Cómo recibir una factura en el sistema de facturación electrónica (KSeF) — guía para empresas individuales (JDG) 2026

Recepción de facturas en el sistema de facturación electrónica (KSeF) paso a paso. Cómo iniciar sesión, revisar la bandeja, verificar y aceptar facturas de proveedores.

Desde el 1 de abril de 2026, las facturas de proveedores polacos no llegan por correo ni por email: entran automáticamente en tu bandeja del sistema de facturación electrónica (KSeF). Esta guía muestra cómo recibirlas.

¿Cómo llega la factura al sistema de facturación electrónica (KSeF)?

Cuando tu proveedor emite una factura en el sistema de facturación electrónica (KSeF), el sistema la dirige automáticamente a la bandeja del destinatario (según el NIP). No tienes que hacer nada: la factura queda a la espera.

Paso 1: Inicia sesión en el sistema de facturación electrónica (KSeF)

Entra en ksef.mf.gov.pl e inicia sesión con:

Perfil de Confianza
e-Dowód
Aplicación mObywatel
Token del sistema de facturación electrónica (KSeF) (si lo tienes generado)

Paso 2: Revisa la bandeja de entrada

Tras iniciar sesión verás una lista de facturas pendientes de recepción. Cada factura tiene:

Número del sistema de facturación electrónica (KSeF) — identificador único
Datos del vendedor — NIP y nombre
Importe bruto
Fecha de emisión
Estado — "pendiente", "en proceso", "rechazada"

Paso 3: Verifica la factura

Abre la factura y comprueba:

Que los datos del comprador sean correctos — tu NIP, nombre, dirección
Que las líneas y los importes coincidan
Que la tasa de IVA sea la correcta (zw, 23%, 8%, 5%)
Que el número del sistema de facturación electrónica (KSeF) esté asignado (debería estarlo siempre)

Paso 4: Acepta o rechaza

Aceptación: la factura pasa a tu registro de compras (KPiR o impuesto fijo) y queda lista para la deducción del IVA
Rechazo: la factura vuelve al vendedor con el motivo del rechazo (por ejemplo, NIP erróneo)

Importante: El rechazo debe producirse dentro de plazo. Desde abril de 2026 tienes hasta el final del mes siguiente al mes de recepción de la factura para reaccionar.

¿Qué pasa si no veo la factura en el sistema de facturación electrónica (KSeF)?

Si el proveedor afirma que emitió la factura y tú no la ves:

Comprueba si facilitaste el NIP correcto al comprar
Verifica el estado de la factura con el proveedor (puede estar en proceso)
Contacta con el proveedor — puede que la factura esté mal dirigida

El sistema de facturación electrónica (KSeF) y tu contable

Si trabajas con un contable (como Oxyok), el sistema de facturación electrónica (KSeF) le da acceso automático:

El contable tiene acceso a tu bandeja del sistema de facturación electrónica (KSeF)
Ve las facturas en tiempo real
No tienes que remitir las facturas — están disponibles de inmediato
La deducción del IVA es más rápida: sin esperar al PDF

Preguntas frecuentes

¿Tengo que iniciar sesión todos los días?

No. Las facturas permanecen en la bandeja hasta 30 días. Pero cuanto antes las revises, antes podrás deducir el IVA.

¿Qué pasa con las facturas extranjeras?

El sistema de facturación electrónica (KSeF) solo se aplica a facturas nacionales. Las facturas extranjeras siguen recibiéndose como hasta ahora.

¿Puedo deducir el IVA sin aceptar la factura?

Sí, pero conviene verificarla: las facturas erróneas pueden ser cuestionadas por la oficina.

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