Как сменить бухгалтера в Польше (2026) — пошагово, без стресса

Шаг 1: Расторжение текущего сотрудничества

Начните с расторжения договора с текущим бухгалтером. Проверьте в договоре срок уведомления — обычно это 1 месяц.

Что написать: Короткое письмо с датой расторжения, просьбой подготовить документы к передаче и подтверждением сальдо (ZUS, налоговая, НДС).

Шаг 2: Выбор нового бухгалтера

Прежде чем расторгнуть текущее сотрудничество — найдите нового. Обратите внимание на:

• Язык общения (польский, английский, украинский)
• Опыт в вашей отрасли (ryczałt, НДС, экспорт, KSeF)
• Цену и объём услуг
• Инструменты (онлайн-счета, доступ к панели, автоматизация)

Шаг 3: Передача документов

Обязанность передачи документов лежит на текущем бухгалтере. Он должен передать новому бухгалтеру:

Бухгалтерские документы:

• Бухгалтерские книги или налоговую книгу доходов и расходов (KPiR) за текущий год
• Регистры (НДС, ryczałt, основные средства)
• Копии деклараций (VAT-7, VAT-UE, PIT, ZUS DRA)
• Реестры покупок и продаж
• Вступительный баланс (если применимо)

Фирменные документы:

• NIP, REGON, CEIDG
• Решения по НДС, NIP-UE
• Договоры аренды, лизинга
• Документы ZUS (DRA, ZUA)

Шаг 4: Уведомление в налоговую и ZUS

Новый бухгалтер должен сообщить об изменении места ведения бухгалтерии в Налоговое управление (Urząd Skarbowy). Это форма ZAW-NIP (обновляющее уведомление) — обновление данных в реестре предпринимателей (CEIDG).

В ZUS ничего сообщать не нужно — ZUS общается с вами напрямую, а не с бухгалтером.

Шаг 5: Подтверждение сальдо

Перед принятием бухгалтерии новый бухгалтер должен подтвердить сальдо:

• ZUS: сколько взносов уплачено, есть ли задолженность
• Налоговая (US): есть ли переплаты/задолженности по PIT, НДС
• НДС: состояние счёта НДС (входящий vs исходящий)
• Банк: сальдо фирменных счетов

Шаг 6: Принятие текущей бухгалтерии

Новый бухгалтер начинает вести бухгалтерию с месяца принятия. Важно:

• Счета за месяц, предшествующий смене — передаёте старому бухгалтеру
• Счета за месяц смены — новому
• Декларации за месяц смены — подаёт новый бухгалтер

Когда лучше всего менять бухгалтера?

Лучше всего менять бухгалтера на конец календарного месяца или конец квартала. Причины:

• Полный месяц закрыт — легче передать документы
• Декларации поданы — нет «разрыва» между бухгалтерами
• ZUS рассчитан — чистые сальдо

Худший момент: в середине месяца, когда есть неподанные декларации и неоплаченные счета.

Список документов — чек-лист

Подготовьте следующие документы перед сменой:

От текущего бухгалтера

• KPiR / регистр ryczałt до конца предыдущего месяца
• Декларации: VAT-7, VAT-UE, PIT-4, PIT-5, ZUS DRA за последние 12 месяцев
• Реестр основных средств
• Реестр оборудования
• Вступительный баланс (если применимо)
• Подтверждения сальдо ZUS и налоговой
• Копии решений (НДС, NIP-UE, ryczałt)

От вас

• NIP, REGON, CEIDG (распечатка)
• Договор банковского счёта
• Договоры аренды, лизинга, сотрудничества
• Документы на автомобиль (если в расходах)
• Решение ZUS о льготе «на старт» / малом ZUS (если применимо)

Подводные камни и на что обратить внимание

1. Отсутствие подтверждения сальдо

Самая большая ошибка. Если новый бухгалтер не подтвердит сальдо ZUS/налоговой — может оказаться, что старый бухгалтер не заплатил взносы, а штрафы падут на вас.

2. Утерянные документы

При передаче документов между бухгалтерами — документы могут «потеряться». Всегда имейте электронные копии всех счетов.

3. Перерыв в бухгалтерии

Не допускайте перерыва. Декларации должны подаваться каждый месяц/квартал. Если смена длится дольше месяца — декларации вы должны подать самостоятельно либо попросить о продлении.

4. ZUS и налоговая общаются с вами

ZUS и Налоговое управление общаются с вами, а не с бухгалтером. Если старый бухгалтер не заплатил взносы — вызов придёт к вам. Следите за сроками самостоятельно.

5. KSeF и э-счета

Если вы подпадаете под национальную систему э-счетов (KSeF) (с 2027 года для микро/малых), убедитесь, что новый бухгалтер обрабатывает электронные счета. Это критично.

FAQ

Можно ли сменить бухгалтера в середине года?

Да. Вы можете сменить в любой момент, но лучше на конец месяца/квартала — так легче передать документы.

Нужно ли уведомлять налоговую о смене бухгалтера?

Не напрямую. Изменение заявляется в CEIDG (ZAW-NIP), что обновляет данные в налоговой. Отдельной формы «смена бухгалтера» нет.

Сколько стоит смена бухгалтера?

Сама процедура смены бесплатна. Но текущий бухгалтер может взять плату за подготовку документов к передаче (обычно 200–500 zł).

Может ли новый бухгалтер исправить ошибки предшественника?

Да. Новый бухгалтер может подать корректировки деклараций, если старый допустил ошибки. Но это может повлечь дополнительные расходы.

Что если старый бухгалтер не хочет передавать документы?

Он обязан по закону (ст. 76 п. 1 Закона о бухгалтерском учёте). Если отказывается — вы можете сообщить об этом в KRBRiO (Национальный совет аудиторов) либо направить дело в суд.

Ищете нового бухгалтера?

Я веду бухгалтерию индивидуального предпринимательства (JDG) — с полным приёмом документов, подтверждением сальдо и уведомлениями в налоговую и ZUS. Общаюсь на польском и английском. От 49 zł + НДС в месяц.

Напишите на [email protected] или загляните на oxyok.com/pl.

Внимание: Смена бухгалтера возможна в любой момент года. Текущий бухгалтер имеет законную обязанность передать документы (ст. 76 п. 1 Закона о бухгалтерском учёте). Перед принятием решения проконсультируйтесь с новым бухгалтером.