KSeF para empresas individuales (JDG) en Polonia en 2026 — obligación, facturas y modos sin conexión
KSeF para empresas individuales (JDG) en Polonia en 2026: plazos del 1 de febrero y 1 de abril, excepción de 10 000 zł hasta 2027, FA(3), recepción de facturas, contrapartes extranjeras y fallos.
La obligatoriedad del KSeF se está implantando por etapas. Para la mayoría de las empresas individuales (JDG), la fecha clave es el 1 de abril de 2026, aunque algunas de las empresas más pequeñas podrán emitir facturas fuera del sistema hasta finales de 2026 si cumplen el límite mensual.
Flujo de factura KSeF en Polonia en 2026
Prepara flujo, permisos y contingencia.
Oxyok →Plazos de la obligación
- 1 de febrero de 2026 — contribuyentes cuyo valor de ventas, VAT incluido, en 2024 superó los 200 millones zł,
- 1 de abril de 2026 — los demás contribuyentes sujetos a la obligación,
- 1 de enero de 2027 — fin de la facilidad transitoria para los emisores más pequeños.
Hasta finales de 2026, un contribuyente puede emitir facturas fuera del KSeF si el valor total bruto de las ventas documentadas con esas facturas no supera los 10 000 zł mensuales. Una vez superado el límite, la obligación nace conforme a las normas transitorias.
No se trata de una exención permanente del KSeF ni de un límite sobre la facturación total de la empresa.
A quién se aplica el sistema
La obligación afecta principalmente a los contribuyentes con sede en Polonia y a los contribuyentes extranjeros con un establecimiento permanente en Polonia, si este participa en la operación.
La modalidad del PIT — ryczałt, escala progresiva o impuesto lineal — no determina el alcance del KSeF. El sistema puede abarcar tanto a contribuyentes activos del VAT como a quienes disfrutan de una exención.
Qué queda fuera del KSeF obligatorio
Entre las exclusiones importantes se encuentran:
- las facturas emitidas a consumidores — B2C,
- las facturas emitidas por un contribuyente extranjero sin sede ni establecimiento permanente pertinente en Polonia,
- los documentos y supuestos excluidos por normas especiales o cubiertos por soluciones transitorias.
Sin embargo, no debe aplicarse la simplificación de que «una factura extranjera queda fuera del KSeF». Un emisor polaco sujeto a la obligación puede emitir en el KSeF una factura para una contraparte extranjera.
Qué es una factura estructurada
La factura se envía al KSeF como archivo XML conforme a la estructura FA(3). El PDF es solo una representación visual de los datos y no sustituye a la factura estructurada cuando el KSeF es obligatorio.
La factura conserva el número propio asignado por el vendedor. Además, el KSeF le asigna un número KSeF único. Es incorrecto afirmar que el número KSeF sustituye al número de factura del empresario.
En el modo online, se considera fecha de emisión la fecha de envío de una factura correcta al sistema, conforme a las normas legales. Una vez aceptada, el sistema asigna el número KSeF y facilita el UPO.
Cómo emitir una factura
- Concede permisos a ti mismo, a tu contable o al programa.
- Prepara los datos de la factura en la estructura FA(3) vigente.
- Envía el documento mediante la aplicación del Ministerio de Hacienda o un programa integrado.
- Comprueba el estado del procesamiento.
- Descarga el número KSeF y el UPO cuando se acepte el documento.
- Si el comprador no utiliza el KSeF, facilítale la factura en la forma acordada con el código QR correspondiente, cuando sea obligatorio.
Un rechazo técnico significa que la factura no se ha emitido en el KSeF. Hay que corregir el error y volver a enviar el documento.
Cómo recibir una factura
Una factura emitida en el KSeF para un NIP polaco está disponible para el comprador sin necesidad de «aceptarla» por separado. El sistema no funciona como un buzón con botones para aceptar o rechazar una factura.
El comprador debe:
- descargar el documento,
- comprobar el vendedor, los importes y el objeto de la compra,
- determinar su relación con la actividad,
- comprobar el derecho a deducir el gasto y el VAT,
- pedir al vendedor una factura rectificativa si los datos son incorrectos.
La mera presencia de una factura en el KSeF no implica que se contabilice o pague automáticamente, ni da por sí sola derecho a deducir el VAT.
El KSeF no sustituye al JPK_V7
El KSeF proporciona a la Administración y a los programas los datos de las facturas, pero no presenta el JPK_V7 por el contribuyente. La declaración y el registro incluyen también operaciones que no se derivan directamente de facturas del KSeF, rectificaciones, importaciones de servicios y otras partidas.
