Facture proforma dans l'entreprise individuelle (JDG) en Pologne 2026 — quand l'utiliser et comment l'émettre

Qu'est-ce que la facture proforma ?

La facture proforma est une offre commerciale, non un document comptable. Elle informe le client du prix, des conditions et du délai de paiement — mais ce n'est pas une facture TVA, elle n'est pas comptabilisée en recettes et la TVA n'y est pas facturée.

Différences clés : proforma vs facture TVA

• Proforma — offre, ne génère pas de recette, ne génère pas de TVA, le client ne peut pas déduire la TVA
• Facture TVA — document comptable, génère recette et TVA, le client peut déduire la TVA
• La proforma n'a pas de numéro dans la série des factures TVA — elle a sa propre numérotation (p. ex. PROFORMA/2026/07/001)

Quand utiliser la proforma ?

1. Acompte avant de commencer le travail

Émettez une proforma avec demande de paiement d'acompte. Après réception du paiement, vous émettez la facture d'acompte.

2. Offre pour le client

La proforma est meilleure qu'une offre ordinaire, car elle ressemble à une facture et contient toutes les données comptables (votre numéro d'identification fiscale (NIP), données de l'entreprise).

3. Commande étrangère

Pour les clients étrangers, la proforma aide à confirmer les conditions de la transaction avant d'émettre la facture TVA, en particulier dans les transactions transfrontalières.

4. Négociation des prix

Le client peut payer après la proforma, mais seulement après avoir négocié le prix. Alors vous émettez la facture TVA avec le montant définitif.

Que doit contenir la proforma ?

La proforma n'a pas d'exigences légales (car elle n'est pas une facture), mais elle devrait contenir :

1. Le mot « PROFORMA » visible sur le document
2. Numéro de la proforma (numérotation propre)
3. Date d'émission
4. Données du vendeur (nom, adresse, numéro d'identification fiscale (NIP))
5. Données de l'acheteur (nom, adresse, numéro d'identification fiscale (NIP))
6. Description du bien/service
7. Quantité, prix HT, taux de TVA, montant de TVA, brut
8. Délai de paiement
9. Numéro de compte bancaire
10. Conditions de réalisation (quand vous exécuterez le service après le paiement)

Modèle de proforma

PROFORMA n° PROFORMA/2026/07/001
Date d'émission : 26.07.2026

Vendeur :
Jan Kowalski JDG
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP : 1234567890

Acheteur :
ABC Sp. z o.o.
ul. Klienta 2, 00-002 Warszawa
NIP : 9876543210

N° | Désignation | Quantité | HT | TVA | Brut
1 | Service de programmation | 1 | 5 000,00 zł | 23% | 6 150,00 zł

Total HT :    5 000,00 zł
TVA :         1 150,00 zł
Total brut :  6 150,00 zł

Délai de paiement : 7 jours
Compte : 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000

Conditions : Réalisation sous 14 jours après réception du paiement.

Pièges

1. La proforma n'est pas une facture de coût

Le client qui a payé sur la proforma NE peut PAS comptabiliser ce montant dans ses coûts. Ce n'est qu'après réception de la facture TVA qu'il peut le faire.

2. Vous ne pouvez pas émettre deux documents

N'émettez pas une proforma, puis une facture TVA pour la même transaction comme « copie ». Émettez une proforma et, après le paiement, une facture TVA.

3. Le système national de e-factures (KSeF) et la proforma

Dans le système national de e-factures (KSeF), il n'y a pas de place pour les proformas. Le système national de e-factures (KSeF) n'accepte que les factures TVA. La proforma reste un document commercial envoyé hors système (p. ex. par e-mail ou PDF).

4. La proforma et l'impôt Belka

La proforma ne génère pas de recette, donc elle n'affecte pas l'impôt. Mais attention : si le client paie sur la proforma et que vous n'émettez pas la facture TVA — l'administration peut considérer que le revenu a été généré quand même (car vous avez reçu l'argent).

5. Délai d'émission de la facture après la proforma

Après réception du paiement de la proforma, vous avez l'obligation d'émettre la facture TVA (d'acompte ou finale) :

• Facture d'acompte : jusqu'au 15 du mois suivant celui de la réception de l'acompte
• Facture finale : jusqu'au 15 du mois suivant celui de l'exécution du service

Questions fréquentes

Puis-je émettre une proforma avec TVA, puis une facture sans TVA ?

Non recommandé. Si la proforma contient la TVA et la facture non — c'est une incohérence. Si le service est exonéré de TVA, la proforma devrait aussi être « ex. » (sans TVA).

La proforma est-elle obligatoire ?

Non. La proforma est facultative. Vous pouvez émettre directement la facture TVA. Beaucoup d'entreprise individuelle (JDG) n'utilisent pas du tout les proformas.

Le client peut-il déduire la TVA de la proforma ?

Absolument pas. La proforma n'est pas une facture TVA. La TVA ne peut être déduite que d'une facture TVA (ou d'une facture d'acompte).

La proforma doit-elle comporter un numéro d'identification fiscale (NIP) ?

Ce n'est pas obligatoire, mais recommandé. Sans numéro d'identification fiscale (NIP), le client peut ne pas savoir qu'il s'agit d'un document d'entreprise.

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Avertissement : L'article a un caractère informatif — avant de prendre une décision, consultez un comptable.