Protocolo de transferencia de documentos al cambiar de contador en 2026 — en Polonia

El protocolo de transferencia de documentos es un resumen escrito de lo que una oficina transfiere a la otra al final de la cooperación. No existe un formulario oficial único ni un modelo impuesto. Sin embargo, en caso de disputa, es una simple prueba de exactamente qué se comunicó, a quién y cuándo.

Este artículo amplía la sección "protocolo de traspaso" de la guía cómo cambiar de contador en 2026 con una lista de verificación específica. Temas relacionados: UPL-1 - poder para declaración electrónica y PEL - poder para ZUS.

Qué es un protocolo y qué no es

El protocolo de traspaso puede ser un documento bilateral redactado entre la oficina actual y el empresario o, según el proceso acordado, con la participación de la nueva oficina. No existe un conjunto legal de páginas ni firmas obligatorias. El documento tiene tres propósitos:

• enumera conjuntos de datos, períodos y formatos específicos,
• indica la fecha límite de la adquisición,
• confirma que las partes saben quién es responsable y durante qué período.

Lo que no es el protocolo:

• un formulario oficial obligatorio (no está incluido en ningún acto),
• un sustituto de la presentación de informes al CEIDG, al ZUS o a la oficina de impuestos,
• protección automática contra la responsabilidad por los errores del predecesor,
• base para la emisión de documentos en una disputa - allí se aplican las normas del contrato y el almacenamiento.

El protocolo es una herramienta organizativa, no una ley. Vale la pena tenerlo, pero su fuerza depende de la especificidad de las entradas.

Elementos del protocolo: lista de verificación completa

La siguiente lista es el mínimo que debe incluirse en el protocolo de traspaso. Cada punto requiere datos específicos: período, número de artículos, formato de archivo y estado de envío.

Datos de la página

• detalles completos de la oficina actual y del empresario,
• todos los detalles de la nueva oficina,
• fecha y lugar de elaboración del protocolo,
• datos y firmas de las partes involucradas en la transferencia,
• posiblemente archivos adjuntos: listas, exportaciones, confirmaciones.

fecha límite

• un día específico (preferiblemente el último día del mes) hasta el cual la oficina actual es responsable del registro,
• el día a partir del cual comienzan los nuevos registros,
• indicación de quién registra los documentos fechados en el período fronterizo.

La fecha debe ser precisa. “Fin del tercer trimestre” o “fin de la cooperación” no es suficiente.

Registros contables

• KPiR o registros de ingresos desglosados por meses,
• libros de contabilidad (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, volumen de negocios y saldos) - con libros completos,
• Registros de compras y ventas de VAT,
• registros de activos fijos y WNiP,
• lista de equipos (si se conserva),
• expedientes de contratistas y liquidaciones,
• inventarios y hojas de inventario.

Más sobre el registro de activos fijos en un artículo aparte: registro de activos fijos en JDG y depreciación de activos fijos en JDG.

Declaraciones y JPK

• JPK_V7 para cada mes; en el caso de liquidaciones trimestrales, también las partes correctas de la declaración de JPK_V7K para el mes que finaliza el trimestre,
• VAT-UE por cada mes en el que surgió la obligación de presentar información,
• declaraciones e información del pagador (PIT-8AR, PIT-4R), si la empresa emplea empleados,
• declaraciones anuales PIT-36, PIT-36L o PIT-28,
• correcciones de las declaraciones presentadas,
• Los detalles del JPK_V7 enviado se describen en el artículo JPK_V7 en JDG.

Para los periodos actuales, pide JPK_V7 en lugar de la antigua declaración VAT-7. El formulario PIT-5 no se presenta cada mes: el anticipo del impuesto sobre la renta se calcula y se ingresa sin esa declaración.

UPO y confirmaciones

• UPO para cada declaración electrónica y JPK enviados,
• confirmación del envío de documentos ZUS, incluidos DRA, RCA y RSA,
• confirmación oficial de envío o entrega (UPP/UPD), según el canal utilizado.

La declaración en PDF no es lo mismo que la UPO. Sin la UPO, no se tiene prueba de que la declaración realmente llegó y fue aceptada.

Activos fijos

• archivos con la fecha de recepción, valor inicial, tasa y método de depreciación,
• amortizaciones de depreciaciones anteriores,
• lista de activos no amortizados,
• documentos de compra y posible liquidación.

Liquidaciones y saldos

• posiciones abiertas con contrapartes,
• saldos a la fecha de corte,
• anticipos y pagos no liquidados,
• pagos en curso,
• cuentas por cobrar y pasivos en disputa y vencidos.

