Cómo cambiar de contador en 2026: documentos y poderes

Cambio de contador paso a paso: fecha límite, aviso, transferencia de KPiR y JPK, OPL-1, PEL-O, KSeF y CEIDG actualización.

Puedes cambiar de contador durante el año. No es necesario esperar hasta enero o el final del trimestre. La forma más segura es elegir un mes de corte específico y anotar quién es el responsable de las últimas declaraciones de la antigua oficina y quién comienza a llevar registros a partir del siguiente período.

La mayoría de los problemas no surgen de la terminación en sí. Aparecen cuando los documentos se transfieren sin una lista, los poderes antiguos permanecen activos y dos oficinas suponen que la otra enviará JPK o ZUS DRA.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de contador?

Técnicamente, esto se puede hacer en cualquier momento. En la práctica, es conveniente llegar a fin de mes después de que se hayan registrado todos los documentos y se haya enviado la declaración del período de cierre.

No existe un plazo de preaviso legal único para rescindir un contrato con una oficina de contabilidad. El contrato se aplica: el plazo de notificación por escrito, el método de entrega de la declaración y las reglas para la presentación de la documentación. Lea estas disposiciones primero y solo luego establezca una fecha de inicio con su nuevo contador.

Evite una semana en blanco entre oficinas. Los plazos de impuestos y ZUS continúan con normalidad, incluso mientras las transferencias de archivos están en curso.

Establecer el mes límite por escrito

Un mensaje de correo electrónico puede ahorrar muchos nervios. Debe indicar:

el último mes reservado por la oficina actual,
declaraciones y expedientes que esta oficina enviará,
fecha de transferencia de documentos y bases de datos,
primer mes servido por la nueva oficina,
persona responsable de las correcciones de períodos anteriores,
estado de los documentos vencidos y asuntos pendientes.

Si el cambio se produce antes de fin de año, determine también quién preparará la declaración anual y la liquidación anual de la prima del seguro médico.

¿Qué documentos debo recoger de mi oficina anterior?

El alcance depende de la forma de imposición y del estado de VAT, pero un paquete típico para JDG incluye:

KPiR o registros de ingresos,
registra VAT y envía archivos JPK_V7,
registros de activos fijos y activos intangibles,
declaraciones PIT, VAT y ZUS junto con UPO u otra confirmación de envío,
liquidación de anticipos, contribuciones y posibles pagos en exceso,
inventarios, registros de equipos y documentación de vehículos,
documentos de los empleados, si la empresa emplea personas,
información sobre correcciones, inspecciones, casos activos y correspondencia con oficinas,
exportación de datos del programa de contabilidad, si el contrato y el sistema lo permiten.

No se limite a coger una carpeta con facturas. El nuevo contador también necesita registros, versiones de las declaraciones enviadas y prueba de su presentación.

Una lista firmada es útil. El alcance listo se puede encontrar en plantilla del protocolo de transferencia de documentos.

Revocar UPL-1 usando el formulario OPL-1

UPL-1 permite al representante firmar declaraciones enviadas electrónicamente. La rescisión de un contrato contable no elimina automáticamente este derecho.

Para cambiar o revocar UPL-1, utilice el formulario OPL-1. Se puede presentar a través de e-Tax Office. Un nuevo contador recibe un UPL-1 separado si debe firmar declaraciones en nombre del empresario.

Consulta también poderes especiales y generales. OPL-1 se aplica a la firma de declaraciones electrónicas, y no a todas las autorizaciones posibles ante la autoridad fiscal.

Revocar el acceso a ZUS

El poder para asuntos en ZUS se puede apelar utilizando el formulario PEL-O. Se puede enviar electrónicamente a través de PUE/eZUS. El formulario revoca todos los poderes otorgados a la persona indicada en ZUS.

Si solo desea cambiar el alcance, vuelva a enviar el PEL con el alcance completo para aplicar. No basta con eliminar a un usuario de su software de contabilidad.

Verifique los permisos en KSeF

Al cambiar de oficina, es necesario revisar los derechos otorgados a las personas físicas y a toda la entidad. Quitar el acceso a un administrador no elimina automáticamente los permisos que ha otorgado a otros.

