Proforma en el JDG polaco en 2026
Qué es una proforma, cuándo no genera VAT ni ingresos, qué hacer después del pago y por qué no se envía a KSeF.
Una proforma es un documento comercial, no una factura en el sentido de la Ley del VAT. Puede indicar el precio y los datos del pago, pero no documenta la venta en sí.
Qué hace una proforma
Una proforma puede servir como:
- oferta o confirmación de pedido,
- solicitud de pago,
- información sobre el precio, el VAT y las condiciones de entrega,
- documento auxiliar en el comercio exterior.
Debe llevar claramente la marca «PROFORMA», para que no parezca una factura con VAT.
No existe un catálogo legal de sus elementos ni una numeración obligatoria. En la práctica conviene indicar las partes, el objeto, la cantidad, el precio, las condiciones de pago y el plazo de vigencia de la oferta.
La proforma no crea impuestos por sí sola
La simple emisión de una proforma no genera ninguna obligación de VAT ni ingreso. Igual de errónea es la afirmación general de que cada factura «genera ingresos y VAT»: los momentos fiscales derivan de la ejecución del servicio, la entrega, la recepción del pago y las reglas especiales.
Qué pasa después del pago
Recibir un anticipo puede generar la obligación de pagar VAT, pero hay excepciones, entre otras para algunas operaciones intracomunitarias. Si se requiere factura de anticipo, se emite dentro del plazo legal.
A efectos del impuesto sobre la renta, un anticipo recibido no es automáticamente un ingreso. Hay que distinguir un pago a cuenta de un servicio futuro de un pago definitivo y comprobar las normas aplicables a esa operación.
Una vez ejecutado el servicio, se emite la factura final si la normativa lo exige. No todo pago tras una proforma significa automáticamente dos documentos: uno de anticipo y otro final.
KSeF
La proforma no se envía a KSeF, porque no es una factura estructurada. Se envía por fuera del sistema, por ejemplo como PDF.
Una factura posterior queda sujeta a KSeF solo si esa operación y el emisor están cubiertos por la obligación.
Coste y deducción del VAT para el cliente
La proforma por sí sola no da derecho a deducir el VAT. Tampoco basta como justificante para registrar automáticamente un gasto. La liquidación se hace con el documento correcto y el hecho económico correspondiente.
Preguntas frecuentes
Emití una proforma y el cliente ya pagó. ¿Qué hago ahora?
Sobre el importe recibido, el VAT normalmente se devenga antes de entregar el bien o prestar el servicio. Si documentas las ventas con facturas, emite la factura de anticipo — a más tardar el día 15 del mes siguiente al del pago. Si el pago y la ejecución caen en el mismo mes, no hace falta una factura de anticipo separada.
¿Se puede liquidar VAT o registrar un gasto con una proforma?
No. La proforma no da derecho a deducir el VAT ni es un documento contable. Hace falta una factura (de anticipo o final) u otro documento adecuado que acredite el hecho económico.
El cliente cancela y pide la devolución del pago hecho contra la proforma. ¿Cómo se liquida?
El importe devuelto se liquida con una factura rectificativa de la factura de anticipo, si se emitió. En el impuesto sobre la renta, el anticipo devuelto disminuye el ingreso — y la base del VAT se corrige igual.
¿Hay que emitir la proforma en KSeF?
No. KSeF cubre las facturas estructuradas, y la proforma no lo es. La envías al cliente por fuera del sistema, por ejemplo por correo electrónico en PDF. Al KSeF va solo la factura, si esa operación y el emisor están cubiertos por la obligación.
Factura emitida antes de la entrega — ¿cuánto tiempo tengo?
Puedes emitir la factura como muy pronto 60 días antes de la entrega o de la ejecución, y después de ejecutada, a más tardar el día 15 del mes siguiente. La proforma no activa estos plazos, porque no es una factura.
Fuentes
- Podatki.gov.pl — cuándo nace la obligación tributaria en el VAT
- Ley del VAT, Dz.U. 2025 poz. 775 — art. 19a, 106b, 106i y 106j (ELI)
- KSeF — información del Ministerio de Finanzas
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Información general. La obligación de VAT y el momento del ingreso dependen del tipo de operación, del estatuto de las partes y de si el servicio se ha ejecutado.