ZAS-DF o ZAS-DFU para el titular de una JDG: cómo preparar una solicitud de acreditación oficial de ingresos

El titular de una actividad económica individual (JDG) que prepare una solicitud de acreditación oficial de datos del PIT debería determinar primero qué información y qué período exige el destinatario. ZAS-DF y ZAS-DFU tienen alcances distintos.

ZAS-DF frente a ZAS-DFU

La guía del Ministerio de Finanzas sobre la cuenta de una persona física en e-Urząd Skarbowy describe estos documentos de la siguiente manera:

• ZAS-DF: «certificado sobre la cuantía de la renta del contribuyente en el PIT» (zaświadczenie o wysokości dochodu podatnika w PIT).
• ZAS-DFU: «certificado sobre la cuantía de los ingresos brutos, la renta, el impuesto debido y las cotizaciones de seguro consignadas en el PIT» (zaświadczenie o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz składek na ubezpieczenie wykazane w PIT).

Si el destinatario exige únicamente la cuantía de la renta (dochód) en el PIT, el alcance de ZAS-DF puede corresponder a esa petición. Si también exige los ingresos brutos (przychód), el impuesto debido o las cotizaciones de seguro consignadas en el PIT, debe considerarse ZAS-DFU. Conviene confirmar la elección definitiva con el destinatario: la denominación del formulario no garantiza por sí sola que el documento sea aceptado ni que cumpla los requisitos internos del destinatario.

Los ingresos brutos, la renta y las cotizaciones consignadas son datos distintos

En la descripción de ZAS-DFU, el Ministerio de Finanzas enumera por separado:

• los ingresos brutos (przychód);
• la renta (dochód);
• el impuesto debido;
• las cotizaciones de seguro consignadas en el PIT.

A efectos de elegir el certificado, «ingresos brutos» y «renta» no deben tratarse como nombres de un mismo dato. Las cotizaciones constituyen otra categoría, y la descripción de ZAS-DFU se refiere específicamente a las cotizaciones consignadas en el PIT.

La descripción oficial del alcance de los formularios no permite determinar cómo se reflejará una modalidad tributaria concreta de la JDG en las distintas posiciones del certificado. La presentación de la solicitud tampoco garantiza la acreditación de importes corrientes que todavía no se hayan consignado en la declaración del PIT. Si el destinatario pide esos datos, antes de presentar la solicitud conviene acordar con él qué documento y qué período exige.

Lista hipotética de preparación

La lista siguiente es únicamente un consejo organizativo. No es una relación de campos obligatorios del formulario ni de requisitos adicionales de la administración.

Antes de elegir ZAS-DF o ZAS-DFU, se puede preguntar al destinatario:

• qué año o período exacto debe acreditarse;
• si exige la renta o también los ingresos brutos;
• si necesita información sobre el impuesto debido;
• si necesita las cotizaciones de seguro consignadas en el PIT;
• si ha indicado expresamente ZAS-DF o ZAS-DFU;
• si aceptará un documento electrónico provisto de la firma electrónica cualificada de un empleado público;
• qué plazo ha fijado para la entrega del documento.

Ejemplo organizativo: si el destinatario pide «renta y cotizaciones», se le puede solicitar que confirme el período y aclare si también exige los ingresos brutos y el impuesto debido. Esa descripción apunta al alcance más amplio de ZAS-DFU, pero no determina que el destinatario vaya a aceptar el documento ni que la administración pueda acreditar los datos solicitados para el período indicado.

Cómo puede presentarse la solicitud

De acuerdo con la guía oficial del Ministerio de Finanzas sobre certificados tributarios, la solicitud puede presentarse:

• mediante el servicio e-Urząd Skarbowy, utilizando un formulario preparado y cumplimentado previamente;
• mediante la aplicación eUS, utilizando un formulario preparado y cumplimentado previamente;
• mediante e-Doręczenia;
• en papel, personalmente en una oficina tributaria;
• en papel, enviándola por correo postal.

La solicitud en papel debe firmarse de forma manuscrita en el espacio previsto para ello.

Las formas de acceso al servicio se describen en la guía existente «e-Urząd Skarbowy para una JDG: formas de inicio de sesión, acceso a los servicios y representación». Este artículo no repite los requisitos de inicio de sesión.

Si la solicitud necesaria no aparece en la lista de documentos, las directrices oficiales permiten presentar en e-Urząd Skarbowy un escrito general (Pismo ogólne) que indique qué certificado se necesita. Al escrito puede adjuntarse una solicitud preparada y firmada.

La representación es una cuestión separada

La solicitud puede presentarse personalmente o por medio de un representante. Las directrices oficiales distinguen entre un poder general y un poder especial. Si se ha designado debidamente a un representante, el certificado o la resolución se entrega a ese representante.

La representación no debe confundirse con el inicio de sesión ni con el mero acceso técnico a e-Urząd Skarbowy. La posibilidad de actuar en nombre del contribuyente requiere la autorización correspondiente.

Las tasas estándar dependen del canal

Según la información oficial del Ministerio de Finanzas sobre solicitudes y tasas:

• no se cobra la tasa administrativa cuando la solicitud se presenta mediante e-Urząd Skarbowy o la aplicación eUS;
• cuando se presenta en papel o mediante e-Doręczenia, la tasa estándar para los demás certificados, incluido el certificado de renta y cotizaciones, es de 17 PLN.

Estas son las reglas y cuantías estándar indicadas en la guía oficial. No determinan si en un caso concreto puede resultar aplicable otra causa de exención de la tasa.

Siete días significa una respuesta, no la garantía de un certificado

La guía oficial indica que, en un plazo de 7 días desde la presentación de la solicitud, el solicitante recibirá:

• el certificado; o
• una resolución, por ejemplo, de denegación de la expedición del certificado o de un certificado con el contenido solicitado.

Por tanto, el plazo se refiere a la respuesta de la administración. No constituye una promesa de expedición inmediata ni garantiza que se emita un certificado exactamente con el contenido solicitado. La presentación de la solicitud tampoco garantiza que el destinatario acepte el documento.

Entrega y conservación del original electrónico

El certificado o la resolución puede entregarse:

• electrónicamente, en la cuenta de e-Urząd Skarbowy o en la dirección de entrega electrónica;
• en papel, por correo postal o mediante recogida personal en la oficina.

El documento recibido electrónicamente lleva la firma electrónica cualificada de un empleado de la administración. Según la guía oficial, esa firma confirma la autenticidad del documento y tiene la misma fuerza jurídica que una firma manuscrita.

Consejo organizativo, no un campo obligatorio ni un requisito adicional de la solicitud: después de recibir un documento electrónico, conviene conservar el archivo original descargado junto con su firma, y no únicamente una impresión, una captura de pantalla o una imagen. Puede prepararse por separado una copia de trabajo, manteniendo sin modificaciones el archivo recibido.