KSeF offline24, indisponibilidad y fallo en Polonia: plazos y códigos QR

Tres plazos y un fallo total independiente

La regla principal es que, en offline24, durante la indisponibilidad y en un fallo ordinario, la factura debe acabar llegando a KSeF. El plazo depende del modo utilizado:

• offline24: inmediatamente y, como máximo, el siguiente día hábil al día de emisión,
• indisponibilidad de KSeF: como máximo, el siguiente día hábil al día en que finalice el periodo de indisponibilidad,
• fallo de KSeF: en un plazo de 7 días hábiles desde el día en que termine el fallo.

No conviene memorizar un único plazo general «para más adelante». El programa contable debe registrar qué procedimiento se utilizó, cuándo se emitió la factura y a partir de qué acontecimiento se calcula el plazo de envío.

El fallo total, declarado por el Ministro de Finanzas a través de los medios de comunicación, constituye un procedimiento independiente. En ese caso, las facturas se emiten en papel o en formato electrónico, no tienen que ajustarse a FA(3), no llevan códigos QR y no se envían a KSeF una vez finalizado el incidente.

La guía KSeF para una JDG en Polonia en 2026 explica las bases del funcionamiento de KSeF y el calendario de implantación de la obligación.

Offline24 no requiere que se declare un fallo

Offline24 puede utilizarse cuando la empresa no tiene conexión activa con KSeF, por ejemplo, por un problema de internet, por trabajar en movilidad o por una breve indisponibilidad de su propio programa. Las respuestas oficiales del Ministerio de Finanzas indican que el contribuyente no tiene que aportar pruebas adicionales de la falta de internet. Este modo también puede utilizarse cuando no exista tal limitación.

Sin embargo, esto no permite aplazar el envío libremente. El documento debe ajustarse al modelo vigente de factura estructurada y enviarse después a KSeF de inmediato, como máximo el siguiente día hábil al de su emisión.

Si la factura se emitió un viernes, por regla general el plazo se desplaza al siguiente día hábil. En la práctica, el programa debe calcularlo teniendo en cuenta los fines de semana y los festivos oficiales. No se debe depender únicamente de un recordatorio manual del contable.

Indisponibilidad de KSeF

La indisponibilidad se refiere a un periodo en el que KSeF no funciona, por ejemplo, debido a tareas de mantenimiento programadas y anunciadas por el Ministerio de Finanzas. Durante ese tiempo, la empresa puede seguir emitiendo documentos fuera del sistema y enviarlos posteriormente.

El plazo no se calcula desde la fecha de emisión de cada factura, sino desde que termina el periodo de indisponibilidad anunciado. La factura debe enviarse, como máximo, el siguiente día hábil al día en que finalice la indisponibilidad.

El procedimiento interno de la empresa debe registrar la fuente del comunicado, la hora de inicio y fin de la indisponibilidad y la lista de facturas emitidas durante ese periodo. Esto permite reconstruir por qué el documento no se envió online y calcular correctamente el plazo.

Fallo declarado por el Ministerio de Finanzas

El procedimiento de emergencia se aplica a un fallo de KSeF declarado por los canales previstos, entre ellos el BIP —Boletín de Información Pública— del Ministerio de Finanzas y el software de interfaz. No debe confundirse con una avería del portátil, el router o el programa del empresario. Los problemas internos de la empresa suelen dar lugar al uso de offline24, no al plazo de emergencia de siete días.

Una vez finalizado el fallo declarado, las facturas emitidas mediante este procedimiento deben enviarse a KSeF en un plazo de 7 días hábiles. Este plazo más largo no debe servir de excusa para dejar todos los envíos hasta el último momento. Cuando se restablezca el sistema, puede haber colas, errores de validación o archivos que deban corregirse.

Una buena solución consiste en enviar los documentos por lotes y comprobar los estados a diario. El simple mensaje «enviado» del programa no demuestra que el documento haya sido aceptado. Una vez procesado correctamente, hay que conservar el número KSeF y el UPO.

Dos códigos QR antes de enviar la factura

La regla de los dos códigos depende del modo y del tipo de comprador. En offline24 y durante la indisponibilidad, antes del envío la factura puede facilitarse fuera de KSeF a los compradores indicados en el artículo 106gb, apartado 4, de la Ley del VAT, entre ellos una entidad extranjera, un consumidor o un comprador sin NIP. Esta visualización lleva dos códigos QR. Antes de que se asigne el número KSeF, a un contribuyente polaco con NIP se le puede entregar una confirmación de la operación; por regla general, este recibe la factura propiamente dicha a través de KSeF.

Durante un fallo ordinario de KSeF declarado oficialmente, la factura se facilita fuera del sistema y se utilizan dos códigos QR. Esta regla no se aplica al fallo total, en el que no se incluyen códigos QR.

El primer código lleva la indicación OFFLINE. Sirve para verificar los datos de la factura y facilitar el acceso al documento. El segundo lleva la indicación CERTYFIKAT y permite confirmar la identidad del emisor.

Se necesitan dos códigos porque la factura todavía no tiene un número KSeF. El receptor debe poder verificar tanto los datos del documento como la identidad de la entidad que lo ha emitido.

