Протокол передачи документов при смене бухгалтера в 2026 году

Практический чек-лист для передачи бухгалтерского учета: КПиР, ЖПК, декларации, УПО, основные средства, расчеты, балансы, доверенности и электронный доступ - без фикции официальной формы.

Протокол передачи документов представляет собой письменное изложение того, что один офис передает другому по окончании сотрудничества. Не существует единой официальной формы или навязанного шаблона. Однако в случае возникновения спора это простое доказательство того, что именно было передано, кому и когда.

Эта статья дополняет раздел руководства «Протокол передачи» как сменить бухгалтера в 2026 году конкретным контрольным списком. Сопутствующие темы: UPL-1 - доверенность на электронное декларирование и PEL - доверенность на ZUS.

Что такое протокол и чем он не является

Протокол передачи может представлять собой двусторонний документ, составленный между нынешним офисом и предпринимателем или – в зависимости от согласованного процесса – с участием нового офиса. Установленного законом набора страниц и обязательных подписей нет. Документ преследует три цели:

перечисляет конкретные наборы данных, периоды и форматы,
указывает дату окончания поглощения,
подтверждает, что стороны знают, кто за какой период несет ответственность.

Чем нет протокол:

официальная обязательная форма (не включена ни в один акт),
замена отчетности в CEIDG, ZUS или налоговую инспекцию,
автоматическая защита от ответственности за ошибки предшественника,
основание для выдачи документов в споре - там действует договор и правила хранения.

Протокол – это организационный инструмент, а не закон. Его стоит иметь, но его сила зависит от специфики записей.

Элементы протокола – полный контрольный список

Приведенный ниже список представляет собой минимум, который должен быть включен в протокол передачи обслуживания. Для каждого пункта требуются определенные данные: период, количество товаров, формат файла и статус доставки.

Данные страницы

полные данные о текущем офисе и предпринимателе,
полная информация о новом офисе,
дата и место составления протокола,
данные и подписи сторон, участвующих в передаче,
возможно вложения: списки, экспорты, подтверждения.

Дата окончания

конкретный день (желательно последний день месяца), до которого текущий офис несет ответственность за регистрацию,
день, с которого начинаются новые записи,
указание того, кто осуществляет учет документов, датированных приграничным периодом.

Дата должна быть точной. «Конца третьего квартала» или «окончания сотрудничества» недостаточно.

Бухгалтерские записи

КПиР или отчеты о доходах с разбивкой по месяцам,
книги бухгалтерского учета (баланс, отчет о прибылях и убытках, обороты и остатки) - с полными книгами,
регистры продаж и покупок VAT,
учет основных средств и ВНИП,
список оборудования (при наличии),
файлы подрядчиков и расчетов,
описи и инвентарные ведомости.

Подробнее о реестре основных средств в отдельной статье: учет основных средств в JDG и амортизация основных средств в JDG.

Декларации и JPK

JPK_V7 за каждый месяц; в случае квартальных расчетов также правильные части декларации JPK_V7K за месяц, заканчивающий квартал,
VAT-ЕС за каждый месяц, в котором возникла обязанность предоставления информации,
декларации и сведения плательщика (ПИТ-8АР, ПИТ-4Р), если в компании нанимаются сотрудники,
годовые доходы PIT-36, PIT-36L или PIT-28,
исправления поданных деклараций,
подробности отправленного JPK_V7 описаны в статье JPK_V7 в JDG.

За текущие периоды запрашивайте JPK_V7, а не прежнюю декларацию VAT-7. Форму PIT-5 ежемесячно не подают: аванс по PIT рассчитывают и перечисляют в налоговую без этой декларации.

УПО и подтверждения

UPO за каждую отправленную электронную декларацию и JPK,
подтверждение отправки документов ZUS, включая DRA, RCA и RSA,
официальное подтверждение подачи или доставки (УПП/УПД), в зависимости от используемого канала.

Декларация PDF — это не то же самое, что UPO. Без УПО у вас нет доказательств того, что декларация действительно поступила и была принята.

Основные средства

файлы с датой поступления, первоначальной стоимостью, ставкой и методом амортизации,
предыдущие списания амортизации,
перечень неамортизированных активов,
документы о покупке и возможной ликвидации.

Расчеты и балансы

открытые позиции с контрагентами,
остатки на отчетную дату,
непогашенные авансы и платежи,
текущие платежи,
спорная и просроченная дебиторская задолженность и обязательства.