El Ministerio de Hacienda indica también que una oficina de contabilidad no puede renunciar por sí misma a la autoridad indirecta que se le ha conferido. Deberán ser recaudados por el contribuyente o por una persona autorizada para gestionar el acceso en su contexto.

Consultar por separado:

permisos para emitir y ver facturas,
permisos para administrar otros usuarios,
certificados, tokens e integraciones de programas de contabilidad,
personas a las que la antigua oficina les concedió acceso adicional.

Dar a la nueva oficina sólo el alcance necesario para el servicio acordado.

Actualización CEIDG y almacenamiento de documentos

Si la oficina anterior se especificó en la entrada CEIDG como la entidad que mantiene los registros contables, informe la terminación de esta cooperación y los detalles de la nueva oficina. Verifique también la dirección de almacenamiento de la documentación.

Cambiar el contrato en sí no corrige los datos en CEIDG. Se puede enviar una solicitud de actualización en línea. No comparta la contraseña de su perfil de confianza con la nueva oficina; usted firma la solicitud usted mismo o actúa a través de un representante debidamente designado.

Accesos que son fáciles de perder

Además de los poderes oficiales, la oficina podrá tener acceso a:

software de facturación y almacén,
disco con documentos,
buzón de correo electrónico utilizado para las facturas,
banca en términos de visualización o preparación de pagos,
Portales de recursos humanos y sistemas de beneficios,
cuentas en plataformas de venta.

Cambie o revoque el acceso solo después de obtener los datos necesarios. Guarde una copia de sus registros y un registro de quien aún tenga acceso. No envíe contraseñas por correo electrónico normal.

¿Quién es responsable de corregir los períodos antiguos?

La nueva oficina no se responsabiliza automáticamente de los errores y omisiones del servicio anterior. El alcance de las correcciones deberá acordarse por separado.

Antes de empezar conviene hacer una breve apertura de saldos y comprobaciones de continuidad:

comparar los registros JPK enviados con los registros VAT,
comprobar la última entrada KPiR o registros de ingresos,
confirmar los valores de los activos fijos y la depreciación actual,
concertar acuerdos con ZUS y la oficina de impuestos,
anote las facturas faltantes y los meses que requieran corrección.

Si se necesita una auditoría completa, se debe fijar su precio y describirla por separado de la contabilidad actual.

Lista de verificación de cambio de contador

Antes de considerar completa la migración, verifique:

aviso y fecha de finalización confirmada del contrato,
mes fronterizo y responsabilidad por los últimos envíos,
protocolo completo de documentos y expedientes,
OPL-1 y nuevo UPL-1,
PEL-O y un nuevo poder ZUS,
permisos, certificados e integraciones KSeF,
datos de la oficina y lugar de la documentación en CEIDG,
acceso a sistemas privados,
lista de atrasos y correcciones,
confirmación del cierre del primer mes por parte de la nueva oficina.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de contador a mitad de año?

Sí. Se debe mantener la continuidad de registros y declaraciones, pero la normativa no exige esperar hasta fin de año.

¿Puede la antigua oficina conservar los documentos?

El método y la fecha de expedición de los documentos deberán resultar del contrato. Antes de la disputa, determine qué originales pertenecen al empresario, qué oficina en particular está obligada a conservar y en qué formato puede transferir la exportación desde su propio sistema.

¿La referencia UPL-1 elimina el acceso a KSeF?

NO. Se trata de dos gamas diferentes. OPL-1 se refiere al poder para firmar declaraciones electrónicas, y las autorizaciones KSeF se revocan en las herramientas KSeF o mediante la notificación correspondiente.

¿Puede la nueva oficina quitarle el acceso a la antigua?

No debe actuar en nombre del empresario sin la autorización adecuada. El propietario de la empresa debe controlar la lista de permisos y aprobar los cambios.

Fuentes

¿Quieres cambiar de contador sin interrumpir tus liquidaciones?

Oxyok fija el mes límite, se hace cargo de los documentos y organiza los poderes antes del primer envío. Vea cómo es cambiar de contador o escriba a [email protected].

El material es de carácter general. El alcance detallado de la transferencia de documentos y responsabilidades depende del acuerdo con la oficina de contabilidad y de la situación de la empresa.