Factura proforma en la empresa individual (JDG) en Polonia 2026 — cuándo usarla y cómo emitirla

¿Qué es la factura proforma?

La factura proforma es una oferta comercial, no un documento contable. Informa al cliente del precio, condiciones y plazo de pago — pero no es una factura IVA, no se registra en ingresos y no se carga IVA sobre ella.

Diferencias clave: proforma vs factura IVA

• Proforma — oferta, no genera ingreso, no genera IVA, el cliente no puede deducir IVA
• Factura IVA — documento contable, genera ingreso e IVA, el cliente puede deducir IVA
• La proforma no tiene número en la serie de facturas IVA — tiene su propia numeración (p. ej. PROFORMA/2026/07/001)

¿Cuándo usar la proforma?

1. Anticipo antes de empezar el trabajo

Emite una proforma con solicitud de pago de anticipo. Tras recibir el ingreso, emites la factura de anticipo.

2. Oferta para el cliente

La proforma es mejor que una oferta normal, porque parece una factura y contiene todos los datos contables (tu número de identificación fiscal (NIP), datos de la empresa).

3. Pedido extranjero

Para clientes extranjeros, la proforma ayuda a confirmar las condiciones de la transacción antes de emitir la factura IVA, especialmente en transacciones transfronterizas.

4. Negociación de precios

El cliente puede pagar tras la proforma, pero solo después de negociar el precio. Entonces emites la factura IVA con el importe definitivo.

¿Qué debe contener la proforma?

La proforma no tiene requisitos legales (porque no es una factura), pero debería contener:

1. La palabra "PROFORMA" visible en el documento
2. Número de la proforma (numeración propia)
3. Fecha de emisión
4. Datos del vendedor (nombre, dirección, número de identificación fiscal (NIP))
5. Datos del comprador (nombre, dirección, número de identificación fiscal (NIP))
6. Descripción del bien/servicio
7. Cantidad, precio neto, tasa de IVA, importe de IVA, bruto
8. Plazo de pago
9. Número de cuenta bancaria
10. Condiciones de realización (cuándo ejecutarás el servicio tras el ingreso)

Modelo de proforma

PROFORMA n.º PROFORMA/2026/07/001
Fecha de emisión: 26.07.2026

Vendedor:
Jan Kowalski JDG
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 1234567890

Comprador:
ABC Sp. z o.o.
ul. Klienta 2, 00-002 Warszawa
NIP: 9876543210

N.º | Designación | Cantidad | Neto | IVA | Bruto
1 | Servicio de programación | 1 | 5 000,00 zł | 23% | 6 150,00 zł

Total neto:   5 000,00 zł
IVA:            1 150,00 zł
Total bruto:  6 150,00 zł

Plazo de pago: 7 días
Cuenta: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000

Condiciones: Realización en un plazo de 14 días tras recibir el ingreso.

Trampas

1. La proforma no es una factura de coste

El cliente que pagó según la proforma NO puede incluir ese importe en sus costes. Solo tras recibir la factura IVA puede hacerlo.

2. No puedes emitir dos documentos

No emitas una proforma y luego una factura IVA para la misma transacción como "copia". Emite una proforma y, tras el pago, una factura IVA.

3. El sistema nacional de e-facturas (KSeF) y la proforma

En el sistema nacional de e-facturas (KSeF) no hay lugar para proformas. El sistema nacional de e-facturas (KSeF) solo acepta facturas IVA. La proforma sigue siendo un documento comercial enviado fuera del sistema (p. ej. por correo electrónico o PDF).

4. La proforma y el impuesto Belki

La proforma no genera ingreso, por lo que no afecta al impuesto. Pero cuidado: si el cliente paga según la proforma y tú no emites la factura IVA — la administración puede considerar que el ingreso se produjo de todos modos (porque recibiste el dinero).

5. Plazo de emisión de la factura tras la proforma

Tras recibir el pago de la proforma, tienes la obligación de emitir la factura IVA (de anticipo o final):

• Factura de anticipo: hasta el día 15 del mes siguiente al mes en que recibiste el anticipo
• Factura final: hasta el día 15 del mes siguiente al mes de ejecución del servicio

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir una proforma con IVA y luego una factura sin IVA?

No se recomienda. Si la proforma contiene IVA y la factura no — es una inconsistencia. Si el servicio está exento de IVA, la proforma también debería ser "ex." (sin IVA).

¿Es obligatoria la proforma?

No. La proforma es opcional. Puedes emitir directamente la factura IVA. Muchas empresa individual (JDG) no usan proformas en absoluto.

¿Puede el cliente deducir el IVA de la proforma?

Absolutamente no. La proforma no es una factura IVA. El IVA solo se puede deducir de una factura IVA (o de una factura de anticipo).

¿La proforma debe llevar número de identificación fiscal (NIP)?

No es obligatorio, pero recomendable. Sin número de identificación fiscal (NIP), el cliente puede no saber que es un documento empresarial.

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Aviso: El artículo tiene carácter informativo — antes de tomar decisiones, consulta con un contable.