Исходные документы

счета-фактуры продажи и покупки за период,
банковские выписки и подтверждения перевода,
договоры, лизинг и документы на автомобиль,
документация о сотрудниках и заработной плате (если применимо),
официальные решения, интерпретации и результаты проверок,
переписка с властями.

Доверенности и доступ

список действующих доверенностей: UPL-1, PEL или PPO-1/PPS-1,
подтверждение обращений (ОПЛ-1, ПЭЛ-О), если они уже поданы,
список людей, имеющих доступ к KSeF - см. разрешения KSeF для бухгалтера,
доступ к банку, программе выставления счетов, облаку, электронной почте компании,
дата планового получения индивидуальных доступов.

Не отключайте доступ перед загрузкой всех UPO и экспортом. Не оставляйте неограниченные права в конце договора.

Официальные данные

расчеты, переплаты и задолженности, видимые в Электронной налоговой инспекции и текущий номер налогового микросчета,
Балансы PUE/eZUS и счет индивидуальных взносов,
переплаты, задолженность, активная рассрочка,
состояние открытых проверок и разбирательств.

Получайте данные в удобном формате

Сами по себе декларации в формате PDF не заменят данные бухгалтерского учета. В протокол стоит внести форматы файлов:

экспорт КПиР или отчетов о доходах (CSV, XML, PDF),
файлы JPK и UPO,
перечень проводок основных средств,
файлы подрядчиков и расчетов,
начальный баланс и оборот и остатки с полной книгой,
исходные файлы, которые можно импортировать в новую программу.

Новый офис должен подтвердить, что файлы могут быть открыты и согласованы до закрытия старого доступа.

Как осуществить передачу шаг за шагом

Установите дату окончания и объем работ за последний месяц в письменной форме.
Подготовить таблицу пограничных обязательств: кто отправляет последний JPK, кто рассчитывает ЗУС, кто закрывает месяц.
Попросите в своем текущем офисе экспорт данных и список документов на дату окончания.
Получайте файлы в удобном формате (не только PDF).
Проверьте, открыт ли экспорт и сверен ли он с ДИДН и остатками.
Подготовьте протокол с конкретными пунктами из контрольного списка выше.
Дайте новому офису разрешения (УПЛ-1, ПЭЛ, КСеФ) - только в том объеме, в котором это необходимо.
Отозвать доверенности предыдущего офиса (ОПЛ-1, ПЭЛ-О) только после отправки последних деклараций и получения УПО.
Получите доступ к банку, программе, облаку и электронной почте после подтверждения полноты перевода.

Самые распространенные ошибки

В протоколе написано расплывчато: «учёт передан».
Нет даты окончания или даты, описанной словами.
Получение только PDF-файлов без учетных данных.
В списке нет УПО.
Сохранение UPL-1, PEL и доступа к KSeF в бывшем офисе.
Отключение доступа перед загрузкой экспорта.
Отсутствие сверки остатков с Э-Кабинетом и ЗУС на дату отсчета.
Отсутствие копий протокола и приложений с обеих сторон.
Нет указания на то, кто несет ответственность за исторические исправления.

Когда предыдущий офис не выдает данные

Отправьте письменный запрос с указанием конкретного перечня документов и сроков.
Ссылка на договор, право собственности на документы и обязательства по хранению, специфичные для данной коллекции.
Защитите данные, доступные в KSeF, электронном офисе, ZUS, банке и вашей собственной программе.
Не откладывайте текущие расчеты.
В случае возникновения спора воспользуйтесь юридической помощью и страхованием ответственности офиса, если ущерб покрыт.

Если бухгалтерия перестала отвечать

Составьте список недостающего по месяцам и видам документов: получено, ожидается или не требуется. С новым бухгалтером определите, какую отчётность проверить первой и кто найдёт подтверждение её отправки. Отсутствие ответа не доказывает, что отчётность не подавалась.

Для восстановления оплат клиентов пригодится пример перевода с удержанной комиссией.

Общаемся на английском и польском. Опишите ситуацию, не отправляя пароли. Связаться с Oxyok.

Источники

Biznes.gov.pl - налоговые доверенности (UPL-1, OPL-1)
ZUS - доверенность PEL
ZUS – Заявление PEL-O на апелляцию
Министерство финансов – формы налоговых доверенностей
Закон о VAT – ELI, в частности ст. 100 относительно информации по VAT-ЕС.

Материал носит общий характер. Подробный порядок передачи документов вытекает из договора, формы записей, доверенностей и объема данных компании.