Duplicata de facture en Pologne (2026) — quand et comment l'émettre
Duplicata de facture en 2026. Différence entre duplicata et copie, quand l'émettre, quels éléments il doit contenir, TVA et KSeF. Guide pratique avec exemples.
Le client signale qu'il n'a pas reçu la facture ? Ou il a perdu l'original ? Vous devez émettre un duplicata. Mais attention — le duplicata n'est pas une copie. C'est un document distinct avec ses propres exigences. Et une erreur de terminologie peut vous coûter la déduction de la TVA.
Dans ce guide, j'explique les règles du duplicata de facture en 2026.
Duplicata vs copie — quelle différence ?
Duplicata de facture vs copie — quelle est la différence ?
Le duplicata est un document légal complet remplaçant l’original. La copie n’est qu’un document reproduit sans force juridique. Découvrez les différences clés pour la comptabilité et les impôts.
Remplace une facture originale perdue ou détruite. Il a la même force juridique.
- ✓Document légal remplaçant l’original
- ✓Mot obligatoire « DUPLIKAT »
- ✓Date d’émission du duplicata
- ✓Référence au numéro de facture originale
- ✓Force comptable et fiscale complète
C’est simplement un original reproduit. Il ne remplace pas une facture et ne constitue pas un document comptable.
- ✗Impression / scan / photo ordinaire
- ✗Peut contenir les données du vendeur (NIP)
- ✗N’est pas un document légal
- ✗Ne donne pas droit à déduction de TVA ni charge
Comparaison complète
| Caractéristique | Duplicata | Copie |
|---|---|---|
| Statut juridique | Document légal | Sans force juridique |
| Mot « DUPLIKAT » | Obligatoire | Absent |
| Date d’émission | Nouvelle date du duplicata | Date de l’original |
| Référence à l’original | Numéro de facture originale | Absent |
| Déduction de TVA | Oui | Non |
| Comptabilité | Oui — document complet | Non |
Règle clé : Le duplicata de facture doit contenir le mot « DUPLIKAT », la date de son émission et la référence au numéro de facture originale. Sans ces éléments, le document n’est pas un duplicata — seulement une copie sans force juridique.
Perdu une facture ou reçu une copie au lieu d’un duplicata ?
Je peux aider →Informations basées sur l’Art. 106m de la Loi sur la TVA et les règles comptables. Le duplicata de facture est émis à la demande de l’acheteur ou en cas de perte de l’original.
La copie de facture
Une copie est simplement la reproduction de la facture originale. Elle n'a pas de force juridique — ce n'est pas un document comptable.
Le duplicata de facture
Le duplicata est un document qui remplace l'original dans le circuit juridique et comptable. Il a la même force que l'original.
Quand émettre un duplicata ?
Vous émettez un duplicata quand :
- L'original a été perdu ou détruit
- Le client n'a pas reçu la facture
- Le client demande le renvoi avec la mention « duplicata »
Délai
Il n'y a pas de délai légal — vous l'émettez à la demande du client. Mais le plus rapidement possible, pour que le client puisse déduire la TVA et enregistrer la charge.
Que doit contenir le duplicata ?
Le duplicata doit contenir tous les éléments de l'original plus :
- Le mot « DUPLICATA » sur le document
- La date d'émission du duplicata
- Le numéro de la facture originale (à laquelle le duplicata est lié)
- Toutes les données de la facture originale (vendeur, acheteur, montants, TVA)
Exemple :
DUPLICATA
Facture n° FV/2026/0123 (original du 15.01.2026)
Date d'émission du duplicata : 20.07.2026
Vendeur : [données]
Acheteur : [données]
Articles : [comme dans l'original]
Montant : 5 000 zł HT + 1 150 zł TVA = 6 150 zł TTC
Le duplicata et la TVA
Le duplicata a la même force pour la TVA que l'original :
- Vendeur : ne dépose pas de correction — la TVA a déjà été liquidée avec l'original
- Acheteur : peut déduire la TVA du duplicata (s'il ne l'a pas déduite de l'original)
Le duplicata et le KSeF
À partir de 2027 (pour les micro et petites entreprises), les factures nationales passent par le KSeF (Krajowy System e-Faktur — Système National de Factures Électroniques de Pologne). Le duplicata de facture KSeF :
- Si l'original était dans le KSeF — le duplicata doit aussi être marqué dans le système
- Le numéro KSeF du duplicata peut être lié à l'original
- Le duplicata ne génère pas de nouvelle obligation de TVA — c'est un document de remplacement
Les erreurs les plus courantes
1. Émettre une copie au lieu d'un duplicata
La copie n'est pas un document comptable. L'acheteur ne déduira pas la TVA d'une copie.
2. Absence du mot « DUPLICATA »
Sans cette mention, le document est traité comme une autre facture — double liquidation de la TVA.
3. Des montants différents de l'original
Le duplicata doit avoir des montants identiques à l'original. Si les montants diffèrent — c'est une correction (FK), pas un duplicata.
4. Absence de la date d'émission du duplicata
La date du duplicata doit être visible — à des fins de TVA et de PIT (impôt sur le revenu).
Foire aux questions
Puis-je émettre un duplicata après un an ?
Oui. Il n'y a pas de délai. Mais le client peut avoir un problème avec la déduction de la TVA (délai de 3 ans).
Le duplicata génère-t-il de la TVA ?
Non. La TVA a été liquidée avec l'original. Le duplicata est seulement un document de remplacement.
Le duplicata est-il payant ?
Cela dépend de l'accord avec le client. Généralement gratuit, mais certains comptables facturent.
Le duplicata de facture KSeF est-il différent ?
Oui, dans le KSeF le duplicata peut être marqué comme lié à l'original (même numéro KSeF).
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Attention : Le duplicata de facture remplace l'original dans le circuit comptable. Il doit contenir le mot « DUPLICATA », la date d'émission et le numéro de l'original. Avant toute décision, consultez un comptable.
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