un comprador extranjero

Una contraparte extranjera normalmente no descargará el documento de KSeF como lo haría un comprador polaco con NIP. Por tanto, después de emitir la factura en el sistema, el vendedor polaco le entrega una visualización por el método acordado, por ejemplo, como PDF enviado por correo electrónico o mediante el portal del cliente.

La visualización entregada fuera de KSeF debe incluir el código QR correspondiente con el número KSeF. El código permite verificar los datos del documento y acceder a la factura conforme a las reglas del sistema. El PDF por sí solo no sustituye a la factura estructurada original, pero constituye una forma legible de entregarla a la contraparte.

Conviene acordar en el contrato o pedido:

la dirección de correo electrónico o el portal para las entregas,
el idioma aceptado para la visualización,
el formato del archivo adjunto,
el procedimiento para entregar rectificaciones,
la persona de contacto en caso de problemas al leer el código QR.

KSeF no exime al vendedor de entregar el documento en la práctica a un receptor que no utilice el sistema polaco. La confirmación propia del envío del PDF y el UPO de KSeF documentan dos etapas distintas y conviene conservar ambos.

Factura emitida offline para una contraparte extranjera

Si la factura se entrega al receptor extranjero antes de enviarla a KSeF en modo offline, la visualización requiere dos códigos QR: OFFLINE y CERTYFIKAT. El segundo código se genera mediante un certificado KSeF de tipo 2 y sirve para confirmar la identidad del emisor.

Una vez que KSeF acepta el documento y le asigna un número, para la circulación posterior fuera del sistema basta con una visualización que tenga un solo código QR vinculado al número KSeF. Los plazos de envío dependen del procedimiento utilizado. Encontrarás los detalles en el artículo KSeF offline24, indisponibilidad y fallo en Polonia.

Compras a proveedores extranjeros

Por regla general, las facturas de compra emitidas por proveedores extranjeros no aparecen en KSeF. Esto se aplica a documentos habituales relacionados con:

WNT, es decir, la adquisición de bienes de otro Estado de la UE,
la importación de servicios,
la importación de bienes,
la compra de servicios digitales, licencias, publicidad o suscripciones a una entidad extranjera.

Si la empresa compra publicidad, software o un servicio de consultoría en el extranjero, el documento puede seguir llegando por correo electrónico o descargarse del panel del proveedor. Que la factura no figure en KSeF no significa que el documento sea inválido ni que no haya que liquidar la operación.

El empresario debe mantener un canal independiente para la circulación de facturas extranjeras. El programa o la asesoría contable deben recibir el PDF, los datos del pago y la información necesaria para la liquidación. En las WNT y las importaciones de servicios, la obligación de declarar el IVA puede recaer sobre el comprador polaco aunque la factura no haya pasado por KSeF.

KSeF no liquida las WNT ni las importaciones de servicios por el contribuyente

KSeF almacena las facturas estructuradas comprendidas en el sistema, pero no sustituye al registro del IVA ni al JPK_V7. Los datos necesarios para liquidar una WNT, una importación de servicios o una importación de bienes pueden proceder de documentos ajenos a KSeF, documentos aduaneros, contratos y confirmaciones de prestación.

Contabilidad debe determinar, entre otras cosas:

el tipo de operación y el lugar de tributación,
el momento en que nace la obligación tributaria,
el tipo de cambio correcto,
la base imponible,
el IVA devengado y, en su caso, el derecho a deducirlo,
las indicaciones exigidas en los registros.

No conviene implantar un proceso en el que el contable solo descargue documentos de KSeF. Este modelo omitiría una parte importante de las compras extranjeras, además de otros documentos válidos emitidos fuera del sistema.

Precaución ante un establecimiento permanente

La situación de una entidad extranjera puede cambiar si dispone en Polonia de un establecimiento permanente, denominado FE por el término inglés fixed establishment. No solo importa que exista dicho establecimiento, sino también su participación en una entrega de bienes o prestación de servicios concreta.

Una entidad extranjera sin sede ni establecimiento permanente en Polonia no está sujeta a la obligación de emitir facturas en KSeF. Si tiene un establecimiento permanente polaco, pero este no participa en la operación correspondiente, también puede quedar fuera del KSeF obligatorio. Por tanto, el mero registro a efectos del IVA en Polonia no determina automáticamente la obligación de utilizar KSeF.

La valoración de un FE exige analizar las circunstancias concretas: los recursos humanos y técnicos, la permanencia de la presencia en Polonia y la participación de esa estructura en la operación. No se debe decidir basándose únicamente en el número de IVA. El Ministerio de Finanzas ha publicado aclaraciones específicas sobre el establecimiento permanente a efectos de KSeF.

Autofacturación con un comprador extranjero

En la autofacturación, el comprador emite la factura en nombre del vendedor. KSeF admite este modelo, pero el vendedor debe conceder previamente al comprador el permiso correspondiente.

En una WDT, un comprador de otro Estado de la UE que utilice un número de IVA UE asignado para operaciones intracomunitarias puede emitir voluntariamente una factura en KSeF en nombre del vendedor polaco después de recibir el permiso adecuado. Al mismo tiempo, las respuestas oficiales indican que las facturas emitidas por entidades extranjeras mediante autofacturación con un vendedor polaco no están, con carácter general, sujetas al KSeF obligatorio.

En este ámbito resulta especialmente fácil llegar a una conclusión demasiado amplia. Antes de implantar el proceso hay que comprobar el país y el estatus del comprador, su número de IVA UE, el contenido del acuerdo de autofacturación, el alcance del permiso y las capacidades técnicas de ambas partes. El simple envío de datos al portal del cliente todavía no equivale a la emisión correcta del documento en KSeF.

Describimos las reglas para conceder acceso de forma segura en el artículo sobre permisos de KSeF para el contable y la asesoría contable en Polonia.

Procedimiento para una empresa que comercia con el extranjero

En las ventas, la emisión de la factura en KSeF debe separarse de su entrega a la contraparte. El programa envía el XML, comprueba su aceptación y guarda el UPO; después crea una visualización legible con el código QR correspondiente y la entrega por el canal acordado.

En las compras, hay que conservar el buzón o panel utilizado para recibir documentos extranjeros. Contabilidad debe conciliar periódicamente las facturas con los pagos con tarjeta, las transferencias y las suscripciones para detectar documentos que falten.

Las entidades con un posible FE en Polonia y los acuerdos de autofacturación requieren un análisis independiente. KSeF ordena la circulación nacional de facturas, pero no elimina las diferencias entre WDT, WNT, exportación, importación de bienes e importación de servicios.