Як поміняти бухгалтера в 2026 році: документи та довіреності

Покрокова зміна бухгалтера: термін, повідомлення, переведення KPiR і JPK, OPL-1, PEL-O, KSeF і CEIDG оновлення.

Ви можете змінити бухгалтера протягом року. Вам не потрібно чекати січня або кінця кварталу. Найнадійніше вибрати конкретний кінцевий місяць і прописати, хто відповідає за останні декларації старого офісу, а хто починає вести облік з наступного періоду.

Більшість проблем не є результатом самого розірвання. Вони з’являються, коли документи передаються без списку, старі довіреності залишаються активними, а дві контори припускають, що інша надішле JPK або ZUS DRA.

Коли найкраще міняти бухгалтера?

Технічно це можна зробити будь-коли. Практично кінець місяця зручний після оформлення всіх документів і відправлення декларації за період закриття.

Єдиного законодавчо встановленого строку попередження про розірвання договору з бухгалтерією не існує. У договорі застосовуються: строк письмового повідомлення, спосіб подачі декларації та правила подання документів. Спочатку прочитайте ці положення, а лише потім призначайте дату початку роботи з вашим новим бухгалтером.

Уникайте порожнього тижня між офісами. Терміни сплати податку та ZUS тривають у звичайному режимі, навіть коли триває передача файлів.

Письмово встановіть граничний місяць

Одне повідомлення електронною поштою може заощадити багато нервів. У ньому має бути зазначено:

останній місяць, заброньований поточним офісом,
декларації та файли, які надсилатиме цей офіс,
дата передачі документів і баз даних,
перший місяць роботи в новому офісі,
особа, відповідальна за виправлення попередніх періодів,
стан прострочених документів та неврегульованих питань.

Якщо зміни відбудуться до кінця року, також визначте, хто готуватиме річну звітність і щорічний розрахунок премії медичного страхування.

Які документи мені потрібно отримати з мого попереднього офісу?

Обсяг залежить від форми оподаткування та статусу VAT, але типовий пакет для JDG включає:

KPiR або записи про доходи,
реєструє VAT і надіслані файли JPK_V7,
облік основних засобів і нематеріальних активів,
декларації PIT, VAT і ZUS разом із UPO або іншим підтвердженням доставки,
розрахунок авансових платежів, внесків і можливих переплат,
інвентаризація, записи обладнання та документація на транспортні засоби,
документи про працівників, якщо на підприємстві працюють люди,
інформація про виправлення, перевірки, активні справи та листування з офісами,
експорт даних з бухгалтерської програми, якщо це дозволяє договір і система.

Не просто візьміть підшивку з рахунками-фактурами. Також новому бухгалтеру потрібні записи, версії надісланих декларацій та підтвердження їх подання.

Підписаний список корисний. Готовий обсяг можна знайти в шаблоні протоколу передачі документів.

Відкликати UPL-1 за допомогою форми OPL-1

UPL-1 дозволяє представнику підписувати декларації, подані в електронному вигляді. Розірвання бухгалтерського договору не скасовує автоматично це право.

Щоб змінити або відкликати UPL-1, скористайтеся формою OPL-1. Його можна подати через електронну податкову. Новому бухгалтеру надається окремий UPL-1, якщо він підписуватиме декларації від імені підприємця.

Перевірте також спеціальні та генеральні довіреності. OPL-1 стосується підписання електронних декларацій, а не всіх можливих дозволів у податковому органі.

Скасувати доступ до ZUS

Довіреність у справах у ZUS можна оскаржити за допомогою форми PEL-O. Його можна відправити в електронному вигляді через ПУЕ/еЗУС. Форма скасовує всі довіреності, надані вказаній особі в ZUS.

Якщо ви хочете лише змінити область, ви повторно надсилаєте PEL із повною сферою застосування. Недостатньо видалити користувача з вашої бухгалтерської програми.

Перевірте дозволи в KSeF

При зміні офісу необхідно переглянути права, надані фізичним особам і всій організації. Скасування доступу одного адміністратора не призведе до автоматичного скасування дозволів, які він надав іншим.

