Як отримати рахунок у KSeF — посібник для ФОП 2026

Отримання рахунків у системі електронних рахунків (KSeF) крок за кроком. Як увійти, перевірити скриньку, верифікувати та прийняти рахунки від постачальників.

З 1 квітня 2026 року рахунки від польських постачальників не надходять електронною поштою або поштою — вони надходять автоматично до вашої скриньки в KSeF (система електронних рахунків). Цей посібник показує, як їх отримати.

Як рахунок потрапляє до KSeF?

Коли ваш постачальник виставляє рахунок у KSeF, система автоматично направляє його до скриньки отримувача (на основі NIP). Вам не потрібно нічого робити — рахунок чекає на отримання.

Крок 1: Увійдіть до KSeF

Зайдіть на ksef.mf.gov.pl та увійдіть через:

Profil Zaufany (Довірчий профіль)
e-Dowód (електронний документ)
Додаток mObywatel
Токен KSeF (якщо у вас згенерований)

Крок 2: Перевірте вхідну скриньку

Після входу ви побачите список рахунків, що очікують на отримання. Кожен рахунок має:

Номер KSeF — унікальний ідентифікатор
Дані продавця — NIP та назва
Суму брутто
Дату виставлення
Статус — «очікує», «обробляється», «відхилений»

Крок 3: Верифікуйте рахунок

Відкрийте рахунок і перевірте:

Чи правильні дані покупця — ваш NIP, назва, адреса
Чи збігаються позиції та суми
Чи правильна ставка ПДВ (zw, 23%, 8%, 5%)
Чи присвоєний номер KSeF (повинен бути завжди)

Крок 4: Прийміть або відхиліть

Прийняття: рахунок переходить до вашого реєстру покупок (KPiR або фіксований податок) і готовий до відрахування ПДВ
Відхилення: рахунок повертається до продавця з причиною відхилення (наприклад, неправильний NIP)

Важливо: Відхилення має відбутися вчасно. З квітня 2026 ви маєте до кінця місяця, що настає після місяця отримання рахунка, на реакцію.

Що якщо я не бачу рахунка в KSeF?

Якщо постачальник стверджує, що виставив рахунок, а ви його не бачите:

Перевірте, чи вказали правильний NIP при покупці
Перевірте статус рахунка у постачальника (може бути в процесі обробки)
Зв'яжіться з постачальником — можливо, рахунок помилково направлений

KSeF та ваш бухгалтер

Якщо ви працюєте з бухгалтером (як Oxyok), KSeF автоматично надає йому рахунки:

Бухгалтер має доступ до вашої скриньки KSeF
Бачить рахунки в реальному часі
Вам не потрібно передавати рахунки — вони одразу доступні
Відрахування ПДВ швидше — немає очікування на PDF

Найчастіші запитання

Чи повинен я входити щодня?

Ні. Рахунки чекають у скриньці до 30 днів. Але чим швидше перевірите, тим швидше відрахуєте ПДВ.

Що з іноземними рахунками?

KSeF стосується лише внутрішніх рахунків. Іноземні рахунки ви продовжуєте отримувати у звичний спосіб.

Чи можу я відрахувати ПДВ без прийняття рахунка?

Так, але варто верифікувати — помилкові рахунки можуть бути оскаржені податковою.

Потрібна допомога з KSeF?

Обслуговую повний цикл KSeF — виставлення, отримання, JPK. Від 49 zł + ПДВ на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.