UPL-1 para el contable de una JDG en Polonia: poder para declaraciones electrónicas en 2026

El UPL-1 es un poder tributario unilateral mediante el cual un empresario autoriza a una persona concreta a firmar y enviar electrónicamente declaraciones tributarias en su nombre. El formulario es gratuito. Puede presentarse electrónicamente mediante e-Urząd Skarbowy o en papel ante la oficina tributaria competente.

Si cambias de asesoría, el UPL-1 es uno de los permisos que debes otorgar de manera consciente a la nueva asesoría y retirar, con el mismo cuidado, a la anterior. La guía sobre cómo cambiar de contable en Polonia en 2026 explica el contexto más amplio del cambio.

Qué permite exactamente el UPL-1

El UPL-1 autoriza a la persona física indicada a realizar, en nombre del contribuyente, actuaciones relacionadas con la transmisión electrónica de declaraciones. En la práctica, esto incluye:

• firmar y enviar declaraciones tributarias electrónicas,
• presentar JPK_V7, VAT-UE, notificaciones y otros formularios exigidos por la legislación tributaria,
• firmar rectificaciones de dichas declaraciones,
• descargar los acuses oficiales de recibo (UPO) de las declaraciones enviadas.

El apoderado que actúa en virtud del UPL-1 presenta y firma los documentos como si lo hiciera el propio contribuyente. La autoridad considera que la declaración se ha presentado dentro de plazo siempre que el poder estuviera vigente en el momento del envío.

Qué NO permite el UPL-1

Esta es la confusión más habitual en torno al UPL-1. Este formulario no es un poder general. En particular, no autoriza a:

• firmar requerimientos, respuestas a resoluciones ni escritos procesales en procedimientos de ejecución o inspección (para ello se utiliza el PPO-1 o el PPS-1),
• actuar ante el jefe de la oficina tributaria (Naczelnik US) en asuntos no comprendidos en las declaraciones electrónicas,
• gestionar el acceso a KSeF ni recibir o enviar facturas a través de KSeF: es un mecanismo independiente, descrito en el artículo sobre permisos de KSeF para el contable y la asesoría contable en Polonia,
• acceder a los buzones de e-Urząd Skarbowy —la oficina tributaria electrónica polaca— para actuaciones distintas de la presentación de declaraciones,
• disponer de fondos en la cuenta tributaria o microcuenta, ni gestionar devoluciones de impuestos,
• realizar trámites con ZUS —el organismo polaco de seguridad social—, para los que se exige el poder independiente PEL.

El UPL-1 es una herramienta de alcance limitado. Sirve para enviar declaraciones electrónicas puntualmente y sin que el empresario tenga que intervenir en cada envío. Si la asesoría necesita hacer algo más, el empresario debe otorgarle otro poder o realizar personalmente la actuación.

Quién puede ser apoderado mediante un UPL-1

Puede ser apoderada cualquier persona física con capacidad jurídica para realizar actos jurídicos. En la práctica, suele ser el contable encargado de los registros, un empleado de la asesoría contable o una persona de confianza de la empresa. El apoderado no puede ser la propia entidad (por ejemplo, «Asesoría Contable X Sp. z o.o.»): hay que indicar a una persona concreta, su PESEL —número de identificación personal polaco— y sus datos identificativos.

Si en la asesoría hay varios empleados que envían declaraciones, debe presentarse un UPL-1 distinto para cada uno. No existe una «delegación posterior» automática.

Cómo otorgar un UPL-1 paso a paso

1. Elige el modo de presentación: electrónicamente mediante e-Urząd Skarbowy o en papel ante la oficina tributaria competente.
2. Introduce los datos del contribuyente y del apoderado concreto exigidos por el formulario UPL-1.
3. Indica el periodo de vigencia del poder.
4. Firma el formulario conforme a las reglas de representación de la empresa.
5. Presenta el UPL-1 antes del día en que el apoderado firme y envíe la primera declaración.
6. Si lo presentas en línea, descarga el UPO. Para la versión en papel, conserva una copia sellada o el justificante de envío.

