Renvoyer une facture ou obtenir un duplicata en Pologne en 2026
Facture perdue : comment demander une copie, quelles mentions sont requises lors de sa réémission et ce qui change avec KSeF.
En 2026, renvoyer une facture ne signifie pas automatiquement émettre un nouveau document avec la mention « DUPLIKAT ». Pour les factures structurées stockées dans KSeF, perdre le PDF ne signifie pas que la facture a disparu du système.
Facture hors KSeF
Si une facture électronique est perdue, le vendeur la met de nouveau à disposition à la demande de l’acheteur. Une facture papier perdue est réémise à partir de l’exemplaire conservé. L’article 106l de la loi polonaise sur la TVA distingue la remise à disposition d’un fichier de la réémission d’une facture.
Cela ne crée pas une nouvelle vente, une nouvelle obligation de TVA ou une deuxième facture. Vous ne devez pas attribuer un nouveau numéro de facture simplement parce que le fichier a été renvoyé.
Une facture réémise doit comporter une date d’émission ; la mention polonaise « DUPLIKAT » est facultative (article 106l, paragraphe 5). Réémettre une facture est différent de renvoyer le même fichier.
Facture en KSeF
La facture structurée est disponible dans le système sous le numéro KSeF. Une deuxième facture structurée n’est pas émise en double de la même vente.
Si l'acheteur n'a pas accès à KSeF, le vendeur lui donne accès de la manière requise pour une transaction donnée, par exemple en lui fournissant une visualisation avec le code QR approprié. Le retéléchargement ou le partage de la même facture ne crée pas de nouveau numéro KSeF.
Déduction de la TVA
Le droit à déduction dépend du respect des conditions de la loi polonaise sur la TVA et du moment de réception de la facture, et non de l'inscription « duplicata ». Si la TVA a déjà été déduite du document original reçu, la nouvelle réception ne donne pas lieu à une seconde déduction.
Lorsque les données ou les montants sont incorrects
La copie doit reproduire la même facture. Les erreurs ne sont pas corrigées lorsque le fichier est renvoyé. Demandez une facture rectificative au vendeur. Depuis le 1er février 2026, les notes de correction émises par l’acheteur (« nota korygująca ») ont été supprimées ; l’article 106k de la loi polonaise sur la TVA a été abrogé.
FAQ
Le vendeur m’a envoyé la facture deux fois. Dois-je la comptabiliser à nouveau ?
Comparez le numéro de facture, le vendeur et les montants avec le document déjà comptabilisé. Pour une facture KSeF, vérifiez aussi le numéro KSeF. Recevoir la même facture une seconde fois ne constitue ni un nouvel achat ni un droit à une seconde déduction de TVA.
Quelles informations donner pour demander une nouvelle copie ?
Indiquez le numéro et la date de la facture, si vous les connaissez, ainsi que les coordonnées de votre entreprise. Sans le numéro, précisez la date d’achat et le montant pour aider le vendeur à retrouver le document. Ne demandez pas un nouveau numéro pour la même vente.
J’ai perdu le PDF d’une facture KSeF. Faut-il une nouvelle facture ?
Non. Si vous avez accès à cette facture dans KSeF, téléchargez-la à nouveau. Si le vendeur vous la transmet hors du système, demandez-lui de remettre la même facture à votre disposition. Il n’est pas nécessaire d’en créer une seconde pour cette vente.
Puis-je corriger moi-même les informations dans le PDF ?
Ne modifiez pas le fichier. Signalez l’erreur au vendeur et demandez la correction appropriée. Un PDF modifié par vos soins ne remplace pas une facture rectificative.
Sources
- Loi TVA - ELI, art. 106e et réglementation sur KSeF
- Loi polonaise sur la TVA — texte à jour, articles 106j–106l
- Manuel KSeF 2.0 — émission et réception des factures
- KSeF - informations du ministère des Finances
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