Мінфін також зазначає, що бухгалтерія не може сама відмовитися від наданих їй непрямих повноважень. Їх повинен збирати платник податків або особа, уповноважена керувати доступом до нього.

Перевірити окремо:

дозволи на виставлення та перегляд рахунків-фактур,
дозволи на керування іншими користувачами,
сертифікати, токени та інтеграція облікових програм,
люди, яким старий офіс надав подальший доступ.

Надайте новому офісу лише той обсяг, який необхідний для узгоджених послуг.

Оновіть CEIDG і сховище документів

Якщо в записі CEIDG було зазначено попередній офіс як орган, який веде бухгалтерський облік, повідомте про припинення цієї співпраці та подробиці нового офісу. Також перевірте адресу зберігання документації.

Зміна самого договору не виправляє дані в CEIDG. Заявку на оновлення можна подати онлайн. Не повідомляйте пароль довіреного профілю новому офісу; Ви підписуєте заяву самостійно або дієте через належним чином призначеного представника.

Доступи, які легко пропустити

Окрім офіційних довіреностей, офіс може мати доступ до:

рахунки та складське програмне забезпечення,
диск з документами,
електронна скринька для рахунків-фактур,
банківські операції з точки зору перегляду або підготовки платежів,
HR-портали та системи пільг,
акаунти на торгових майданчиках.

Змінюйте або скасовуйте доступ лише після захисту необхідних даних. Зберігайте копію своїх записів і журнал тих, хто все ще має доступ. Не надсилайте паролі звичайною електронною поштою.

Хто відповідає за корекцію старих місячних?

Новий офіс не несе автоматично відповідальності за помилки та упущення попередньої служби. Обсяг виправлень узгоджується окремо.

Перед початком роботи варто зробити коротке відкриття балансів і перевірку безперебійності:

порівняти надіслані реєстри JPK з VAT,
перевірте останній запис KPiR або записи про доходи,
підтвердити вартість основних засобів та поточну амортизацію,
організувати взаєморозрахунки з ZUS та податковою службою,
запишіть відсутні рахунки та місяці, які потребують виправлення.

Якщо необхідний повний аудит, його вартість і опис мають бути окремо від поточного обліку.

Перелік змін бухгалтера

Перш ніж вважати перенесення завершеним, перевірте:

повідомлення та підтверджена дата закінчення контракту,
прикордонний місяць і відповідальність за останні відправлення,
повний протокол документів і справ,
OPL-1 і новий UPL-1,
PEL-O та нова довіреність ZUS,
дозволи, сертифікати та інтеграції KSeF,
реквізити офісу та місце документації в CEIDG,
доступ до приватних систем,
список заборгованості та виправлень,
підтвердження про закриття першого місяця новим офісом.

Часті запитання

Чи можу я поміняти бухгалтера в середині року?

так Необхідно підтримувати безперервність записів і декларацій, але правила не вимагають чекати до кінця року.

Чи може старий офіс зберігати документи?

Спосіб і дата видачі документів повинні випливати з договору. Перед диспутом визначте, які оригінали належать підприємцю, який конкретно офіс зобов'язаний зберігати і в якому форматі він може передавати експорт з власної системи.

Чи посилання на UPL-1 видаляє доступ до KSeF?

НІ Це два різних діапазони. OPL-1 стосується довіреності на підписання електронних декларацій, а авторизації KSeF скасовуються в інструментах KSeF або шляхом відповідного сповіщення.

Чи може новий офіс позбавити доступу старого?

Він не повинен діяти від імені підприємця без відповідного дозволу. Власник компанії повинен контролювати список дозволів і затверджувати зміни.

Джерела

Бажаєте змінити бухгалтера, не перериваючи розрахунків?

Oxyok встановлює граничний місяць, приймає документи та організовує довіреності перед першою відправкою. Подивіться, як виглядає зміна бухгалтера або напишіть на адресу [email protected].

Матеріал носить загальний характер. Детальний обсяг передачі документів і обов'язків залежить від домовленості з бухгалтерією і ситуації в компанії.