La oficina tributaria inscribe los datos en el registro de poderes y no envía una notificación separada de finalización del trámite. Por eso, no conviene esperar al momento de enviar el primer JPK o la primera declaración para presentar el UPL-1.

Cómo revocarlo: formulario OPL-1

La revocación del UPL-1 se presenta mediante el formulario OPL-1. Puede entregarse en papel ante la misma oficina tributaria o presentarse electrónicamente mediante e-Urząd Skarbowy.

• Indica el apoderado cuyo poder deseas revocar.
• Si lo presentas electrónicamente, firma el OPL-1 mediante un método admitido y descarga el UPO.
• Para la versión en papel, conserva la confirmación de presentación o de envío.

En el formulario OPL-1, indica los datos del poder que revocas conforme al modelo vigente. Después de presentarlo, conserva el justificante y comprueba la lista de poderes en e-Urząd Skarbowy. Coordina la fecha de revocación con el envío de las últimas declaraciones y la recepción de los UPO, para no mantener el acceso de la antigua asesoría más tiempo del necesario para finalizar el servicio.

Responsabilidad de las partes

El UPL-1 no traslada automáticamente al contable la responsabilidad por la liquidación tributaria. Ante la autoridad, el empresario sigue respondiendo de:

• la presentación puntual de la declaración,
• la veracidad de los datos y la corrección de los cálculos,
• el pago del impuesto en la microcuenta,
• la vigencia de los poderes.

El contable responde ante el empresario conforme al contrato de llevanza de registros. Ante la autoridad solo responde en los casos expresamente previstos y, por regla general, las consecuencias del retraso recaen sobre el contribuyente.

Por eso conviene conservar una copia de cada UPL-1 y OPL-1 enviado, así como los justificantes de presentación y revocación. En caso de litigio, son pruebas importantes de cuándo se otorgó o revocó el poder.

El UPL-1 y otros poderes tributarios

El UPL-1 es uno de los varios poderes tributarios existentes. No debe confundirse con:

• PPO-1: poder general para actuar ante las autoridades tributarias; es más amplio que el UPL-1, pero tampoco comprende la firma de todos los escritos,
• PPS-1: poder especial para un asunto concreto (por ejemplo, una inspección o una solicitud determinadas),
• PEL: poder para actuar ante ZUS, con un registro y unos formularios completamente independientes,
• los permisos de KSeF: se conceden dentro del sistema KSeF, no en e-Urząd Skarbowy.

El error más habitual es pensar que basta con «un único poder para el contable». En realidad, un contable que deba enviar JPK, relacionarse con ZUS y gestionar KSeF necesita tres autorizaciones distintas.

Errores más frecuentes

1. Otorgar un UPL-1 en lugar de un PPO-1 cuando la asesoría debe responder a requerimientos.
2. Mantener activo el UPL-1 de la antigua asesoría después de terminar el contrato.
3. Revocar el UPL-1 antes de que la asesoría anterior envíe el último JPK_V7.
4. Introducir en el UPL-1 el nombre de la asesoría en lugar de los datos de una persona física concreta.
5. Tratar el UPL-1 como si diera acceso a KSeF o permitiera gestionar devoluciones.
6. No conservar una copia del OPL-1 después de revocar el poder.
7. Suponer que el UPL-1 también comprende ZUS (solo comprende declaraciones tributarias electrónicas).

Cuándo conviene otorgar un UPL-1

El UPL-1 resulta útil cuando el contable envía realmente las declaraciones electrónicas y necesita hacerlo puntualmente, sin pedir al empresario que firme cada vez. Sin embargo, no sustituye a los demás permisos.

Concede únicamente el alcance que la asesoría necesite de verdad. Revócalo inmediatamente después de terminar la colaboración, pero solo cuando se haya enviado la última declaración y se haya recibido el UPO.

Fuentes

• Biznes.gov.pl — poderes tributarios (UPL-1, OPL-1, PPO-1, PPS-1)
• Ministerio de Finanzas — formularios de poderes tributarios

Este material es de carácter general. El alcance detallado y el procedimiento para otorgar el poder se derivan de la normativa tributaria polaca (Ordynacja podatkowa) y de las instrucciones vigentes de e-Urząd Skarbowy.