Contrato de trabajo: confirmación escrita antes de permitir el inicio del trabajo

Si el contrato de trabajo no se ha celebrado por escrito, el empleador debe confirmar por escrito al trabajador lo acordado sobre las partes del contrato, el tipo de contrato y sus condiciones antes de permitir que el trabajador comience a trabajar. Así describe el alcance y el momento de la confirmación la Inspección Estatal de Trabajo de Polonia (PIP).

Esta guía trata de la obligación de documentar lo acordado. No sirve para evaluar la validez de un contrato concreto ni para determinar si existe una relación laboral en una situación particular.

Qué abarca la confirmación de lo acordado

El alcance indicado por la PIP comprende tres ámbitos:

• las partes del contrato;
• el tipo de contrato;
• las condiciones del contrato.

Por tanto, no basta con dejar constancia de que una persona va a comenzar a trabajar. La confirmación debe recoger lo acordado en esos ámbitos y entregarse antes de permitir el inicio del trabajo.

Datos y condiciones básicos del contrato

Según la PIP, el contrato de trabajo debe especificar:

• las partes del contrato;
• la dirección de la sede del empleador o, si el empleador es una persona física y no tiene sede, su domicilio;
• el tipo de contrato;
• la fecha de celebración del contrato;
• las condiciones de trabajo y remuneración, en particular las que se enumeran a continuación.

Entre las condiciones básicas de trabajo y remuneración se encuentran:

• el tipo de trabajo;
• el lugar o los lugares de realización del trabajo;
• la remuneración correspondiente al tipo de trabajo, indicando sus componentes;
• la jornada de trabajo pactada;
• el día de inicio del trabajo.

Esta es una explicación de los elementos básicos comunes, no una lista exhaustiva para todos los tipos de contrato. Los elementos específicos de los contratos de prueba y de duración determinada, así como las reglas para establecer su duración, quedan fuera del alcance de esta guía.

Comparación voluntaria entre lo acordado y el documento

Como ayuda organizativa, proponemos comparar lo acordado con el contenido del documento. Se pueden revisar las siguientes preguntas, una por una:

• ¿Los datos de las partes y la dirección del empleador coinciden con lo acordado?
• ¿El tipo de contrato y su fecha de celebración se han consignado conforme a lo acordado?
• ¿La descripción del trabajo y el lugar o los lugares donde se realizará coinciden con lo acordado?
• ¿Se han consignado la remuneración acordada y sus componentes?
• ¿La jornada de trabajo y el día de inicio coinciden con lo acordado?

Esta es una recomendación organizativa voluntaria, no un formulario oficial, un modelo de contrato ni una lista completa de las obligaciones del empleador. No sustituye la obligación de confirmar por escrito lo acordado cuando el contrato no se haya celebrado por escrito.

No confundir la confirmación con la información sobre las condiciones de empleo

La confirmación escrita de lo acordado antes de permitir el inicio del trabajo debe distinguirse de la información separada sobre las condiciones de empleo. La guía de la PIP establece para esta información plazos máximos de 7 y 30 días desde el día en que se permite al trabajador comenzar a trabajar, según el contenido de la información.

El plazo de 30 días corresponde a la información indicada en la fuente sobre las instituciones y la protección relacionadas con la seguridad social; la fuente establece una excepción cuando el trabajador elige la institución de seguridad social. Aquí no se detalla el contenido de esa información separada.

Los plazos de 7 y 30 días no son plazos para confirmar lo acordado en el contrato. Si el contrato no se ha celebrado por escrito, la confirmación de las partes, el tipo y las condiciones del contrato debe efectuarse antes de permitir que el trabajador comience a trabajar.