El programa contable puede automatizar la preparación del JPK, pero la responsabilidad de que la liquidación esté completa sigue recayendo en el contribuyente.
Facturas procedentes del extranjero y destinadas al extranjero
Las facturas de compra de un vendedor extranjero sin sede ni establecimiento permanente en Polonia normalmente no aparecerán en el KSeF. Hay que recibirlas de la forma habitual y entregarlas a contabilidad.
En cambio, un vendedor polaco sujeto al KSeF puede emitir en el sistema una factura para un comprador extranjero. El comprador la recibe fuera del sistema en la forma acordada, con la indicación de acceso exigida.
El alcance depende de la condición del emisor, de su establecimiento y del tipo de documento, no solo del país del comprador.
Facturas para consumidores
Las facturas B2C quedan fuera del KSeF obligatorio. El vendedor puede utilizar voluntariamente el sistema conforme a las normas previstas, pero el consumidor debe recibir el documento en una forma accesible.
No debe confundirse a un consumidor con un empresario exento del VAT. Una empresa individual (JDG) que compra con NIP no se convierte en consumidor solo porque no deduzca el VAT.
Modo offline y fallos
La normativa prevé modos que permiten emitir facturas sin conexión activa con el sistema, entre ellos offline24 y los procedimientos aplicables durante la indisponibilidad del KSeF.
En esos casos hay que:
- crear una factura conforme a la estructura,
- marcarla con el código QR exigido,
- entregarla al comprador,
- enviarla al KSeF dentro del plazo correspondiente al modo utilizado.
Los plazos varían según se trate de una opción elegida por el contribuyente, un fallo del sistema o una falta de disponibilidad por parte del empresario. No deben reducirse todos los casos a la regla «la enviaré cuando recupere internet».
Permisos
En una empresa individual (JDG), el titular puede autenticarse electrónicamente y conceder permisos a otras personas o entidades. En las sociedades y algunas otras organizaciones puede ser necesario presentar el ZAW-FA si no se dispone de un sello cualificado que contenga el NIP.
No deben facilitarse a la contable los datos privados de acceso. Se le conceden los permisos adecuados para actuar en nombre del contribuyente.
Rectificaciones
El comprador no rechaza en el KSeF una factura incorrecta. El vendedor emite una factura rectificativa. La nota rectificativa no funciona en el KSeF obligatorio como en el antiguo circuito en papel.
El momento de contabilizar la rectificación a efectos del VAT y del PIT depende de su causa y naturaleza; la fecha en que aparece el documento en el sistema no determina por sí sola todas las consecuencias.
Sanciones y periodo transitorio
Las sanciones por no emitir una factura en el KSeF se han aplazado hasta 2027. Esto no significa que la obligación pueda ignorarse en 2026. Una factura emitida al margen del procedimiento obligatorio puede causar problemas probatorios, operativos y fiscales.
La cuantía de una futura sanción depende de las circunstancias y de los límites legales. No toda irregularidad implica automáticamente una sanción equivalente al 100% del VAT.
Conservación
El KSeF conserva las facturas durante 10 años, contados conforme a las normas legales. No obstante, conviene guardar los documentos auxiliares, contratos, actas, pedidos y pruebas de la relación del gasto con la actividad: el KSeF no los conserva como parte de la factura.
Errores más frecuentes
- Tratar el PDF como una factura estructurada.
- Suponer que el número KSeF sustituye al número propio.
- Esperar un botón de «aceptar» o «rechazar».
- Contabilizar automáticamente cada factura del sistema.
- Suponer que el KSeF envía el JPK_V7.
- Excluir todas las facturas extranjeras.
- Omitir facturas de proveedores extranjeros que no están en el KSeF.
- No disponer de un procedimiento para el modo offline y los fallos.
- Facilitar a la contable los datos de acceso en lugar de concederle permisos.
- Tratar el límite de 10 000 zł como una exención permanente.
Fuentes
- KSeF — portal oficial del Ministerio de Hacienda
- Manual del KSeF 2.0
- Preguntas frecuentes sobre el KSeF
¿Necesitas implantar el KSeF en tu empresa individual (JDG)?
Oxyok recibe, comprueba y contabiliza facturas, y lleva el JPK_V7. El servicio de contabilidad cuesta desde 49 zł + VAT al mes.
Escribe a Paweł o consulta el servicio de contabilidad de Oxyok.
Este material tiene carácter general. El KSeF se está implantando por etapas y su alcance depende de la condición del emisor y el comprador, así como del tipo de factura.