Nota de compra y gasto sin factura en la empresa individual (JDG) en 2026 — en Polonia
Cómo documentar un gasto en la JDG sin factura: nota de compra, recibo, ticket con NIP. Art. 22 apartado 6b del PIT, requisitos probatorios, errores frecuentes.
¿Compraste un equipo pequeño, pagaste en efectivo y no recibiste factura? ¿O recibiste un recibo que no es factura IVA? Desde 2026, las reglas para registrar estos gastos como costes de la empresa individual (JDG) son precisas: sin el documento adecuado no hay gasto en el libro de ingresos y gastos (KPiR). Pero el documento adecuado no siempre es una factura.
Explicamos qué constituye un documento contable en el KPiR (art. 22 apartado 1 y 6b de la ley del impuesto sobre la renta (PIT)), cómo elaborar una nota de compra y cuándo se puede — y cuándo no — registrar un gasto sin factura.
Qué dice la ley del PIT
El art. 22 apartado 1 de la ley del PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) define los gastos de obtención de ingresos como los gastos incurridos con el fin de obtener ingresos o de conservar o asegurar la fuente de ingresos, con excepción de los enumerados en el art. 23 (gastos que no pueden constituir gasto deducible (KUP)).
El art. 22 apartado 6b establece que para los contribuyentes que llevan el KPiR el día de devengo del gasto es el día de emisión de la factura, el recibo u otro documento que sirve de base para el registro del gasto, sous réserve des exceptions légales.
La fórmula clave: «otro documento». No tiene por qué ser una factura IVA — pero debe ser un documento que cumpla determinados requisitos.
Jerarquía de documentos de gasto
1. Factura IVA (la prueba más fuerte)
Factura IVA estándar con fecha, número, datos del vendedor y del comprador, descripción del bien/servicio, importes neto/IVA/bruto. Constituye la base para la deducción del IVA (para un contribuyente activo) y el registro del gasto en el KPiR.
2. Factura simplificada / ticket con NIP hasta 450 zł
El ticket fiscal con número de identificación fiscal (NIP) del comprador hasta un importe bruto de 450 zł (o 100 euros) se considera factura simplificada (art. 106e apartado 5 pkt 3 de la ley del IVA). Da derecho a la deducción del IVA y al registro en el KPiR.
Por encima de 450 zł — se necesita una factura IVA completa.
3. Recibo (no factura)
El recibo lo emite una entidad que no es contribuyente del IVA (p. ej. una persona física sin actividad). El recibo no incluye IVA y no da derecho a la deducción del IVA. Sin embargo, constituye un documento contable en el KPiR — siempre que cumpla los requisitos.
4. Nota de compra (documento interno)
Cuando no dispones de factura ni de recibo, puedes elaborar una nota de compra — un documento interno elaborado por el contribuyente. Es el último recurso probatorio, aceptado por las autoridades fiscales cuando se cumplen determinadas condiciones.
Cómo elaborar una nota de compra
La nota de compra debe contener:
- Fecha de devengo del gasto — día de la compra efectiva,
- Importe del gasto — precio de compra,
- Objeto de la compra — qué se compró exactamente (designación del bien/servicio),
- Finalidad del vínculo con la actividad — por qué la compra sirve a la actividad (vínculo con el ingreso),
- Forma de pago — efectivo, transferencia, tarjeta,
- Firma del contribuyente — declaración de haber incurrido el gasto.
Ejemplo de nota
NOTA DE COMPRA N.º NZ-001/2026
Fecha del gasto: 15.07.2026
Emisor: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Objeto: Papel para impresora A4, 5 resmas
Importe: 120 zł (en letras: ciento veinte złotys)
Finalidad: Material de oficina para actividad contable
Forma de pago: efectivo
Tienda: papelería en la calle Długa 5, Varsovia
Firma del empresario: [firma]
Limitaciones de la nota de compra
- Sin IVA que deducir — la nota no es un documento de IVA, no da derecho a la deducción del IVA,
- Menor valor probatorio — las autoridades fiscales tratan la nota como prueba complementaria; en una inspección pueden exigir confirmación adicional,
- Importe razonable — las notas de compra son fiables con gastos menores (hasta algunos cientos de złotys). Con importes mayores, las autoridades fiscales esperan una factura o un recibo.
Qué se puede registrar sin factura
Gastos en los que no se exige factura
Algunos gastos se pueden documentar sin factura IVA:
- Dietas y asignaciones por viajes de servicio — sobre la base de la liquidación del desplazamiento (no factura del hotel),
- Amortización — dotación calculada sobre el valor inicial del bien de equipo, no documentada con factura cada mes,
- Consumo de materiales — materiales introducidos en el almacén con factura, consumidos sin documentos adicionales,
- Gastos financieros — comisiones bancarias confirmadas por extracto bancario,
- Intereses del préstamo — confirmados por el cuadro de amortización y el extracto.
Gastos en los que se exige factura (o prueba equivalente)
- Compra de mercancías — factura o documento aduanero,
- Servicios de terceros — factura o recibo,
- Combustible, mantenimiento, reparaciones del vehículo — factura o ticket con NIP hasta 450 zł,
- Equipos y mobiliario — factura,
- Alquiler de local — factura o contrato de alquiler.
Errores frecuentes
- Ticket corriente sin NIP — no es un documento contable. Hay que pedir un ticket con NIP o una factura.
- Nota en lugar de factura con gastos importantes — las autoridades fiscales cuestionan las notas con importes superiores a algunos cientos de złotys. Donde es posible una factura, hay que obtenerla.
- Falta de descripción de la finalidad — una nota de compra sin explicar el vínculo con la actividad carece de valor como documento contable.
- Fecha del documento y fecha de pago — desde 2026 (art. 22 apartado 6b) el día de devengo del gasto es la fecha de emisión del documento, no la fecha de pago. Hay que tenerlo en cuenta con los gastos de cierre de año.
- Deducción del IVA de la nota — la nota de compra no es un documento de IVA. No se puede deducir el IVA, aunque el IVA estuviera incluido en el precio.
- Factura simplificada por encima de 450 zł — un ticket con NIP por encima de 450 zł no es factura simplificada. Hace falta una factura completa.
Preguntas frecuentes
¿Un ticket corriente sin NIP se puede registrar en el KPiR?
No. Un ticket corriente sin NIP no es un documento contable. Hay que pedir un ticket con NIP (hasta 450 zł) o una factura IVA.
¿Se puede hacer una nota de compra para cualquier importe?
Teóricamente sí, pero en la práctica las notas se aceptan con gastos menores (hasta algunos cientos de złotys). Con importes mayores, las autoridades fiscales esperan una factura o un recibo.
¿Se puede deducir el IVA de una nota de compra?
No. La nota no es un documento de IVA y no da derecho a la deducción del IVA.
¿Un recibo (no factura) basta para el KPiR?
Sí. Un recibo emitido por una persona física que no es contribuyente del IVA es un documento contable en el KPiR. Sin embargo, no da derecho a la deducción del IVA (porque no lleva IVA).
¿Un anticipo del empleado requiere factura?
La liquidación de un anticipo (p. ej. dieta, asignación por viaje) no requiere factura del empleado — basta con la liquidación del desplazamiento elaborada por el empresario.
Fuentes
- Ley del PIT — art. 22 apartado 1 y apartado 6b (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.)
- Ley del IVA — art. 106e apartado 5 pkt 3 (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.)
- Reglamento sobre el KPiR (Dz.U. 2019 poz. 2544)
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Este material tiene carácter informativo. La documentación de gastos debe adaptarse a la situación individual.
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