Pro forma dans le JDG polonais en 2026

Qu'est-ce qu'un pro forma, quand il ne déclenche ni VAT ni revenu, que faire après le paiement et pourquoi il n'est pas envoyé à KSeF.

Un pro forma est un document commercial, pas une facture au sens de la loi sur la VAT. Il peut indiquer le prix et les coordonnées de paiement, mais il ne documente pas la vente elle-même.

À quoi sert un pro forma

Un pro forma peut servir de :

offre ou confirmation de commande,
demande de paiement,
information sur le prix, la VAT et les conditions de livraison,
document annexe dans le commerce extérieur.

Il doit porter clairement la mention « PROFORMA », pour ne pas passer pour une facture avec VAT.

Il n'existe pas de liste légale de ses éléments ni de numérotation obligatoire. En pratique, indiquez les parties, l'objet, la quantité, le prix, les conditions de paiement et la durée de validité de l'offre.

Un pro forma ne crée pas d'impôt par lui-même

La simple émission d'un pro forma ne crée ni obligation de VAT ni revenu. Tout aussi fausse est l'idée reçue que chaque facture « génère du chiffre d'affaires et de la VAT » : les moments fiscaux découlent de l'exécution de la prestation, de la livraison, de la réception du paiement et de règles particulières.

Que se passe-t-il après le paiement

La réception d'un acompte peut déclencher une obligation de VAT, mais il y a des exceptions, notamment pour certaines opérations intracommunautaires. Si une facture d'acompte est requise, elle est émise dans le délai légal.

Pour l'impôt sur le revenu, un acompte reçu n'est pas automatiquement un revenu. Il faut distinguer un paiement à valoir sur une prestation future d'un paiement définitif, et vérifier les règles applicables à l'opération.

Une fois la prestation exécutée, une facture définitive est émise si la réglementation l'exige. Tout paiement après un pro forma ne signifie pas automatiquement deux documents : une facture d'acompte et une facture finale.

KSeF

Le pro forma n'est pas envoyé à KSeF, car ce n'est pas une facture structurée. On l'envoie hors du système, par exemple en PDF.

Une facture ultérieure relève du KSeF seulement si l'opération et l'émetteur sont couverts par cette obligation.

Coût et déduction de la VAT chez le client

Un pro forma seul ne donne aucun droit à déduction de la VAT. Il ne suffit pas non plus de justificatif pour enregistrer automatiquement une charge. La régularisation se fait sur la base du bon document et de l'opération économique correspondante.

FAQ

J'ai émis un pro forma et le client a déjà payé. Que faire ?

Sur le montant reçu, la VAT naît en général avant la livraison ou l'exécution de la prestation. Si vous documentez vos ventes par des factures, émettez une facture d'acompte — au plus tard le 15e jour du mois suivant celui du paiement. Si le paiement et l'exécution tombent le même mois, aucune facture d'acompte séparée n'est nécessaire.

Peut-on régulariser la VAT ou enregistrer une charge avec un pro forma ?

Non. Un pro forma ne donne aucun droit à déduction de la VAT et n'est pas une pièce comptable. Il faut une facture (d'acompte ou définitive) ou un autre document approprié attestant l'opération économique.

Le client annule et demande le remboursement du paiement fait sur le pro forma. Comment le régler ?

Le paiement remboursé se régularise par une facture d'avoir sur la facture d'acompte, si elle a été émise. À l'impôt sur le revenu, l'acompte remboursé diminue le revenu — et vous corrigez la base VAT de la même façon.

Faut-il émettre le pro forma dans KSeF ?

Non. KSeF couvre les factures structurées, et un pro forma n'en est pas une. Vous l'envoyez au client hors du système, par exemple par e-mail en PDF. Seule la facture va dans KSeF, si l'opération et l'émetteur sont couverts par l'obligation.

Facture émise avant la livraison — de combien de temps dispose-t-on ?

Vous pouvez émettre une facture au plus tôt 60 jours avant la livraison ou l'exécution, et après l'exécution au plus tard le 15e jour du mois suivant. Le pro forma ne fait pas courir ces délais, parce qu'il n'est pas une facture.

Sources

Besoin d'aide pour la facturation ?

Oxyok tient la comptabilité des JDG polonais — à partir de 49 PLN + VAT par mois. Avant l'émission d'un document, nous vérifions que le paiement, l'acompte et les délais sont bien régularisés.

Écrivez à Paweł ou voyez la comptabilité JDG.

Information générale. L'obligation de VAT et le moment du revenu dépendent du type d'opération, du statut des parties et de l'exécution ou non de la prestation.