Протокол прийому документів при зміні бухгалтера 2026р

Практичний чек-лист для перенесення бухгалтерського обліку: КПіР, ЖПК, декларацій, УПО, основних засобів, розрахунків, балансів, довіреностей та електронного доступу - без фікції офіційної форми.

Протокол передачі документів – це письмове резюме того, що одна установа передає іншій після закінчення співпраці. Єдиної офіційної форми чи нав’язаного шаблону немає. Однак у разі суперечки це простий доказ того, що саме було повідомлено, кому і коли.

Ця стаття розширює розділ «Протокол прийому-передачі» посібника як змінити бухгалтера у 2026 конкретним контрольним списком. Пов’язані теми: УПЛ-1 – довіреність на е-декларування та ПЕЛ – довіреність на ЗУС.

Що таке протокол, а що ні

Протокол прийому-передачі може бути двостороннім документом, складеним між поточним офісом і підприємцем або, залежно від узгодженого процесу, із залученням нового офісу. Законодавчо встановленого набору сторінок чи обов’язкових підписів немає. Документ має три цілі:

перераховує конкретні набори даних, періоди та формати,
вказує кінцеву дату поглинання,
підтверджує, що сторони знають, хто за який період відповідає.

Чим протокол не є:

офіційний обов'язковий бланк (не міститься в жодному акті),
заміна звітності до CEIDG, ZUS або податкової служби,
автоматичний захист від відповідальності за помилки попередника,
підстава для видачі документів у спорі - діють договір і правила зберігання.

Протокол – це організаційний інструмент, а не закон. Його варто мати, але його сила залежить від специфіки записів.

Елементи протоколу - повний контрольний список

Наведений нижче список є мінімумом, який повинен бути включений до протоколу прийому-передачі. Для кожного пункту потрібні певні дані: період, кількість товарів, формат файлу та стан доставки.

Дані сторінки

повні дані поточного офісу та підприємця,
повна інформація про новий офіс,
дата і місце складання протоколу,
дані та підписи сторін, які беруть участь у передачі,
можливо додатки: списки, експорти, підтвердження.

Кінцева дата

конкретний день (бажано останній день місяця), до якого поточний офіс відповідає за реєстрацію,
день, з якого починаються нові записи,
зазначення того, хто веде облік документів, датованих межовим періодом.

Дата має бути точною. «Кінець третього кварталу» або «кінець співпраці» недостатньо.

Бухгалтерські записи

KPiR або записи про доходи з розбивкою по місяцях,
бухгалтерські книги (бухгалтерський баланс, звіт про прибутки та збитки, обороти та сальдо) - з повними книгами,
реєстри продажів і покупок VAT,
облік основних засобів та WNiP,
перелік обладнання (якщо зберігається),
підрядні та розрахункові справи,
описи та інвентарні листи.

Детальніше про реєстр основних засобів в окремій статті: облік основних засобів в JDG та нарахування амортизації основних засобів в JDG.

Декларації та JPK

JPK_V7 за кожен місяць; у разі квартальних розрахунків також правильні частини декларації JPK_V7K за місяць, що закінчується кварталом,
VAT-ЄС за кожен місяць, в якому виникло зобов'язання подати інформацію,
декларації та відомості платника (PIT-8AR, PIT-4R), якщо підприємство має найманих працівників,
річна звітність PIT-36, PIT-36L або PIT-28,
виправлення поданих декларацій,
деталі поданого JPK_V7 описано в статті JPK_V7 у JDG.

За поточні періоди попросіть JPK_V7 замість колишньої декларації VAT-7. Форму PIT-5 щомісяця не подають: аванс із PIT розраховують і сплачують без цієї декларації.

УПО та підтвердження

UPO для кожної надісланої електронної декларації та JPK,
підтвердження надсилання документів ZUS, включаючи DRA, RCA та RSA,
офіційне підтвердження подання або доставки (UPP/UPD), залежно від використовуваного каналу.

PDF-декларація – це не те саме, що UPO. Без УПО у вас немає доказів того, що декларація дійсно надійшла і була прийнята.

Основні засоби

файли з датою надходження, первісною вартістю, нормою та методом амортизації,
попередні амортизаційні відрахування,
перелік неамортизованих активів,
документи про купівлю та можливу ліквідацію.

Розрахунки та баланси

відкриті позиції з контрагентами,
залишки на кінцеву дату,
невиплачені аванси та платежі,
платежі в процесі,
спірна та прострочена дебіторська заборгованість і зобов'язання.

