Permisos de KSeF para el contable y la asesoría contable en Polonia en 2026

El titular de una JDG tiene acceso automático

Una persona física que ejerce una actividad económica y dispone de un NIP —número de identificación fiscal polaco— recibe automáticamente permisos de titular en KSeF. No tiene que presentar un ZAW-FA solo para obtener acceso básico a su propia empresa.

El titular se autentica mediante uno de los métodos admitidos, como Profil Zaufany o una firma electrónica cualificada. Si la firma cualificada no contiene el NIP ni el PESEL, sus datos deben comunicarse mediante el ZAW-FA para que KSeF pueda vincularla con el contribuyente. No obstante, se trata de un supuesto técnico particular y no de la forma habitual de activar KSeF para una JDG.

El primer acceso de una sociedad u otra entidad que no sea una persona física funciona de otra manera. Esta puede actuar mediante un sello electrónico cualificado que contenga el NIP. Si no dispone de él, designa a la primera persona autorizada mediante el formulario ZAW-FA. Este artículo se centra en una JDG típica, pero conviene conocer la diferencia para no aplicar a una empresa individual el procedimiento propio de una sociedad.

La guía KSeF para una JDG en Polonia en 2026 explica con más detalle cómo empezar a utilizar el sistema.

Una persona o toda la asesoría contable

El empresario puede dar acceso a una persona física concreta o a una entidad, por ejemplo, una asesoría contable identificada mediante su NIP. Ambos modelos tienen consecuencias organizativas distintas.

Conceder permisos a un contable concreto resulta sencillo cuando la colaboración se limita a una sola persona y se sabe que solo ella atenderá a la empresa. Sin embargo, cada cambio de responsable exige que el empresario intervenga: debe retirar el acceso anterior y conceder uno nuevo.

Cuando se conceden permisos a la asesoría como entidad, se le puede permitir que delegue el acceso en sus empleados. En ese caso, el empresario autoriza a la asesoría y esta designa a las personas que atienden realmente al cliente. La rotación de empleados no exige la intervención del titular de la empresa cada vez, siempre que el alcance del permiso de la entidad siga ajustándose al contrato.

Esto no significa entregar a la asesoría un control ilimitado. Hay que definir conscientemente el alcance de las actuaciones y decidir si la entidad debe tener derecho a conceder otros permisos. El mero derecho a emitir facturas o acceder a ellas no debe equipararse automáticamente al derecho a gestionar a todos los usuarios.

Cómo separar el alcance del acceso

Antes de conceder permisos, conviene describir el proceso real. La persona que solo descarga gastos necesita un alcance distinto del contable que emite facturas de venta, y el administrador responsable del acceso de los empleados necesita otro diferente.

En la práctica, hay que responder a varias preguntas:

• si la asesoría solo debe recibir y consultar facturas de compra,
• si debe emitir facturas de venta en nombre del cliente,
• si debe descargar el UPO y verificar el estado del envío,
• si puede conceder permisos a sus empleados,
• si el acceso debe abarcar toda la empresa o un modelo organizativo determinado,
• quién responde de las rectificaciones y de la gestión de documentos rechazados por motivos técnicos.

La regla más segura consiste en conceder el alcance mínimo necesario para realizar las actuaciones contratadas. Si la asesoría solo contabiliza gastos, el derecho a emitir facturas puede ser innecesario. Si debe encargarse de toda la gestión de ventas, la mera consulta de documentos será insuficiente.

Cómo dar acceso a la asesoría

El titular de la JDG debe entrar en la herramienta correspondiente de KSeF, autenticarse en su propio nombre y seleccionar el contexto de su empresa. A continuación, indica la persona o entidad y el alcance de los permisos adecuado.

En el caso de una asesoría contable, debe comprobar especialmente:

1. que el NIP de la asesoría sea correcto,
2. que el alcance del acceso se corresponda con el contrato,
3. la posibilidad de delegar permisos en los empleados de la asesoría,
4. la fecha de inicio del servicio,
5. cómo se comprobará que el acceso funciona realmente.

