Acta de entrega de documentos al cambiar de contable en Polonia en 2026

Lista práctica para entregar la contabilidad: KPiR, JPK, declaraciones, UPO, activos fijos, cuentas por cobrar y pagar, saldos, poderes y accesos electrónicos, sin inventar un formulario oficial.

El acta de entrega de documentos es una relación escrita de lo que un despacho entrega a otro cuando termina la colaboración. No existe un formulario oficial único ni un modelo impuesto. Sin embargo, en caso de disputa constituye una prueba sencilla de qué se entregó exactamente, a quién y cuándo.

Este artículo amplía la sección «acta de entrega» de la guía cómo cambiar de contable en Polonia en 2026 con una lista concreta. Temas relacionados: UPL-1: poder para declaraciones electrónicas y PEL: poder ante el ZUS.

Qué es el acta y qué no es

El acta de entrega es un documento interno y bilateral preparado por el despacho anterior y el nuevo, o por el despacho anterior y el empresario. Cumple tres objetivos:

enumera conjuntos de datos, periodos y formatos concretos,
indica la fecha límite del traspaso,
confirma que las partes saben quién responde de cada periodo.

Lo que el acta no es:

un formulario oficial obligatorio (no existe en ninguna ley),
un sustituto de las notificaciones a CEIDG, ZUS o la administración tributaria,
una protección automática frente a la responsabilidad por los errores del predecesor,
la base para exigir la entrega de documentos en una disputa; en ese caso se aplican el contrato y las normas de conservación.

El acta es una herramienta organizativa, no una norma jurídica. Conviene tenerla, pero su fuerza depende de la precisión de las anotaciones.

Elementos del acta: lista completa

La siguiente lista es el mínimo que debería incluirse en el acta de entrega. Cada punto requiere datos concretos: periodo, número de partidas, formato del archivo y estado del envío.

Datos de las partes

datos completos del despacho anterior y del empresario,
datos completos del nuevo despacho,
fecha y lugar de redacción del acta,
firmas de ambas partes,
en su caso, anexos: listados, exportaciones y confirmaciones.

Fecha límite

día concreto, preferiblemente el último del mes, hasta el cual el despacho anterior responde de los registros,
día a partir del cual comienza la nueva contabilidad,
indicación de quién contabiliza los documentos fechados en el periodo de transición.

La fecha debe ser precisa. «Final del tercer trimestre» o «fin de la colaboración» no es suficiente.

Registros contables

KPiR, el libro fiscal polaco de ingresos y gastos, o registro de ingresos desglosado por meses,
libros contables (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, movimientos y saldos), en caso de contabilidad completa,
registros del VAT de ventas y compras,
registro de activos fijos y WNiP, los activos intangibles y derechos legales,
inventario de equipamiento (si se llevaba),
fichas de contratistas y cuentas por cobrar y pagar,
inventarios y hojas de inventario.

Más información sobre el registro de activos fijos en artículos separados: registro de activos fijos en una JDG y amortización de activos fijos en una JDG.

Declaraciones y JPK

JPK_V7 de cada mes; en caso de liquidación trimestral, también las partes declarativas correctas del JPK_V7K correspondientes al mes que cierra el trimestre,
VAT-UE de cada mes en el que haya surgido la obligación de presentar esta información,
declaraciones e información del pagador (PIT-8AR, PIT-4R), si la empresa emplea trabajadores,
declaraciones anuales PIT-36, PIT-36L o PIT-28,
correcciones de las declaraciones presentadas,
el artículo JPK_V7 en una JDG explica los detalles del JPK_V7 presentado.

No solicites «VAT-7» ni «PIT-5». JPK_V7 sustituyó a VAT-7, y PIT-5 no es una declaración mensual de pagos a cuenta para una JDG. El pago a cuenta del PIT se calcula y se abona sin presentar una declaración.

UPO y confirmaciones

UPO de cada declaración electrónica y JPK enviados,
confirmaciones de envío de documentos a ZUS, entre otros DRA, RCA y RSA,
justificantes oficiales de presentación o entrega (UPP/UPD), según el canal utilizado.

El PDF de una declaración no equivale al UPO. Sin UPO no tienes prueba de que la declaración haya llegado realmente y haya sido aceptada.

Activos fijos

fichas con la fecha de alta, el valor inicial, la tasa y el método de amortización,
amortizaciones realizadas hasta la fecha,
lista de activos no amortizados por completo,
documentos de compra y, en su caso, de baja.

