Проформа в польской JDG в 2026 году

Что такое проформа, когда она не создает VAT и дохода, что делать после оплаты и почему ее не отправляют в KSeF.

Проформа — это коммерческий документ, а не счет-фактура в понимании Закона о VAT. В нем могут быть указаны цена и платежные реквизиты, но саму продажу он не подтверждает.

Для чего нужна проформа

Проформа может служить:

предложением или подтверждением заказа,
запросом на оплату,
информацией о цене, VAT и условиях поставки,
вспомогательным документом во внешней торговле.

Она должна быть четко помечена «ПРОФОРМА», чтобы не выглядеть как счет-фактура с VAT.

Закона, который задавал бы перечень ее обязательных реквизитов или нумерацию, нет. На практике стоит указать стороны, предмет, количество, цену, условия оплаты и срок действия предложения.

Проформа не создает налог сама по себе

Само выставление проформы не создает обязательств по VAT и не приносит дохода. Верно и обратное: расхожее мнение, будто каждый счет-фактура сам «приносит выручку и VAT», ошибочно — налоговые моменты вытекают из оказания услуги, поставки, получения оплаты и особых правил.

Что происходит после оплаты

Получение аванса может создать обязанность по VAT, но есть исключения, в том числе для некоторых операций внутри Сообщества. Если нужна авансовая счет-фактура, ее выставляют в установленный законом срок.

Для НДФЛ полученный аванс — не всегда доход. Нужно отличать платеж в счет будущей услуги от окончательного платежа и проверять правила, применимые к этой операции.

После выполнения услуги выставляется окончательный счет-фактура, если этого требует закон. Не каждый платеж по проформе автоматически означает два документа: авансовый и окончательный.

KSeF

Проформа не отправляется в KSeF, потому что не является структурированным счетом-фактурой. Ее отправляют вне системы, например в PDF.

Последующий счет-фактура подпадает под KSeF, только если эта операция и выставляющий охвачены обязанностью.

Вычет затрат и VAT у клиента

Сама по себе проформа не дает права на вычет VAT. Ее также недостаточно, чтобы автоматически списать затраты. Расчет ведется на основании правильного документа и хозяйственной операции.

Часто задаваемые вопросы

Я выставил проформу, а клиент уже оплатил. Что делать?

С полученной суммы VAT обычно возникает еще до поставки товара или оказания услуги. Если вы оформляете продажи счетами-фактурами, выставьте авансовый счет — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Если оплата и выполнение услуги пришлись на один месяц, отдельный авансовый счет не нужен.

Можно ли по проформе принять VAT к вычету или учесть затраты?

Нет. Проформа не дает права на вычет VAT и не является бухгалтерским документом. Нужен счет-фактура (авансовый или окончательный) либо другой подходящий документ, подтверждающий хозяйственную операцию.

Клиент отказывается от заказа и просит вернуть оплату по проформе. Как это оформить?

Возвращенную сумму оформляют корректировочным счетом к авансовому счету, если он был выставлен. В НДФЛ возвращенный аванс уменьшает доход — и базу VAT вы корректируете так же.

Нужно ли выставлять проформу через KSeF?

Нет. KSeF охватывает структурированные счета-фактуры, а проформа к ним не относится. Вы отправляете ее клиенту вне системы, например по электронной почте в PDF. В KSeF попадает только счет-фактура — если эта операция и выставляющий охвачены обязанностью.

Счет-фактура, выставленный до поставки — сколько у меня времени?

Счет-фактуру можно выставить не раньше чем за 60 дней до поставки или оказания услуги, а после выполнения — не позднее 15-го числа следующего месяца. Проформа эти сроки не запускает, потому что не является счетом-фактурой.

Источники

Нужна помощь с выставлением счетов?

Oxyok ведет бухгалтерию польских JDG — от 49 злотых + VAT в месяц. Прежде чем выставить документ, мы проверяем, что оплата, аванс и сроки оформлены правильно.

Напишите Павлу или посмотрите, как устроена бухгалтерия JDG.

Это общая информация. Обязанность по VAT и момент дохода зависят от вида операции, статуса сторон и того, оказана ли услуга.