Как сменить бухгалтера в 2026 году: документы и доверенности

Смена бухгалтера шаг за шагом: срок, уведомление, подача KPiR и JPK, OPL-1, PEL-O, KSeF и обновление CEIDG.

Вы можете сменить бухгалтера в течение года. Вам не придется ждать до января или конца квартала. Самый безопасный способ — выбрать конкретный месяц отсчета и записать, кто будет отвечать за последние декларации старого офиса, а кто начнет вести учет со следующего периода.

Большинство проблем не являются результатом самого прекращения. Они появляются, когда документы передаются без описи, старые доверенности остаются активными, а две конторы предполагают, что другая отправит JPK или ZUS DRA.

Когда лучше всего сменить бухгалтера?

Технически это можно сделать в любой момент. Практически конец месяца удобен после того, как все документы зафиксированы и отправлена декларация за заключительный период.

Единого установленного законом срока уведомления о расторжении договора с бухгалтерской конторой не существует. В договоре применяются: срок письменного уведомления, способ подачи декларации и правила подачи документации. Сначала прочтите эти положения, а только потом назначайте дату начала работы с вашим новым бухгалтером.

Избегайте пустой недели между офисами. Сроки уплаты налогов и ZUS выполняются в обычном режиме, даже во время передачи файлов.

Установите месяц прекращения в письменной форме

Одно электронное письмо может сэкономить много нервов. Должно быть указано:

последний месяц, забронированный текущим офисом,
декларации и файлы, которые отправит этот офис,
дата передачи документов и баз данных,
первый месяц обслуживания в новом офисе,
лицо, ответственное за исправления предыдущих периодов,
состояние просроченных документов и неурегулированных вопросов.

Если изменение произойдет до конца года, также определите, кто будет готовить годовой отчет и ежегодную оплату взносов по медицинскому страхованию.

Какие документы мне следует получить в моем предыдущем офисе?

Объем зависит от формы налогообложения и статуса НДС, но типичный пакет JDG включает в себя:

KPiR или отчеты о доходах,
Регистры НДС и отправленные файлы JPK_V7,
учет основных средств и нематериальных активов,
Декларации PIT, НДС и ZUS вместе с UPO или другим подтверждением доставки,
расчет авансовых платежей, взносов и возможных переплат,
инвентаризация, учет оборудования и документация на транспортные средства,
документы сотрудников, если компания принимает на работу людей,
информация об исправлениях, проверках, активных делах и переписке с ведомствами,
экспорт данных из учетной программы, если это допускается договором и системой.

Не просто возьмите папку со счетами. Новому бухгалтеру также необходимы записи, версии отправленных деклараций и доказательства их подачи.

Подписанный список полезен. Готовый перечень можно найти в шаблоне протокола передачи документов.

Отозвать UPL-1, используя форму OPL-1.

UPL-1 позволяет доверенному лицу подписывать декларации, поданные в электронном виде. Расторжение договора бухгалтерского учета не лишает автоматически этого права.

Форма OPL-1 используется для изменения или отзыва UPL-1. Его можно подать через электронную налоговую инспекцию. Новому бухгалтеру выдается отдельный UPL-1, если он будет подписывать декларации от имени предпринимателя.

Также проверьте специальные и генеральные доверенности. OPL-1 касается подписания электронных деклараций, а не всевозможных разрешений в налоговом органе.

Отменить доступ к ZUS

Доверенность на решение вопросов в ZUS можно обжаловать, используя форму PEL-O. Его можно отправить в электронном виде через PUE/eZUS. Форма аннулирует все доверенности, выданные указанному лицу в ZUS.

Если вы хотите изменить только объем, вы повторно отправляете PEL с полным объемом применения. Недостаточно удалить пользователя из вашей бухгалтерской программы.

Проверьте свое право на участие в KSeF

При смене офиса необходимо пересмотреть права, предоставляемые отдельным лицам и организации в целом. Удаление доступа у одного администратора не приводит к автоматическому удалению разрешений, предоставленных им другим.

