Oxyok
← Назад до блогу
· 6 хв· Paweł Woś

Як отримати рахунок у KSeF у Польщі у 2026 році (посібник для JDG/JDG)

Як знайти та перевірити рахунок на купівлю в KSeF, надати бухгалтеру повноваження, виправити помилковий документ та обробити іноземні рахунки.

KSeFрахунки на купівлюJDGбухгалтерія2026

Рахунок, виставлений у KSeF на NIP компанії, доступний покупцю в системі. Він не потребує натискання «прийняти», але все одно потрібно перевірити документ, зв'язок купівлі з діяльністю, а також право на витрату та VAT.

1. Отримайте доступ

Власник JDG (JDG) може користуватися інструментами Міністерства фінансів або програмою, інтегрованою з API KSeF. Доступ вимагає автентифікації та відповідних повноважень.

Бухгалтеру не передають власний Довірчий профіль (Profil Zaufany) чи пароль. Йому або бухгалтерському бюро надають повноваження на читання та роботу з рахунками.

2. Завантажте рахунки

Документи можна шукати за діапазоном дат, продавцем, NIP та іншими даними, доступними в системі.

Для кожного рахунка перевірте:

  • власний номер рахунка, наданий продавцем,
  • номер KSeF,
  • NIP та назву продавця,
  • дату виставлення та продажу,
  • позиції, суми та ставки VAT,
  • спосіб і термін оплати.

Номер KSeF не замінює номер рахунка продавця.

3. Немає прийняття чи відхилення

KSeF не веде процесу, у якому покупець приймає рахунок, а після відхилення документ повертається до продавця. Не існує також загального терміну «до кінця наступного місяця» на відхилення рахунка.

Якщо документ помилковий:

  1. зв'яжіться з продавцем,
  2. попросіть коригувальний рахунок,
  3. не проводьте помилкову витрату автоматично,
  4. збережіть листування, якщо транзакція є спірною.

4. Рахунок у KSeF не означає автоматичну витрату

Система підтверджує виставлення документа, але не перевіряє замість платника:

  • чи купівля дійсно відбулася,
  • чи вона служить діяльності,
  • чи не має вона приватного характеру,
  • чи витрата не підлягає виключенню з витрат,
  • чи має платник повне право на відрахування VAT,
  • чи рахунок не був виставлений на помилковий NIP.

Кожен документ потрібно кваліфікувати бухгалтерськи.

5. Момент відрахування VAT

Сама наявність рахунка в KSeF не дає відрахування без виконання умов закону про VAT. Потрібно врахувати, зокрема, виникнення податкового обов'язку у продавця, отримання рахунка, зв'язок з оподатковуваним продажем та обмеження щодо конкретної витрати.

Неправильний рахунок може вимагати коригування перед безпечним відрахуванням.

6. Іноземні рахунки

Рахунки від іноземного продавця без польського місцезнаходження або відповідного постійного місця ведення діяльності зазвичай не потрапляють до KSeF. Їх все одно потрібно отримувати електронною поштою, через панель постачальника або в іншій узгодженій формі.

Це не означає, що «KSeF стосується виключно внутрішніх рахунків». Польський продавець, охоплений обов'язком, може виставити в KSeF рахунок для іноземного контрагента.

Тож у бухгалтерії потрібно підтримувати два канали:

  • KSeF для документів, доступних у системі,
  • окремий обіг для іноземних купівель та виключених документів.

7. Рахунки поза KSeF у перехідний період

У 2026 році частина документів може легально функціонувати поза KSeF, зокрема споживчі рахунки, іноземні документи та рахунки найменших виставників, які користуються перехідним лімітом 10 000 zł брутто на місяць.

Відсутність рахунка в KSeF не завжди означає помилку продавця. Спочатку потрібно встановити його статус і вид документа.

8. KSeF не замінює JPK чи допоміжний архів

KSeF зберігає рахунки, але не надсилає автоматично JPK_V7 замість платника. Він також не містить усіх документів, потрібних для захисту витрати, таких як договір, замовлення, протокол приймання чи опис мети купівлі.

Варто поєднати завантаження рахунків із процесом:

  • бізнес-погодження поза KSeF,
  • опису витрати,
  • контролю платежів,
  • узгодження коригувань,
  • архівації допоміжних документів.

Найчастіші помилки

  1. Пошук кнопки прийняття або відхилення.
  2. Автоматичне проведення всіх документів.
  3. Прийняття номера KSeF за номер рахунка продавця.
  4. Пропуск іноземних рахунків.
  5. Припущення, що будь-яка відсутність документа в системі є порушенням.
  6. Надання бухгалтеру приватних даних для входу.
  7. Припущення, що KSeF сам подає JPK_V7.
  8. Відсутність контролю помилкового NIP та дублікатів.

Джерела

Хочете, щоб рахунки потрапляли прямо до бухгалтерії?

Oxyok отримує документи з KSeF, доповнює іноземні купівлі та веде розрахунки JDG (JDG). Бухгалтерія коштує від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть Павлові або перегляньте бухгалтерію Oxyok.

Матеріал має загальний характер. Обіг залежить від виду рахунка, статусу виставника та повноважень у KSeF.

Як отримати рахунок у KSeF у Польщі у 2026 році (посібник для JDG/JDG)