Proforma nel JDG polacco nel 2026
Cos'è la proforma, quando non genera VAT né reddito, cosa fare dopo il pagamento e perché non si invia a KSeF.
La proforma è un documento commerciale, non una fattura ai sensi della legge sul VAT. Può indicare il prezzo e i dati del pagamento, ma non documenta la vendita in sé.
A cosa serve la proforma
La proforma può funzionare come:
- offerta o conferma d'ordine,
- richiesta di pagamento,
- informazione su prezzo, VAT e condizioni di consegna,
- documento ausiliario nel commercio con l'estero.
Dovrebbe essere chiaramente contrassegnata «PROFORMA», così da non sembrare una fattura con VAT.
Non esiste un elenco legale dei suoi elementi né una numerazione obbligatoria. In pratica conviene indicare le parti, l'oggetto, la quantità, il prezzo, le condizioni di pagamento e la durata di validità dell'offerta.
La proforma non crea imposte da sola
La semplice emissione di una proforma non genera alcun obbligo di VAT né reddito. Altrettanto sbagliata è l'idea diffusa che ogni fattura «generi ricavi e VAT»: i momenti fiscali derivano dall'esecuzione del servizio, dalla consegna, dall'incasso e dalle regole particolari.
Cosa succede dopo il pagamento
Ricevere un acconto può far sorgere l'obbligo di VAT, ma esistono eccezioni, tra cui alcune operazioni intracomunitarie. Se è richiesta la fattura d'acconto, viene emessa entro il termine di legge.
Ai fini dell'imposta sul reddito, un acconto ricevuto non è automaticamente reddito. Bisogna distinguere un pagamento per una prestazione futura da un pagamento definitivo e verificare le regole applicabili all'operazione.
Dopo l'esecuzione del servizio si emette la fattura finale, se la normativa lo richiede. Non ogni pagamento dopo una proforma significa automaticamente due documenti: uno d'acconto e uno finale.
KSeF
La proforma non si invia a KSeF, perché non è una fattura strutturata. Si trasmette fuori dal sistema, ad esempio in PDF.
Una fattura successiva rientra in KSeF solo se quell'operazione e l'emittente sono coperti dall'obbligo.
Costo e detrazione del VAT per il cliente
La proforma da sola non dà diritto alla detrazione del VAT. Non basta nemmeno come giustificativo per registrare automaticamente un costo. La liquidazione avviene in base al documento corretto e al fatto economico corrispondente.
FAQ
Ho emesso una proforma e il cliente ha già pagato. Cosa faccio?
Sull'importo ricevuto, il VAT di norma nasce prima della consegna o dell'esecuzione del servizio. Se documenti le vendite con fatture, emetti la fattura d'acconto — al più tardi il giorno 15 del mese successivo a quello del pagamento. Se pagamento ed esecuzione cadono nello stesso mese, non serve una fattura d'acconto separata.
Si può liquidare il VAT o registrare un costo con una proforma?
No. La proforma non dà diritto alla detrazione del VAT e non è un documento contabile. Serve una fattura (d'acconto o finale) oppure un altro documento adeguato che attesti il fatto economico.
Il cliente annulla e chiede la restituzione del pagamento fatto sulla proforma. Come si liquida?
L'importo restituito si liquida con una nota di credito sulla fattura d'acconto, se è stata emessa. Nell'imposta sul reddito, l'acconto restituito riduce il reddito — e la base imponibile del VAT si corregge allo stesso modo.
La proforma va emessa in KSeF?
No. KSeF riguarda le fatture strutturate, e la proforma non lo è. La invii al cliente fuori dal sistema, ad esempio via e-mail in PDF. In KSeF va solo la fattura, se quell'operazione e l'emittente sono coperti dall'obbligo.
Fattura emessa prima della consegna — quanto tempo ho?
Puoi emettere la fattura al massimo 60 giorni prima della consegna o dell'esecuzione e, dopo l'esecuzione, al più tardi il giorno 15 del mese successivo. La proforma non fa decorrere questi termini, perché non è una fattura.
Fonti
- Podatki.gov.pl — quando nasce l'obbligo tributario nel VAT
- Legge sul VAT, Dz.U. 2025 poz. 775 — art. 19a, 106b, 106i e 106j (ELI)
- KSeF — informazioni del Ministero delle Finanze
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Informazione generale. L'obbligo di VAT e il momento del reddito dipendono dal tipo di operazione, dallo stato delle parti e dall'avvenuta esecuzione del servizio.