KSeF para empresas individuales (JDG) — guía completa 2026

El sistema de facturación electrónica (KSeF) es obligatorio desde el 1 de abril de 2026 para todos los contribuyentes de IVA (VAT), incluidos los que se benefician de la exención de IVA. Si tienes una empresa individual (JDG), este sistema te concierne, independientemente de si emites facturas con IVA o exentas.

Esta guía explica qué significa el sistema de facturación electrónica (KSeF) en la práctica para un pequeño negocio y cómo prepararse.

¿Qué es el sistema de facturación electrónica (KSeF)?

El sistema de facturación electrónica (KSeF) es una plataforma del Ministerio de Hacienda donde todas las facturas se emiten, transmiten y almacenan en formato estructurado (XML FA(2)). No emites la factura en tu programa y envías un PDF: la factura se genera dentro del sistema KSeF.

¿Qué cambia en la práctica?

• No envías PDF — el cliente recibe la factura automáticamente en su sistema KSeF
• La factura tiene un número asignado por el sistema de facturación electrónica (KSeF) — no tu propio número
• Los gastos se deducen automáticamente — las facturas de proveedores polacos aparecen solas en tu sistema de facturación electrónica (KSeF) y están listas para la deducción del IVA
• El JPK se envía solo — el sistema de facturación electrónica (KSeF) genera el archivo JPK_V7 a partir de tus facturas

¿A quién afecta el sistema de facturación electrónica (KSeF)?

Desde el 1 de abril de 2026:

• Todos los contribuyentes de IVA (VAT) — activos y exentos de IVA (si el volumen de negocio es inferior a 200 000 zł)
• Empresas individuales (JDG) en impuesto fijo (ryczałt), escala progresiva e impuesto plano 19% — si están registrados como contribuyentes de IVA o se benefician de la exención subjetiva

¿Quién está exento del sistema de facturación electrónica (KSeF)?

• Personas físicas que no realizan actividad empresarial (facturas simplificadas inferiores a 450 zł)
• Algunos contribuyentes que tributan en forma de impuesto fijo por actividad estacional (excepciones muy reducidas)

Cómo emitir una factura en el sistema de facturación electrónica (KSeF) — paso a paso

Paso 1: Inicia sesión en el sistema de facturación electrónica (KSeF)

Inicio de sesión a través del Perfil de Confianza o del e-Dowód en la página ksef.mf.gov.pl.

Paso 2: Elige la forma de interacción

Tienes dos opciones:

• De forma interactiva — rellenas el formulario directamente en la página del sistema de facturación electrónica (KSeF) (gratis, pero laborioso)
• API / integración — tu programa contable envía la factura automáticamente (requiere integración con el sistema de facturación electrónica (KSeF))

Paso 3: Rellena los datos de la factura

La factura estructurada requiere:

• Datos del vendedor y comprador (NIP, nombre, dirección)
• Fecha de emisión y fecha de venta
• Líneas (nombre, cantidad, precio neto, tasa de IVA)
• Total neto, IVA, bruto
• Forma de pago y plazo

Paso 4: Recibe el número del sistema de facturación electrónica (KSeF)

Tras enviar la factura, el sistema de facturación electrónica (KSeF) le asigna un número único (el llamado número KSeF). Este número debe aparecer en cada factura: es la prueba de que se emitió correctamente.

Paso 5: El cliente recibe la factura

Tu cliente ve la factura en su sistema de facturación electrónica (KSeF) automáticamente: no necesitas enviar PDF ni correo.

Cómo recibir una factura del proveedor en el sistema de facturación electrónica (KSeF)

Las facturas de proveedores polacos llegan automáticamente a tu sistema de facturación electrónica (KSeF). No tienes que pedir la factura: aparece sola.

Qué debes hacer:

1. Inicia sesión en el sistema de facturación electrónica (KSeF) y revisa la bandeja de entrada
2. Verifica los datos — si el importe, el NIP y las líneas coinciden
3. Acepta la factura (o recházala si hay un error)
4. Deduce el IVA (VAT) (si eres contribuyente activo de IVA)

Eso es todo. No hay que enviar fotos de facturas al contable, no hay que perder PDFs. Todo está en el sistema de facturación electrónica (KSeF).

El sistema de facturación electrónica (KSeF) y la exención de IVA (VAT)

Incluso si te beneficias de la exención subjetiva de IVA (VAT) (volumen de negocio inferior a 200 000 zł), el sistema de facturación electrónica (KSeF) te concierne. Emites las facturas en el sistema, pero sin tasas de IVA — como factura exenta (anotación "exento de IVA" o tasa "zw").

Este es el cambio más importante para las pequeñas empresas individuales (JDG): incluso quienes nunca han sido contribuyentes de IVA deben usar el sistema de facturación electrónica (KSeF).

Sanciones por no usar el sistema de facturación electrónica (KSeF)

Durante el primer año (abril 2026 – marzo 2027) las sanciones están suspendidas: la administración no impone penalizaciones por no emitir la factura en el sistema de facturación electrónica (KSeF). Pero la obligación está vigente desde el 1 de abril de 2026.

Tras el periodo transitorio:

• Sanción por cada factura emitida fuera del sistema de facturación electrónica (KSeF): hasta el 100% del importe del impuesto
• Sanción por no marcar la factura con el número del sistema de facturación electrónica (KSeF): hasta el 100% del importe del impuesto

El sistema de facturación electrónica (KSeF) y tu contable

Si trabajas con un contable (como Oxyok), el sistema de facturación electrónica (KSeF) simplifica la colaboración:

• El contable tiene acceso a tu sistema de facturación electrónica (KSeF): ve las facturas en tiempo real
• No envías fotos de facturas por correo: todo está en el sistema
• El JPK se genera automáticamente desde el sistema de facturación electrónica (KSeF)
• Los gastos se deducen más rápido: las facturas de proveedores están disponibles de inmediato

Preguntas frecuentes

¿Necesito un programa de facturación?

No. Puedes emitir facturas directamente en la página del sistema de facturación electrónica (KSeF) (gratis). Pero un programa contable con integración ahorra tiempo.

¿El sistema de facturación electrónica (KSeF) afecta a las facturas extranjeras?

No. El sistema de facturación electrónica (KSeF) se aplica a las facturas nacionales (NIP polaco del vendedor y comprador). Las facturas extranjeras (por ejemplo, de Alemania) siguen emitiéndose como hasta ahora.

¿El sistema de facturación electrónica (KSeF) sustituye al JPK?

No directamente, pero el sistema de facturación electrónica (KSeF) genera los datos del JPK_V7 automáticamente. En la práctica, la creación manual del JPK_V7 a partir de facturas pasa a la historia.

¿Qué pasa si no tengo acceso a internet?

El sistema de facturación electrónica (KSeF) admite un modo offline: puedes preparar la factura en formato XML y enviarla cuando recuperes la conexión.

¿Necesitas ayuda con el sistema de facturación electrónica (KSeF)?

Llevo la contabilidad de empresas individuales (JDG) con gestión completa del sistema de facturación electrónica (KSeF) — emisión, recepción, JPK. Desde 49 zł + IVA (VAT) mensuales.

Escríbeme a [email protected] o visita oxyok.com/pl.

Nota: Las normas del sistema de facturación electrónica (KSeF) están en periodo transitorio (abril 2026 – marzo 2027). Las sanciones están suspendidas, pero la obligación de emitir facturas en el sistema está vigente desde el 1 de abril de 2026. Consulta con un contable.