Fecha de emisión y de recepción

En offline24, durante la indisponibilidad y en un fallo ordinario, la fecha de emisión es la indicada por el vendedor en el campo P_1. En cambio, la fecha de recepción depende del modo y de la condición del comprador.

En offline24 y durante la indisponibilidad, un contribuyente polaco con NIP recibe la factura el día en que se le asigna el número KSeF. Un comprador incluido en el artículo 106gb, apartado 4, la recibe el día en que se le entrega efectivamente fuera del sistema. Durante un fallo ordinario deben tenerse en cuenta las reglas especiales que relacionan la entrega efectiva con la fecha de asignación del número KSeF. En un fallo total, la fecha de recepción es el día en que se recibe efectivamente el documento.

La situación cambia después de enviar la factura a KSeF y obtener un número. En la visualización utilizada fuera del sistema basta con un solo código QR vinculado al número KSeF. El segundo código para confirmar al emisor deja de ser necesario porque el sistema ya ha aceptado el documento.

Certificado KSeF de tipo 2

Para generar el segundo código QR con la indicación CERTYFIKAT se necesita un certificado KSeF de tipo 2, obtenido previamente y destinado a emitir facturas mediante procedimientos especiales y confirmar la identidad del emisor.

El certificado no debe tramitarse solo cuando se pierda la conexión. La empresa debe obtenerlo con antelación, comprobar su validez y probar que genera correctamente la visualización. También debe determinar quién lo custodia y cómo se protege frente a usos no autorizados.

Esto es especialmente importante en las asesorías contables y en las empresas con varios puestos de venta. Los permisos para actuar en nombre del contribuyente y el uso técnico del certificado deben ajustarse al modelo de acceso adoptado. Encontrarás más información en el artículo sobre permisos de KSeF para el contable y la asesoría contable en Polonia.

Qué registrar al emitir una factura offline

Cada documento debe dejar un rastro operativo claro. Conviene conservar:

• el número propio de la factura y la fecha de emisión,
• el modo utilizado,
• la fecha y la hora de creación del archivo,
• la versión de la estructura lógica,
• la información sobre la entrega de la visualización al comprador,
• las indicaciones y los códigos QR utilizados,
• el plazo de envío calculado para ese modo,
• el estado del envío, el número KSeF y el UPO tras la aceptación.

Si KSeF rechaza técnicamente el archivo, no basta con considerar que el intento de envío ha permitido cumplir el plazo. Hay que identificar el error, corregir el documento conforme a las reglas del caso y volver a enviarlo. Por eso, el control debe realizarse antes de que termine el plazo y no después.

Procedimiento de emergencia para una pequeña empresa

Unas instrucciones sencillas pueden constar de varios pasos. Primero, el empleado comprueba si el problema afecta al internet o al programa local, si se trata de una indisponibilidad, de un fallo ordinario o de un fallo total declarado por el Ministro de Finanzas. Después, selecciona el modo correspondiente. En offline24, durante la indisponibilidad y en un fallo ordinario crea una factura conforme con FA(3); en un fallo total aplica reglas independientes.

Si, en un modo concreto y para un comprador determinado, la factura se facilita fuera de KSeF antes del envío, el programa genera los dos códigos QR correctos utilizando un certificado de tipo 2 válido. En los demás casos, se puede entregar una confirmación de la operación al contribuyente polaco con NIP. La factura entra en la cola de envío con un plazo concreto. Los documentos emitidos durante un fallo total no se añaden a esa cola, porque no se envían posteriormente a KSeF.

También conviene prever una sustitución. Si la única persona con acceso está ausente, la empresa sigue obligada a cumplir el plazo. Los permisos y certificados deben prepararse de manera que garanticen la continuidad sin compartir la firma privada del empresario.

Confusiones más frecuentes

El primer error consiste en aplicar el plazo de siete días hábiles a cualquier interrupción técnica. Este plazo solo se refiere a un fallo declarado, no a una simple falta de internet en la empresa. El segundo es calcular el plazo de la indisponibilidad desde la fecha de la factura en lugar de hacerlo desde el fin de la indisponibilidad.

Otro error consiste en aplicar mecánicamente una única regla sobre los códigos QR a todos los compradores y modos. Los dos códigos solo se utilizan en los supuestos previstos para facilitar la factura fuera de KSeF; la confirmación de la operación y el fallo total funcionan de otra manera. También resulta arriesgado obtener el certificado de tipo 2 solo cuando surge el problema o considerar que un intento de envío equivale a la aceptación de la factura.

Un buen procedimiento distingue los tipos de acontecimientos, calcula automáticamente los plazos y exige comprobar el UPO. De este modo, los procedimientos especiales garantizan la continuidad de las ventas en lugar de crear una cola de documentos atrasados y sin confirmación.

Fuentes

• Preguntas y respuestas de KSeF 2.0 — Modos offline y códigos QR
• Archivos para descargar de KSeF 2.0 — manuales y materiales de formación
• KSeF — portal oficial y comunicados
• Ministerio de Finanzas — modo offline24
• Ministerio de Finanzas — indisponibilidad de KSeF
• Ministerio de Finanzas — procedimiento de fallo
• Ministerio de Finanzas — fallo total