Documentos fuente

• facturas de compra y venta del período,
• extractos bancarios y confirmaciones de transferencias,
• contratos, arrendamientos y documentos del vehículo,
• documentación del empleado y de la nómina (si corresponde),
• decisiones oficiales, interpretaciones y resultados de inspección,
• correspondencia con las autoridades.

Poderes y acceso

• lista de poderes actuales: UPL-1, PEL, o PPO-1/PPS-1,
• confirmación de los recursos (OPL-1, PEL-O), si ya han sido presentados,
• lista de personas con acceso a KSeF - consulte permisos de KSeF para un contador,
• acceso al banco, programa de facturación, nube, correo electrónico de la empresa,
• fecha de recepción prevista de los accesos individuales.

No deshabilite el acceso antes de descargar todas las UPO y las exportaciones. No dejes derechos ilimitados al final del contrato.

Datos oficiales

• liquidaciones, pagos en exceso y atrasos visibles en la Oficina de Impuestos Electrónica y el número de microcuenta fiscal actual,
• Saldos PUE/eZUS y cuenta de aportación individual,
• pagos en exceso, atrasos, acuerdos de pago a plazos activos,
• estado de las inspecciones y procedimientos abiertos.

Recibir datos en un formato utilizable

Las declaraciones en PDF por sí mismas no reemplazarán los datos contables. Vale la pena ingresar los formatos de archivo en el protocolo:

• exportación de KPiR o registros de ingresos (CSV, XML, PDF),
• Archivos JPK y UPO,
• lista de entradas de activos fijos,
• expedientes de contratistas y liquidaciones,
• saldo inicial y facturación y saldos con libros completos,
• archivos fuente que se pueden importar a un nuevo programa.

La nueva oficina debe confirmar que los expedientes se pueden abrir y conciliar antes de que se cierre el acceso anterior.

Cómo realizar una entrega paso a paso

1. Establecer por escrito una fecha límite y el alcance del último mes.
2. Elaborar un cuadro de obligaciones fronterizas: quién envía el último JPK, quién liquida ZUS, quién cierra el mes.
3. Solicite a su oficina actual la exportación de datos y una lista de documentos para la fecha límite.
4. Reciba archivos en un formato utilizable (no solo PDF).
5. Verificar si se abren exportaciones y conciliar con TDT y saldos.
6. Prepare un protocolo con elementos específicos de la lista de verificación anterior.
7. Otorgue permisos a la nueva oficina (UPL-1, PEL, KSeF), solo en la medida que sea necesario.
8. Revocar los poderes de la oficina anterior (OPL-1, PEL-O) sólo después de enviar las últimas declaraciones y recibir la UPO.
9. Reciba acceso al banco, programa, nube y correo electrónico después de confirmar que la transferencia está completa.

Los errores más comunes

1. El protocolo está escrito vagamente: "contabilidad transferida".
2. No hay fecha límite o la fecha descrita con palabras.
3. Recepción únicamente de archivos PDF sin datos contables.
4. No hay UPO en la lista.
5. Mantener activos UPL-1, PEL y acceso a KSeF en la antigua oficina.
6. Deshabilitar el acceso antes de descargar las exportaciones.
7. Falta de conciliación de saldos con la Sede Electrónica y ZUS en la fecha de corte.
8. Falta de copias del protocolo y anexos por ambos lados.
9. No hay indicación de quién es responsable de las correcciones históricas.

Cuando la oficina anterior no expide datos

1. Enviar una solicitud por escrito con una lista específica de documentos y una fecha límite.
2. Hacer referencia al contrato, titularidad de los documentos y obligaciones de almacenamiento propias de una determinada colección.
3. Datos seguros disponibles en KSeF, oficina electrónica, ZUS, banco y su propio programa.
4. No espere con los acuerdos actuales.
5. En caso de litigio, recurrir a asistencia jurídica y al seguro de responsabilidad civil de la oficina, si el daño está cubierto.

Si la asesoría deja de contestar

Haz una lista por mes y tipo de documento. Marca cada elemento como recibido, pendiente o no aplicable. Acuerda con el nuevo contable qué declaración revisar primero y quién comprobará el justificante de presentación. La falta de respuesta no demuestra que no se haya presentado nada.

Para reconstruir cobros, consulta el ejemplo de una transferencia reducida por comisiones.

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Fuentes

• Biznes.gov.pl - poderes fiscales (UPL-1, OPL-1)
• ZUS - poder PEL
• ZUS - Solicitud de apelación PEL-O
• Ministerio de Finanzas - formularios de poder fiscal
• Ley del VAT - ELI, en particular el art. 100 sobre información VAT-UE.

El material es de carácter general. El procedimiento detallado para la transferencia de documentos resulta del contrato, la forma de los registros, los poderes y el alcance de los datos de la empresa.