Минфин также указывает, что бухгалтерская контора не может сама отказаться от предоставленных ей косвенных полномочий. Их должен собирать налогоплательщик или лицо, уполномоченное управлять доступом в данном контексте.

Проверьте отдельно:

разрешения на выставление и просмотр счетов,
разрешения на управление другими пользователями,
сертификаты, токены и интеграция бухгалтерских программ,
люди, которым старый офис предоставил дополнительный доступ.

Предоставляйте новому офису только те возможности, которые необходимы для предоставления согласованных услуг.

Обновление CEIDG и места хранения документов

Если в записи CEIDG указан предыдущий офис в качестве лица, ведущего бухгалтерскую документацию, сообщите о прекращении этого сотрудничества и подробную информацию о новом офисе. Также проверьте адрес хранения документации.

Изменение самого контракта не улучшает данные в CEIDG. Заявку на обновление можно подать онлайн. Не сообщайте свой доверенный пароль профиля новому офису; Вы подписываете заявление самостоятельно или действуете через надлежащим образом назначенного представителя.

Доступы, которые легко пропустить

Помимо официальных доверенностей, офис может иметь доступ к:

программное обеспечение для счетов и складов,
диск с документами,
электронный ящик, используемый для счетов-фактур,
банковское дело с точки зрения просмотра или подготовки платежей,
HR-порталы и системы льгот,
аккаунты на торговых площадках.

Изменять или отзывать доступ только после обеспечения необходимых данных. Сохраните копию своих записей и журнал тех, у кого еще есть доступ. Не отправляйте пароли по обычной электронной почте.

Кто отвечает за коррекцию старых месячных?

Новый офис не несет автоматически ответственности за ошибки и упущения в предыдущей службе. Объем исправлений согласовывается отдельно.

Перед началом стоит сделать короткое открытие балансов и проверку целостности:

сравнить отправленные JPK с регистрами НДС,
проверить последнюю запись в KPiR или учете доходов,
подтвердить стоимость основных средств и текущего износа,
организовать расчеты с ZUS и налоговой инспекцией,
запишите недостающие счета и месяцы, требующие исправления.

Если необходим полный аудит, его стоимость и описание должны быть указаны отдельно от текущего учета.

Контрольный список смены бухгалтера

Прежде чем считать миграцию завершенной, проверьте:

уведомление и подтверждение даты окончания договора,
пограничный месяц и ответственность за последние поставки,
полный протокол документов и файлов,
OPL-1 и новый UPL-1,
PEL-O и новая доверенность ZUS,
Авторизации, сертификаты и интеграции KSeF,
реквизиты офиса и место документации в CEIDG,
доступ к частным системам,
перечень недоимок и исправлений,
подтверждение закрытия первого месяца новым офисом.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я сменить бухгалтера в середине года?

Да. Непрерывность записей и деклараций должна быть сохранена, но правила не требуют ждать до конца года.

Может ли старый офис сохранить документы?

Способ и дата выдачи документов должны определяться договором. Перед спором определите, какие оригиналы принадлежат предпринимателю, какая именно контора обязана хранить и в каком формате может передать экспорт из собственной системы.

Отменяет ли отмена UPL-1 доступ к KSeF?

НЕТ. Это два разных диапазона. OPL-1 касается доверенности на подписание электронных деклараций, а полномочия KSeF отзываются в инструментах KSeF или путем соответствующего уведомления.

Может ли новый офис лишить старого доступа?

Он не должен действовать от имени предпринимателя без соответствующего разрешения. Владелец компании должен контролировать список разрешений и утверждать изменения.

Источники

Хотите сменить бухгалтера, не прерывая расчетов?

Oxyok определяет последний расчётный месяц, принимает документы и оформляет доверенности до первой подачи отчётности. Посмотрите, как проходит смена бухгалтера или напишите на [email protected].

Материал носит общий характер. Детальный объем передачи документов и обязанностей зависит от договоренности с бухгалтерией и ситуации в компании.