Як змінити бухгалтера у Польщі (2026) — крок за кроком, без стресу

Крок 1: Повідомлення про розірвання поточної співпраці

Почніть з повідомлення про розірвання договору з поточним бухгалтером. Перевірте в договорі термін попередження — зазвичай це 1 місяць.

Що написати: Короткий лист з датою розірвання, проханням підготувати документи до передачі та підтвердженням сальдо (ZUS, Urząd Skarbowy, ПДВ).

Крок 2: Вибір нового бухгалтера

Перед розірванням поточної співпраці — знайдіть нового. Зверніть увагу на:

• Мову комунікації (польська, англійська, українська)
• Досвід у вашій сфері (ryczałt, ПДВ, експорт, KSeF)
• Ціну та обсяг послуг
• Інструменти (онлайн-фактури, доступ до панелі, автоматизація)

Крок 3: Передача документів

Обов'язок передачі документів лежить на поточному бухгалтері. Він повинен передати новому бухгалтеру:

Бухгалтерські документи:

• Бухгалтерські книги або податкову книгу доходів та витрат (KPiR) за поточний рік
• Реєстри (ПДВ, ryczałt, основні засоби)
• Копії декларацій (VAT-7, VAT-UE, PIT, ZUS DRA)
• Реєстри покупок та продажів
• Вступний баланс (якщо стосується)

Фірмові документи:

• NIP, REGON, CEIDG
• Рішення про ПДВ, NIP-UE
• Договори оренди, лізингу
• Документи ZUS (DRA, ZUA)

Крок 4: Заява до Urząd Skarbowy та ZUS

Новий бухгалтер повинен заявити зміну місця ведення бухгалтерії до податкової інспекції. Це форма ZAW-NIP (заява про оновлення) — оновлення даних у CEIDG.

До ZUS нічого подавати не потрібно — ZUS спілкується з вами безпосередньо, а не з бухгалтером.

Крок 5: Підтвердження сальдо

Перед прийняттям бухгалтерії, новий бухгалтер повинен підтвердити сальдо:

• ZUS: скільки внесків сплачено, чи є заборгованість
• Urząd Skarbowy: чи є переплати/заборгованості з PIT, ПДВ
• ПДВ: стан рахунку ПДВ (вхідний vs вихідний)
• Банк: сальдо фірмових рахунків

Крок 6: Прийняття поточної бухгалтерії

Новий бухгалтер починає вести бухгалтерію з місяця прийняття. Важливо:

• Фактури за місяць, що передує зміні — передаєте старому бухгалтеру
• Фактури за місяць зміни — новому
• Декларації за місяць зміни — подає новий бухгалтер

Коли найкраще змінювати бухгалтера?

Найкраще змінювати бухгалтера на кінець календарного місяця або кінець кварталу. Причини:

• Повний місяць закритий — легше передати документи
• Декларації подані — відсутність «розриву» між бухгалтерами
• ZUS розрахований — чисті сальдо

Найгірший момент: посеред місяця, коли є неподані декларації та несплачені фактури.

Перелік документів — чек-лист

Підготуйте наступні документи перед зміною:

Від поточного бухгалтера

• KPiR / реєстр ryczałту до кінця попереднього місяця
• Декларації: VAT-7, VAT-UE, PIT-4, PIT-5, ZUS DRA за останні 12 місяців
• Реєстр основних засобів
• Реєстр обладнання
• Вступний баланс (якщо стосується)
• Підтвердження сальдо ZUS та Urząd Skarbowy
• Копії рішень (ПДВ, NIP-UE, ryczałt)

Від вас

• NIP, REGON, CEIDG (роздруківка)
• Договір банківського рахунку
• Договори оренди, лізингу, співпраці
• Документи автомобіля (якщо у витратах)
• Рішення ZUS про пільгу «на старт» / малому ZUS (якщо стосується)

Пастки та на що звернути увагу

1. Відсутність підтвердження сальдо

Найбільша помилка. Якщо новий бухгалтер не підтвердить сальдо ZUS/Urząd Skarbowy — може виявитися, що старий бухгалтер не сплатив внески, а штрафи впадуть на вас.

2. Втрачені документи

При передачі документів між бухгалтерами — документи можуть «загубитися». Завжди майте електронні копії всіх фактур.

3. Перерва в бухгалтерії

Не допускайте перерви. Декларації повинні подаватися щомісяця/кварталу. Якщо зміна триває довше за місяць — декларації ви повинні подати самостійно або просити про пролонгацію.

4. ZUS і Urząd Skarbowy спілкуються з вами

ZUS і податкова інспекція спілкуються з вами, а не з бухгалтером. Якщо старий бухгалтер не сплатив внески — виклик прийде до вас. Контролюйте терміни самостійно.

5. KSeF та е-фактури

Якщо ви охоплені KSeF (з 2027 для мікро/малих), переконайтеся, що новий бухгалтер обслуговує електронні фактури. Це критично.

FAQ

Чи можу я змінити бухгалтера посеред року?

Так. Ви можете змінити в будь-який момент, але найкраще на кінець місяця/кварталу — легше передати документи.

Чи повинен я повідомити Urząd Skarbowy про зміну бухгалтера?

Не безпосередньо. Зміна заявляється в CEIDG (ZAW-NIP), що оновлює дані в Urząd Skarbowy. Немає окремої форми «зміна бухгалтера».

Скільки коштує зміна бухгалтера?

Сам акт зміни безкоштовний. Але поточний бухгалтер може стягнути плату за підготовку документів до передачі (зазвичай 200-500 zł).

Чи може новий бухгалтер виправити помилки попередника?

Так. Новий бухгалтер може подати коригування декларацій, якщо старий допустив помилки. Але це може пов'язуватися з додатковими витратами.

Що якщо старий бухгалтер не хоче передавати документи?

Він має юридичний обов'язок (ст. 76 п. 1 Закону про бухгалтерію). Якщо відмовляється — ви можете заявити це до KRBRiO (Національна рада аудиторів) або направити справу до суду.

Шукаєте нового бухгалтера?

Беру на себе бухгалтерію JDG — з повним прийняттям документів, підтвердженням сальдо та заявами до Urząd Skarbowy і ZUS. Спілкуюся польською та англійською. Від 49 zł + ПДВ на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.

Увага: Зміна бухгалтера можлива в будь-який момент року. Поточний бухгалтер має законодавчий обов'язок передачі документів (ст. 76 п. 1 Закону про бухгалтерію). Перед прийняттям рішення проконсультуйтеся з новим бухгалтером.