Как получить счёт-фактуру в KSeF в Польше в 2026 году

Как найти и проверить входящий счёт-фактуру в KSeF в Польше, предоставить бухгалтеру полномочия, исправить ошибочный документ и обработать иностранные счета-фактуры.

Счёт-фактура, выставленный в KSeF на NIP компании, доступен покупателю в системе. Нажимать кнопку «принять» не требуется, но всё равно необходимо проверить документ, связь покупки с деятельностью, а также право признать её расходом и вычесть VAT.

1. Получите доступ

Владелец JDG может пользоваться инструментами Министерства финансов или программой, интегрированной с API KSeF. Для доступа требуются аутентификация и соответствующие полномочия.

Бухгалтеру нельзя передавать личный доверенный профиль (Profil Zaufany) или пароль. Ему или бухгалтерской фирме предоставляют полномочия на просмотр счетов-фактур и работу с ними.

2. Загрузите счета-фактуры

Документы можно искать по диапазону дат, продавцу, NIP и другим доступным в системе данным.

Для каждого счёта-фактуры проверьте:

собственный номер счёта-фактуры, присвоенный продавцом,
номер KSeF,
NIP и наименование продавца,
дату выставления и продажи,
позиции, суммы и ставки VAT,
способ и срок оплаты.

Номер KSeF не заменяет номер счёта-фактуры продавца.

3. Принятия или отклонения нет

В KSeF нет процесса, при котором покупатель принимает счёт-фактуру, а после отклонения документ возвращается продавцу. Также не существует общего срока «до конца следующего месяца» для отклонения счёта-фактуры.

Если документ содержит ошибку:

свяжитесь с продавцом,
попросите выставить корректирующий счёт-фактуру,
не учитывайте ошибочный расход автоматически,
сохраните переписку, если сделка оспаривается.

4. Счёт-фактура в KSeF не означает автоматического признания расхода

Система подтверждает выставление документа, но не проверяет вместо налогоплательщика:

действительно ли состоялась покупка,
связана ли она с деятельностью,
не носит ли она личный характер,
не исключён ли расход из налоговых затрат,
имеет ли налогоплательщик полное право на вычет VAT,
не выставлен ли счёт-фактура на ошибочный NIP.

Каждый документ необходимо классифицировать для бухгалтерского учёта.

5. Момент вычета VAT

Само наличие счёта-фактуры в KSeF не даёт права на вычет без выполнения условий Закона о VAT. В частности, необходимо учитывать возникновение налогового обязательства у продавца, получение счёта-фактуры, связь с облагаемыми налогом продажами и ограничения, относящиеся к конкретному расходу.

Ошибочный счёт-фактура может потребовать корректировки перед безопасным вычетом.

6. Иностранные счета-фактуры

Счета-фактуры от иностранного продавца без юридического адреса в Польше или соответствующего постоянного места ведения деятельности обычно не поступают в KSeF. Их по-прежнему нужно получать по электронной почте, через панель поставщика или в другой согласованной форме.

Это не означает, что «KSeF касается исключительно внутренних счетов-фактур». Польский продавец, на которого распространяется обязанность, может выставить в KSeF счёт-фактуру иностранному контрагенту.

Поэтому в бухгалтерском учёте необходимо поддерживать два канала:

KSeF для документов, доступных в системе,
отдельный документооборот для иностранных покупок и исключённых документов.

7. Счета-фактуры вне KSeF в переходный период

В 2026 году часть документов может законно существовать вне KSeF, в том числе потребительские счета-фактуры, иностранные документы и счета-фактуры самых мелких поставщиков, использующих временный лимит 10 000 злотых брутто в месяц.

Отсутствие счёта-фактуры в KSeF не всегда означает ошибку продавца. Сначала необходимо установить его статус и вид документа.

8. KSeF не заменяет JPK или вспомогательный архив

KSeF хранит счета-фактуры, но не отправляет автоматически JPK_V7 за налогоплательщика. В нём также отсутствуют все документы, необходимые для обоснования расхода, например договор, заказ, акт приёмки или описание цели покупки.

Загрузку счетов-фактур стоит объединить с процессом:

согласования покупки вне KSeF,
описания расхода,
контроля оплаты,
сверки корректировок,
архивирования вспомогательных документов.

Самые частые ошибки

Поиск кнопки принятия или отклонения.
Автоматический учёт всех документов.
Признание номера KSeF номером счёта-фактуры продавца.
Пропуск иностранных счетов-фактур.
Предположение, что любое отсутствие документа в системе является нарушением.
Передача бухгалтеру личных данных для входа.
Предположение, что KSeF самостоятельно подаёт JPK_V7.
Отсутствие контроля ошибочного NIP и дубликатов.

Источники

Хотите, чтобы счета-фактуры поступали прямо в бухгалтерию?

Oxyok получает документы из KSeF, дополняет их иностранными покупками и ведёт расчёты JDG. Бухгалтерское обслуживание стоит от 49 злотых + VAT в месяц.

Напишите Павлу или посмотрите бухгалтерское обслуживание Oxyok.

Материал носит общий характер. Документооборот зависит от вида счёта-фактуры, статуса поставщика и полномочий в KSeF.