Cómo recibir una factura en KSeF en Polonia en 2026

Cómo encontrar y comprobar una factura de compra en KSeF, conceder permisos al contable, corregir un documento erróneo y gestionar facturas extranjeras.

Una factura emitida en KSeF con el NIP de la empresa está disponible para el comprador en el sistema. No es necesario pulsar «aceptar», pero aun así hay que comprobar el documento, la relación de la compra con la actividad y el derecho a deducir el gasto y el VAT.

1. Obtén acceso

El titular de una JDG puede utilizar las herramientas del Ministerio de Finanzas o un programa integrado con la API de KSeF. El acceso exige autenticación y los permisos adecuados.

No se deben facilitar al contable el Perfil de Confianza privado ni la contraseña. Se le conceden a él o al despacho contable permisos para consultar y trabajar con las facturas.

2. Descarga las facturas

Los documentos pueden buscarse por intervalo de fechas, vendedor, NIP y otros datos disponibles en el sistema.

En cada factura comprueba:

el número de factura propio asignado por el vendedor,
el número KSeF,
el NIP y el nombre del vendedor,
las fechas de emisión y venta,
los conceptos, importes y tipos de VAT,
el método y el plazo de pago.

El número KSeF no sustituye al número de factura del vendedor.

3. No existe aceptación ni rechazo

KSeF no incluye un proceso en el que el comprador acepte la factura y, tras rechazarla, el documento vuelva al vendedor. Tampoco existe un plazo general «hasta el final del mes siguiente» para rechazar una factura.

Si el documento contiene errores:

contacta con el vendedor,
pide una factura rectificativa,
no contabilices automáticamente el gasto erróneo,
conserva la correspondencia si la operación está en disputa.

4. Una factura en KSeF no implica automáticamente un gasto deducible

El sistema confirma la emisión del documento, pero no verifica por el contribuyente:

si la compra se produjo realmente,
si está vinculada a la actividad,
si tiene carácter privado,
si el gasto está excluido de los gastos deducibles,
si el contribuyente tiene pleno derecho a deducir el VAT,
si la factura se emitió con un NIP incorrecto.

Cada documento debe clasificarse contablemente.

5. Momento de deducción del VAT

La mera presencia de una factura en KSeF no permite deducir el VAT sin cumplir las condiciones de la Ley del VAT. Hay que tener en cuenta, entre otras cosas, el nacimiento de la obligación tributaria del vendedor, la recepción de la factura, la relación con operaciones gravadas y las limitaciones aplicables al gasto concreto.

Una factura incorrecta puede requerir una rectificación antes de poder deducirla con seguridad.

6. Facturas extranjeras

Las facturas de un vendedor extranjero sin sede en Polonia ni un establecimiento permanente pertinente normalmente no llegan a KSeF. Siguen recibiéndose por correo electrónico, en el panel del proveedor o de otra forma acordada.

Esto no significa que «KSeF solo se aplique a facturas nacionales». Un vendedor polaco sujeto a la obligación puede emitir en KSeF una factura para un cliente extranjero.

Por tanto, la contabilidad debe mantener dos canales:

KSeF para los documentos disponibles en el sistema,
un circuito separado para las compras extranjeras y los documentos excluidos.

7. Facturas fuera de KSeF durante el periodo transitorio

En 2026, algunos documentos pueden circular legalmente fuera de KSeF, entre ellos las facturas a consumidores, los documentos extranjeros y las facturas de los emisores más pequeños que se acogen al límite transitorio de 10 000 zł brutos al mes.

Que una factura no aparezca en KSeF no siempre implica un error del vendedor. Primero hay que determinar su situación y el tipo de documento.

8. KSeF no sustituye al JPK ni al archivo auxiliar

KSeF conserva las facturas, pero no envía automáticamente el JPK_V7 por el contribuyente. Tampoco contiene todos los documentos necesarios para justificar un gasto, como el contrato, el pedido, el acta de recepción o la descripción de la finalidad de la compra.

Conviene vincular la descarga de facturas con un proceso de:

aprobación comercial fuera de KSeF,
descripción del gasto,
control de pagos,
conciliación de rectificaciones,
archivo de documentos auxiliares.

Errores más frecuentes

Buscar un botón para aceptar o rechazar.
Contabilizar automáticamente todos los documentos.
Considerar el número KSeF como el número de factura del vendedor.
Omitir las facturas extranjeras.
Suponer que la ausencia de cualquier documento en el sistema constituye una infracción.
Facilitar al contable datos privados de acceso.
Suponer que KSeF presenta por sí solo el JPK_V7.
No comprobar un NIP incorrecto ni los duplicados.

Fuentes

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Este material tiene carácter general. El circuito depende del tipo de factura, de la situación del emisor y de los permisos en KSeF.