Cuentas y saldos

partidas abiertas con contratistas,
saldos en la fecha límite,
anticipos y pagos sin liquidar,
pagos en curso,
cuentas por cobrar y pagar en disputa o vencidas.

Documentos de origen

facturas de venta y compra del periodo,
extractos bancarios y justificantes de transferencias,
contratos, leasing y documentación de vehículos,
documentación laboral y de nóminas (si procede),
resoluciones oficiales, interpretaciones y resultados de inspecciones,
correspondencia con las autoridades.

Poderes y accesos

lista de poderes vigentes: UPL-1, PEL y, en su caso, PPO-1/PPS-1,
confirmaciones de revocación (OPL-1, PEL-O), si ya se presentaron,
lista de personas con acceso a KSeF; consulta permisos de KSeF para el contable,
acceso al banco, programa de facturación, nube y correo corporativo,
fecha prevista para retirar cada acceso.

No desactives el acceso antes de descargar todos los UPO y las exportaciones. No dejes permisos ilimitados una vez finalizado el contrato.

Datos oficiales

saldos en e-Urząd Skarbowy, la oficina tributaria electrónica polaca, y en la microcuenta fiscal,
saldos en PUE/eZUS, la plataforma electrónica del ZUS, y cuenta individual de cotizaciones,
pagos en exceso, deudas y acuerdos de pago a plazos vigentes,
estado de las inspecciones y procedimientos abiertos.

Recepción de datos en un formato utilizable

Los PDF de las declaraciones por sí solos no sustituyen los datos contables. Conviene indicar en el acta los formatos de los archivos:

exportación de KPiR o del registro de ingresos (CSV, XML, PDF),
archivos JPK y UPO,
listados de registros de activos fijos,
fichas de contratistas y cuentas por cobrar y pagar,
balance de apertura y movimientos y saldos en caso de contabilidad completa,
archivos de origen que puedan importarse al nuevo programa.

El nuevo despacho debe confirmar que los archivos se pueden abrir y conciliar antes de cerrar el acceso anterior.

Cómo realizar la entrega paso a paso

Acordar por escrito la fecha límite y el alcance del último mes.
Preparar una tabla de obligaciones de transición: quién envía el último JPK, quién liquida el ZUS y quién cierra el mes.
Solicitar al despacho anterior la exportación de los datos y una relación de documentos a la fecha límite.
Recibir los archivos en un formato utilizable, no solo en PDF.
Comprobar que las exportaciones se abren y concuerdan con los UPO y los saldos.
Redactar el acta con partidas concretas de la lista anterior.
Conceder al nuevo despacho los permisos necesarios (UPL-1, PEL, KSeF), solo en el alcance que requiera.
Revocar los poderes del despacho anterior (OPL-1, PEL-O) únicamente después de enviar las últimas declaraciones y recibir los UPO.
Retirar el acceso al banco, programa, nube y correo después de confirmar que la entrega está completa.

Errores más frecuentes

Redactar el acta en términos generales: «se entregó la contabilidad».
Omitir la fecha límite o describirla solo con palabras.
Recibir únicamente archivos PDF sin datos contables.
No incluir los UPO en la relación.
Dejar activos UPL-1, PEL y el acceso a KSeF del antiguo despacho.
Desactivar el acceso antes de descargar las exportaciones.
No conciliar los saldos con e-Urząd Skarbowy y ZUS en la fecha límite.
No conservar una copia del acta y sus anexos por ambas partes.
No indicar quién responde de las correcciones históricas.

Si el despacho anterior no entrega los datos

Enviar un requerimiento por escrito con una lista concreta de documentos y un plazo.
Invocar el contrato, la propiedad de los documentos y las obligaciones de conservación aplicables a cada conjunto.
Proteger los datos disponibles en KSeF, e-Urząd Skarbowy, ZUS, el banco y el programa propio.
No retrasar las liquidaciones corrientes.
En caso de disputa, recurrir a asistencia jurídica y al seguro de responsabilidad civil del despacho si el daño está cubierto.

Fuentes

Biznes.gov.pl: poderes tributarios (UPL-1, OPL-1)
ZUS: poder PEL
ZUS: solicitud PEL-O de revocación
Ministerio de Finanzas de Polonia: formularios de poderes tributarios
Ley del VAT: ELI, en particular el artículo 100 sobre la información VAT-UE.

Este material tiene carácter general. El procedimiento detallado de entrega de documentos depende del contrato, la forma de los registros, los poderes y el alcance de los datos de la empresa.