Contratto di lavoro: conferma scritta prima di ammettere il lavoratore al lavoro

Se il contratto di lavoro non è stato concluso in forma scritta, il datore di lavoro deve confermare per iscritto al lavoratore gli accordi relativi alle parti, al tipo di contratto e alle sue condizioni prima di ammetterlo al lavoro. Questo è l'ambito e il momento della conferma descritti dall'Ispettorato nazionale del lavoro polacco (PIP).

Questa guida riguarda l'obbligo di documentare gli accordi. Non serve a valutare la validità di un singolo contratto né a stabilire se, in una situazione concreta, esista un rapporto di lavoro.

Che cosa comprende la conferma degli accordi

L'ambito indicato dal PIP comprende tre elementi:

• le parti del contratto;
• il tipo di contratto;
• le condizioni del contratto.

Non si tratta quindi soltanto di annotare che una determinata persona inizierà a lavorare. La conferma deve comprendere gli accordi indicati e deve essere consegnata prima che il lavoratore sia ammesso al lavoro.

Dati e condizioni fondamentali del contratto

Secondo il PIP, il contratto di lavoro deve indicare:

• le parti del contratto;
• l'indirizzo della sede del datore di lavoro oppure, se il datore di lavoro è una persona fisica e non ha una sede, il suo indirizzo di residenza;
• il tipo di contratto;
• la data di conclusione del contratto;
• le condizioni di lavoro e retributive, in particolare quelle elencate di seguito.

Tra le condizioni fondamentali di lavoro e retributive rientrano:

• il tipo di lavoro;
• il luogo o i luoghi di svolgimento del lavoro;
• la retribuzione corrispondente al tipo di lavoro, con l'indicazione delle sue componenti;
• la durata dell'orario di lavoro;
• il giorno di inizio del lavoro.

Questa è una descrizione degli elementi fondamentali comuni, non un elenco esaustivo per ogni tipo di contratto. Gli elementi specifici dei contratti di prova e a tempo determinato, nonché le regole per determinarne la durata, restano fuori dall'ambito di questa guida.

Confronto facoltativo tra gli accordi e il documento

Come ausilio organizzativo, proponiamo di confrontare gli accordi con il contenuto del documento. Si possono esaminare, nell'ordine, le seguenti domande:

• I dati delle parti e l'indirizzo del datore di lavoro corrispondono agli accordi?
• Il tipo di contratto e la data della sua conclusione sono stati riportati conformemente agli accordi?
• La descrizione del lavoro e il luogo o i luoghi in cui sarà svolto corrispondono agli accordi?
• Sono state riportate la retribuzione concordata e le sue componenti?
• La durata dell'orario di lavoro e il giorno di inizio corrispondono agli accordi?

Si tratta di una raccomandazione organizzativa facoltativa, non di un modulo ufficiale, di un modello di contratto o di un elenco completo degli obblighi del datore di lavoro. Non sostituisce l'obbligo di confermare per iscritto gli accordi quando il contratto non è stato concluso in forma scritta.

Non confondere la conferma con l'informativa sulle condizioni di impiego

La conferma scritta degli accordi prima di ammettere il lavoratore al lavoro va distinta dalla separata informativa sulle condizioni di impiego. Per questa informativa, la guida del PIP indica termini di non oltre 7 e 30 giorni dal giorno in cui il lavoratore è stato ammesso al lavoro, a seconda dell'ambito delle informazioni.

Il termine di 30 giorni riguarda le informazioni indicate nella fonte sulle istituzioni di sicurezza sociale e sulla protezione connessa alla sicurezza sociale; la fonte prevede un'eccezione quando è il lavoratore a scegliere l'istituzione di sicurezza sociale. Qui non esaminiamo in dettaglio il contenuto di queste informazioni separate.

I termini di 7 e 30 giorni non sono i termini per confermare gli accordi contrattuali. Se il contratto non è stato concluso in forma scritta, la conferma delle parti, del tipo di contratto e delle sue condizioni deve avvenire prima di ammettere il lavoratore al lavoro.