Рахунок-фактура поза KSeF попри обов’язок продавця: відрахування VAT і докази

Рахунок-фактура поза KSeF попри обов’язок продавця: що з відрахуванням VAT?

Ця стаття стосується виключно покупця, який після 1 квітня 2026 року отримує рахунок-фактуру поза KSeF від продавця, зобов’язаного виставити його в системі. Ми приймаємо наявність цього обов’язку як вихідну умову — тут не визначаємо, чи поширюється KSeF на конкретного продавця. Це не загальна інструкція із завантаження рахунків-фактур або виправлення помилкового NIP.

Сам спосіб виставлення не виключає відрахування

Згідно з відповіддю Міністерства фінансів Польщі (MF) на запитання 1, виставлення рахунку-фактури поза KSeF, зокрема всупереч обов’язку продавця, саме по собі не виключає відрахування VAT. Однак і надалі необхідно дотримуватися всіх умов, зазначених MF:

• придбані товари або послуги використовуються для здійснення оподатковуваних операцій — відрахування можливе в цьому обсязі;
• виконані матеріальні передумови відрахування зі статті 86 закону про VAT;
• відсутні обставини, що виключають відрахування відповідно до статті 88 закону про VAT.

Як приклад обставини, що виключає відрахування, MF наводить рахунок-фактуру, який документує операцію, що не відбулася. Тому позицію щодо способу виставлення не слід тлумачити як безумовний дозвіл на відрахування за будь-яким документом поза KSeF.

Належна обачність: оцініть обставини співпраці

У відповіді на запитання 1 MF також зазначає, що покупець, який використовує рахунки-фактури, виставлені й отримані без використання KSeF, повинен проявляти належну обачність. Він повинен щоразу звертати увагу на обставини співпраці з контрагентом, який виставляє такі рахунки-фактури, особливо якщо продавець не дотримується положень щодо VAT.

Збережіть докази реальної операції

Згідно з відповіддю MF на запитання 5, платник податків, який планує відрахувати VAT за рахунком-фактурою, виставленим поза KSeF, повинен зберегти докази фактичного здійснення операції, щоб у разі перевірки мати змогу підтвердити належну обачність. MF наводить такі приклади:

• підтвердження оплати;
• акти приймання;
• листування електронною поштою.

Це приклади, а не вичерпний перелік обов’язкових документів для кожної операції. Збереження доказів не гарантує відрахування або сприятливого результату перевірки.

Необов’язкове впорядкування документації

Як організаційну рекомендацію, а не додатковий правовий обов’язок, можна зібрати рахунок-фактуру й наявні докази щодо конкретної покупки в одній папці та позначити їх так, щоб легко пов’язати з операцією. Таке впорядкування не замінює умов відрахування та оцінки обставин співпраці в кожному випадку.

Чи потрібно вимагати від продавця виставлення рахунку-фактури в KSeF?

Ні. У відповіді на запитання 5 MF прямо зазначає, що покупець, який отримує рахунок-фактуру поза KSeF, не зобов’язаний звертатися до продавця з вимогою виставити його в системі.

Водночас невиставлення рахунку-фактури в KSeF попри відповідний обов’язок має бути попереджувальним сигналом. MF зазначає, що з погляду податкових органів такі рахунки-фактури можуть підвищувати ризик перевірки достовірності всієї операції. Отже, відсутність обов’язку звертатися з вимогою не означає, що можна нехтувати належною обачністю та доказами реальної покупки.

Найважливіше розмежування

В описаному випадку сам спосіб виставлення рахунку-фактури не виключає відрахування, але й надалі діють умови щодо використання покупок для оподатковуваних операцій, виконання матеріальних передумов статті 86 та відсутності обставин, що виключають відрахування за статтею 88 закону про VAT. Покупець повинен проявляти належну обачність, щоразу оцінювати обставини співпраці та зберігати докази фактичного здійснення операції. Він не зобов’язаний вимагати від продавця виставлення рахунку-фактури в KSeF, проте невикористання системи попри обов’язок залишається попереджувальним сигналом, а не гарантією безпечного відрахування.