Fattura proforma nella ditta individuale (JDG) in Polonia 2026 — quando usarla e come emetterla
Fattura proforma nella ditta individuale (JDG) in Polonia nel 2026. Differenze tra proforma e fattura IVA, quando emetterla, modello, insidie. Guida pratica.
La fattura proforma è un documento che non è una vera fattura — ma spesso viene confusa con la fattura IVA. Molte ditte individuali (JDG) usano la proforma in modo scorretto, con conseguenti problemi con la contabilità e l'ufficio fiscale.
In questa guida spieghiamo cos'è la proforma, quando conviene usarla e cosa deve contenere.
Fattura proforma vs fattura IVA — differenze
La fattura proforma è un documento informativo (offerta) che non si contabilizza. La fattura IVA è un documento contabile che conferma una vendita. Si usa la proforma prima del pagamento, la fattura IVA dopo la vendita.
Proforma vs fattura IVA — confronto
- ✓Il cliente chiede un documento prima dell’acconto
- ✓Vuoi confermare le condizioni prima della consegna
- ✓Vendita a un nuovo cliente (sicurezza)
- ▸Dati del venditore e dell’acquirente (NIP, nome, indirizzo)
- ▸Data di emissione e data di scadenza
- ▸Descrizione di beni/servizi, quantità, prezzo unitario
- ▸Importo lordo ripartito per aliquota IVA
- ▸Numero di conto bancario per il bonifico
Importante: La proforma non è un documento fiscale — non la contabilizzi e non l’includi nel JPK. Dopo aver ricevuto il pagamento, emetti una fattura IVA (o di acconto). Conservi la proforma solo a scopo informativo.
Non sei sicuro di quale documento emettere?
Controlliamo →Informazioni basate sull’art. 2 e sull’art. 106a–106i della Legge IVA (al 2026). La proforma non è regolamentata come documento a sé stante nella Legge IVA. La pratica di mercato ne indica il carattere informativo. Non costituisce consulenza fiscale.
Cos'è la fattura proforma?
La fattura proforma è un'offerta commerciale, non un documento contabile. Informa il cliente del prezzo, delle condizioni e del termine di pagamento — ma non è una fattura IVA, non si registra tra i ricavi e non genera IVA.
Differenze chiave: proforma vs fattura IVA
- Proforma — offerta, non genera ricavo, non genera IVA, il cliente non può detrarre l'IVA
- Fattura IVA — documento contabile, genera ricavo e IVA, il cliente può detrarre l'IVA
- La proforma non ha numero nella serie delle fatture IVA — ha una sua numerazione (es. PROFORMA/2026/07/001)
Quando usare la proforma?
1. Acconto prima dell'inizio del lavoro
Emetti una proforma con richiesta di pagamento di un acconto. Dopo aver ricevuto il versamento emetti la fattura di acconto.
2. Offerta al cliente
La proforma è migliore di un'offerta semplice, perché sembra una fattura e contiene tutti i dati contabili (il tuo numero di identificazione fiscale (NIP), i dati dell'azienda).
3. Ordine estero
Per i clienti esteri la proforma aiuta a confermare le condizioni della transazione prima di emettere la fattura IVA, soprattutto nelle transazioni cross-border.
4. Negoziazione del prezzo
Il cliente può pagare dopo la proforma, ma solo dopo aver negoziato il prezzo. Allora emetti la fattura IVA con l'importo definitivo.
Cosa deve contenere la proforma?
La proforma non ha requisiti di legge (poiché non è una fattura), ma dovrebbe contenere:
- La parola „PROFORMA" visibile sul documento
- Il numero della proforma (numerazione propria)
- La data di emissione
- I dati del cedente (nome, indirizzo, numero di identificazione fiscale (NIP))
- I dati del cessionario (nome, indirizzo, numero di identificazione fiscale (NIP))
- La descrizione del bene/servizio
- Quantità, prezzo netto, aliquota IVA, importo IVA, lordo
- Il termine di pagamento
- Il numero di conto bancario
- Le condizioni di esecuzione (quando eseguirai il servizio dopo il versamento)
Modello di proforma
PROFORMA nr PROFORMA/2026/07/001
Data di emissione: 26.07.2026
Cedente:
Jan Kowalski JDG
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 1234567890
Cessionario:
ABC Sp. z o.o.
ul. Klienta 2, 00-002 Warszawa
NIP: 9876543210
N. | Denominazione | Quantità | Netto | IVA | Lordo
1 | Servizio di programmazione | 1 | 5.000,00 zł | 23% | 6.150,00 zł
Totale netto: 5.000,00 zł
IVA: 1.150,00 zł
Totale lordo: 6.150,00 zł
Termine di pagamento: 7 giorni
Conto: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000
Condizioni: Esecuzione entro 14 giorni dal ricevimento del versamento.
Insidie
1. La proforma non è una fattura di costo
Il cliente che ha pagato dopo una proforma NON può iscrivere quell'importo tra i propri costi. Solo dopo aver ricevuto la fattura IVA può farlo.
2. Non puoi emettere due documenti
Non emettere una proforma e poi una fattura IVA per la stessa transazione come „copia". Emetti una proforma e, dopo il pagamento — una fattura IVA.
3. Il sistema nazionale di e-fatture (KSeF) e la proforma
Nel sistema nazionale di e-fatture (KSeF) non c'è spazio per le proforma. Il sistema nazionale di e-fatture (KSeF) accetta solo fatture IVA. La proforma resta un documento commerciale inviato al di fuori del sistema (es. per e-mail o PDF).
4. Proforma e imposta Belka
La proforma non genera ricavo, quindi non incide sull'imposta. Ma attenzione: se il cliente paga dopo la proforma e tu non emetti la fattura IVA — l'ufficio può considerare che il ricaro sia comunque sorto (poiché hai ricevuto il denaro).
5. Termine di emissione della fattura dopo la proforma
Dopo aver ricevuto il pagamento dalla proforma hai l'obbligo di emettere la fattura IVA (di acconto o finale):
- Fattura di acconto: entro il giorno 15 del mese successivo a quello di ricezione dell'acconto
- Fattura finale: entro il giorno 15 del mese successivo a quello di esecuzione del servizio
FAQ
Posso emettere una proforma con IVA e poi una fattura senza IVA?
Non è consigliato. Se la proforma contiene IVA e la fattura no — è un'incongruenza. Se il servizio è esente da IVA, anche la proforma dovrebbe essere „esz." (senza IVA).
La proforma è obbligatoria?
No. La proforma è facoltativa. Puoi emettere subito la fattura IVA. Molte ditte individuali (JDG) non usano affatto le proforma.
Il cliente può detrarre l'IVA dalla proforma?
Assolutamente no. La proforma non è una fattura IVA. L'IVA si può detrarre solo dalla fattura IVA (o dalla fattura di acconto).
La proforma deve avere il numero di identificazione fiscale (NIP)?
Non è richiesto, ma è consigliato. Senza numero di identificazione fiscale (NIP) il cliente potrebbe non sapere che si tratta di un documento aziendale.
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Disclaimer: L'articolo ha carattere informativo — prima di decidere consulta un commercialista.
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