Вихідні документи

рахунки на покупку та продаж за період,
банківські виписки та підтвердження переказу,
договори, документи на лізинг та авто,
документація про працівника та заробітну плату (за наявності),
офіційні рішення, тлумачення та результати перевірок,
листування з органами влади.

Довіреності та доступ

список діючих довіреностей: UPL-1, PEL, або PPO-1/PPS-1,
підтвердження звернень (ОПЛ-1, ПЕЛ-О), якщо вони вже були подані,
список людей, які мають доступ до KSeF - див. Дозволи KSeF для бухгалтера,
доступ до банку, програми виставлення рахунків, хмари, електронної пошти компанії,
дата планового надходження індивідуальних доступів.

Не вимикайте доступ до завантаження всіх UPO та експорту. Не залишайте необмежені права після закінчення контракту.

Офіційні дані

розрахунки, переплати та заборгованості, видимі в електронній податковій та поточний номер податкового мікрорахунку,
залишки ПУЕ/ЕЗУС та рахунок індивідуальних внесків,
переплата, заборгованість, активна розстрочка,
стан відкритих перевірок та проваджень.

Отримувати дані в зручному форматі

Самі PDF-декларації не замінять облікові дані. Варто внести в протокол формати файлів:

експорт KPiR або записів доходів (CSV, XML, PDF),
файли JPK і UPO,
перелік записів основних засобів,
підрядні та розрахункові справи,
початковий баланс і обороти та залишки з повними книгами,
вихідні файли, які можна імпортувати в нову програму.

Новий офіс має підтвердити, що файли можна відкрити та узгодити, перш ніж старий доступ буде закрито.

Як здійснити здачу крок за кроком

Письмово встановіть кінцеву дату та обсяг останнього місяця.
Підготуйте таблицю прикордонних зобов’язань: хто відправляє останній JPK, хто розраховується ZUS, хто закриває місяць.
Попросіть у поточному офісі експортувати дані та перелік документів на кінцеву дату.
Отримуйте файли у зручному форматі (не лише PDF).
Перевірте, чи відкриті експорти, і узгодьте їх з DTT і балансами.
Підготуйте протокол із конкретними пунктами контрольного списку вище.
Надайте новому офісу дозволи (UPL-1, PEL, KSeF) - лише в тому обсязі, який йому потрібен.
Скасувати довіреності попереднього офісу (ОПЛ-1, ПЕЛ-О) тільки після відправки останніх декларацій та отримання УПО.
Отримайте доступ до банку, програми, хмари та електронної пошти після підтвердження завершеності переказу.

Найпоширеніші помилки

У протоколі написано нечітко: «облік передано».
Відсутність кінцевої дати або дата, описана словами.
Отримання лише PDF файлів без облікових даних.
Немає УПО в списку.
Збереження UPL-1, PEL і доступу до KSeF активними в колишньому офісі.
Вимкнення доступу перед завантаженням експорту.
Відсутність звірки балансів з Електронним кабінетом та ZUS на дату відсікання.
Відсутність копій протоколу та додатків з обох сторін.
Немає вказівок на те, хто відповідає за історичні виправлення.

Коли попередній офіс не видає дані

Надіслати письмовий запит із зазначенням конкретного переліку документів та терміном виконання.
Посилання на контракт, право власності на документи та зобов’язання щодо зберігання, характерні для даної колекції.
Захистіть дані, доступні в KSeF, e-Office, ZUS, банку та вашій власній програмі.
Не чекайте з поточними розрахунками.
У разі виникнення спору скористайтеся юридичною допомогою та страхуванням відповідальності офісу, якщо збиток покритий.

Якщо бухгалтерія не відповідає

Складіть список відсутніх документів за місяцями й видами: отримано, очікуємо або не потрібно. З новим бухгалтером визначте, яку звітність перевірити першою та хто перевірить підтвердження подання. Відсутність відповіді не доводить, що звітність не подавали.

Для відновлення оплат клієнтів скористайтеся прикладом переказу з утриманою комісією.

Спілкуємося англійською та польською. Опишіть ситуацію без паролів. Зв'язатися з Oxyok.

Джерела

– Biznes.gov.pl – податкові довіреності (UPL-1, OPL-1)

ZUS - довіреність PEL
ZUS - апеляційна заява PEL-O – Міністерство фінансів – форми податкових довіреностей
Закон про VAT - ELI, зокрема ст. 100 щодо інформації про VAT-ЄС.

Матеріал носить загальний характер. Детальний порядок передачі документів випливає з договору, форми записів, довіреності та обсягу даних компанії.