Después de conceder los permisos, no basta con una captura de pantalla de la confirmación. La asesoría debe realizar una prueba en el contexto correspondiente: comprobar el acceso a los documentos o efectuar una operación de prueba acordada. No deben hacerse pruebas enviando una factura ficticia al entorno de producción.

KSeF no es UPL-1 ni PEL

Los permisos de KSeF son un mecanismo independiente. No deben confundirse con el poder UPL-1 para firmar declaraciones tributarias ni con el poder PEL utilizado en las relaciones con ZUS, el organismo polaco de seguridad social.

Presentar un UPL-1 no da al contable acceso automático a las facturas de KSeF. A su vez, conceder acceso a KSeF no significa que la asesoría pueda firmar todas las declaraciones tributarias del empresario. El PEL tampoco sustituye al permiso para actuar en KSeF.

En la práctica, una misma asesoría puede necesitar varias autorizaciones independientes. Cada una sirve para un proceso diferente y debe concederse, controlarse y revocarse por separado. Esto es especialmente importante al cambiar de asesoría contable: finalizar el contrato no siempre elimina automáticamente todos los accesos existentes en los distintos sistemas.

El certificado y el programa contable no sustituyen al permiso

El permiso responde a la pregunta: ¿qué puede hacer una persona o entidad determinada? La autenticación responde a otra: ¿cómo confirma el sistema la identidad del usuario o del programa? No son conceptos intercambiables.

El contable puede utilizar un método de autenticación admitido, pero sin el permiso adecuado no debería acceder a la empresa del cliente. A su vez, conceder el permiso no significa que se pueda compartir libremente un certificado, una firma o los datos de acceso entre empleados.

Si la asesoría utiliza un programa integrado con KSeF, conviene determinar quién gestiona los certificados, durante cuánto tiempo son válidos, dónde se guardan y cómo se revocarán tras cambiar de proveedor. El empresario no debe entregar sus instrumentos personales de autenticación para que la asesoría los utilice en el trabajo diario.

Cambio de contable o fin de la colaboración

El procedimiento para retirar el acceso debe formar parte del contrato y de la lista de comprobación para finalizar la colaboración. Primero hay que determinar si el permiso se concedió a una persona concreta, a toda la asesoría o mediante ambos modelos a la vez.

Al finalizar el servicio se debe:

• retirar los permisos innecesarios de personas y entidades,
• comprobar las delegaciones creadas por la asesoría,
• revocar los certificados y accesos de integraciones que ya no sean necesarios,
• descargar los UPO y la lista de documentos en curso,
• acordar quién enviará las facturas emitidas offline que sigan pendientes,
• informar a la nueva asesoría sobre las rectificaciones y los archivos rechazados.

Debe prestarse especial atención a las facturas emitidas fuera del sistema que aún estén pendientes de envío. Los plazos dependen del procedimiento utilizado; los explicamos en el artículo KSeF offline24, indisponibilidad y fallo en Polonia.

Breve lista de comprobación para el empresario

Antes de iniciar la colaboración, confirma el NIP de la asesoría, el alcance de las actuaciones y el derecho de delegación. No compartas tu Profil Zaufany ni tu firma privada. Después de conceder el acceso, solicita una prueba técnica y deja constancia de quién se encarga de supervisar los rechazos y descargar los UPO.

Conviene revisar los permisos activos cada pocos meses. Esta revisión resulta especialmente importante tras cambiar de responsable, terminar la colaboración o implantar un nuevo programa contable. KSeF facilita la separación de funciones, pero solo si el acceso refleja la organización actual de la empresa.

Fuentes

• Preguntas y respuestas de KSeF 2.0 — Permisos y autorización
• Archivos para descargar de KSeF 2.0 — manuales y materiales sobre permisos