Umowa o pracę: pisemne potwierdzenie przed dopuszczeniem do pracy

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Tak zakres i moment potwierdzenia opisuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Ten poradnik dotyczy obowiązku udokumentowania ustaleń. Nie służy do oceny ważności konkretnej umowy ani do rozstrzygania, czy w konkretnej sytuacji istnieje stosunek pracy.

Co obejmuje potwierdzenie ustaleń

Zakres wskazany przez PIP obejmuje trzy obszary:

• strony umowy;
• rodzaj umowy;
• warunki umowy.

Nie chodzi więc wyłącznie o zapis, że dana osoba ma rozpocząć pracę. Potwierdzenie powinno obejmować wskazane ustalenia, a termin jego przekazania przypada przed dopuszczeniem do pracy.

Podstawowe dane i warunki w umowie

Według PIP umowa o pracę powinna określać:

• strony umowy;
• adres siedziby pracodawcy, a jeżeli pracodawca jest osobą fizyczną i nie posiada siedziby — jego adres zamieszkania;
• rodzaj umowy;
• datę zawarcia umowy;
• warunki pracy i płacy, w szczególności wymienione poniżej.

Do podstawowych warunków pracy i płacy należą:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy.

To omówienie podstawowych elementów wspólnych, nie wyczerpujący wykaz dla każdego rodzaju umowy. Szczegółowe elementy dotyczące umów próbnych i terminowych oraz zasady ustalania ich długości pozostają poza zakresem tego poradnika.

Dobrowolne porównanie ustaleń z dokumentem

Jako pomoc organizacyjną proponujemy porównać ustalenia z treścią dokumentu. Można przejść kolejno przez następujące pytania:

• Czy dane stron i adres pracodawcy odpowiadają ustaleniom?
• Czy rodzaj umowy oraz data jej zawarcia zostały zapisane zgodnie z ustaleniami?
• Czy opis pracy oraz miejsce lub miejsca jej wykonywania są zgodne z ustaleniami?
• Czy zapisano uzgodnione wynagrodzenie i jego składniki?
• Czy wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia odpowiadają ustaleniom?

To dobrowolna rekomendacja organizacyjna, a nie urzędowy formularz, wzór umowy ani pełna lista obowiązków pracodawcy. Nie zastępuje obowiązku pisemnego potwierdzenia ustaleń, gdy umowa nie została zawarta na piśmie.

Nie myl potwierdzenia z informacją o warunkach zatrudnienia

Pisemne potwierdzenie ustaleń przed dopuszczeniem do pracy trzeba odróżnić od odrębnej informacji o warunkach zatrudnienia. W poradniku PIP dla tej informacji wskazano terminy nie później niż 7 i 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy — zależnie od zakresu informacji.

Termin 30 dni dotyczy wskazanych w źródle informacji o instytucjach i ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym; źródło zastrzega wyjątek, gdy pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. Szczegółowego zakresu tych odrębnych informacji tutaj nie omawiamy.

Terminy 7 i 30 dni nie są terminami na potwierdzenie ustaleń umowy. Jeśli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, potwierdzenie stron, rodzaju i warunków umowy ma nastąpić przed dopuszczeniem pracownika do pracy.