Протокол передання документів під час зміни бухгалтера у Польщі у 2026 році

Протокол передання документів — це письмовий перелік того, що одне бухгалтерське бюро передає іншому після завершення співпраці. Єдиного офіційного бланка чи встановленого зразка немає. Однак у разі спору це простий доказ того, що саме, кому й коли було передано.

Ця стаття доповнює розділ «протокол передання» з посібника як змінити бухгалтера у 2026 році конкретним контрольним списком. Пов’язані теми: UPL-1 — довіреність на електронні декларації та PEL — довіреність ZUS.

Що таке протокол — і чим він не є

Протокол передання — це внутрішній двосторонній документ, складений попереднім і новим бюро (або попереднім бюро та підприємцем). Він має три цілі:

• перелічує конкретні набори, періоди та формати даних,
• визначає граничну дату прийняття справ,
• підтверджує, що сторони знають, хто за який період відповідає.

Чим протокол не є:

• обов’язковим офіційним бланком (його не передбачено жодним законом),
• заміною повідомлень до CEIDG, ZUS чи податкової інспекції,
• автоматичним захистом від відповідальності за помилки попередника,
• підставою для видачі документів у спорі — у такій ситуації діють договір і положення про зберігання.

Протокол — це організаційний інструмент, а не закон. Його варто мати, але його сила залежить від конкретності записів.

Елементи протоколу — повний контрольний список

Нижче наведено мінімальний перелік того, що має міститися в протоколі передання. Кожен пункт потребує конкретних даних: періоду, кількості позицій, формату файлу та статусу надсилання.

Дані сторін

• повні дані попереднього бюро та підприємця,
• повні дані нового бюро,
• дата й місце складання протоколу,
• підписи обох сторін,
• за потреби додатки: переліки, експортовані дані, підтвердження.

Гранична дата

• конкретний день (найкраще останній день місяця), до якого попереднє бюро відповідає за записи,
• день, з якого починається новий облік,
• зазначення того, хто обліковує документи, датовані граничним періодом.

Дата має бути точною. «Кінець третього кварталу» або «кінець співпраці» — недостатньо.

Бухгалтерські регістри

• KPiR (книга доходів і витрат у Польщі) або облік доходів із поділом за місяцями,
• бухгалтерські книги (баланс, RZiS — звіт про прибутки та збитки, обороти й сальдо) — у разі повного бухгалтерського обліку,
• реєстри VAT продажів і покупок,
• облік основних засобів та WNiP (нематеріальних активів),
• перелік обладнання (якщо він вівся),
• картотеки контрагентів і розрахунків,
• інвентаризаційні залишки та відомості.

Більше про облік основних засобів в окремих статтях: облік основних засобів у JDG та амортизація основних засобів у JDG.

Декларації та JPK

• JPK_V7 за кожен місяць; у разі квартального розрахунку — також правильно заповнені деклараційні частини JPK_V7K за місяць, яким закінчується квартал,
• VAT-UE за кожен місяць, у якому виник обов’язок подати цю інформацію,
• декларації та інформація податкового агента (PIT-8AR, PIT-4R), якщо компанія має працівників,
• річні декларації PIT-36, PIT-36L або PIT-28,
• коригування поданих декларацій,
• деталі поданого JPK_V7 описано у статті JPK_V7 у JDG.

Не просіть «VAT-7» або «PIT-5». VAT-7 було замінено на JPK_V7, а PIT-5 не є щомісячною авансовою декларацією JDG. Аванс із PIT обчислюється та сплачується без подання декларації.

UPO та підтвердження

• UPO за кожну надіслану електронну декларацію та JPK,
• підтвердження надсилання документів ZUS, зокрема DRA, RCA і RSA,
• офіційні підтвердження подання або вручення (UPP/UPD), залежно від використаного каналу.

PDF декларації — це не те саме, що UPO. Без UPO у вас немає доказу, що декларація справді надійшла й була прийнята.

Основні засоби

• картотеки з датою прийняття, первісною вартістю, ставкою та методом амортизації,
• попередні амортизаційні відрахування,
• перелік не повністю амортизованих засобів,
• документи про придбання та можливе вибуття.

Розрахунки та сальдо

• відкриті позиції з контрагентами,
• сальдо на граничну дату,
• нерозраховані аванси та платежі,
• платежі в процесі виконання,
• спірна й прострочена дебіторська та кредиторська заборгованість.

Первинні документи

• рахунки-фактури продажу та купівлі за відповідний період,
• банківські виписки та підтвердження переказів,
• договори, лізингові документи й документи на автомобілі,
• кадрова та зарплатна документація (якщо застосовно),
• рішення органів влади, індивідуальні податкові роз’яснення та результати перевірок,
• листування з органами влади.

Довіреності та доступи

• перелік чинних довіреностей: UPL-1, PEL, за потреби PPO-1/PPS-1,
• підтвердження відкликання (OPL-1, PEL-O), якщо їх уже подано,
• перелік осіб із доступом до KSeF — див. права KSeF для бухгалтера,
• доступ до банку, програми для виставлення рахунків-фактур, хмарного сховища, корпоративної пошти,
• запланована дата відкликання кожного доступу.

Не вимикайте доступ до завантаження всіх UPO та експортованих даних. Не залишайте необмежених прав після завершення договору.

Дані державних систем

• сальдо в польській електронній податковій інспекції e-Urząd Skarbowy та на податковому мікрорахунку,
• сальдо в PUE/eZUS — польській електронній системі ZUS — та індивідуальний рахунок для внесків,
• переплати, заборгованість, чинні угоди про розстрочення,
• статус відкритих перевірок і проваджень.

Отримання даних у придатному форматі

Самі PDF-файли декларацій не замінять бухгалтерських даних. У протоколі варто зазначити формати файлів:

• експорт KPiR або обліку доходів (CSV, XML, PDF),
• файли JPK та UPO,
• відомості записів про основні засоби,
• картотеки контрагентів і розрахунків,
• вступний баланс, а також обороти й сальдо в разі повного бухгалтерського обліку,
• вихідні файли, які можна імпортувати до нової програми.

Нове бюро має підтвердити, що файли відкриваються та узгоджуються, перш ніж старий доступ буде закрито.

Як провести передання крок за кроком

1. Письмово визначте граничну дату та обсяг останнього місяця.
2. Підготуйте таблицю граничних обов’язків: хто надсилає останній JPK, хто розраховує ZUS, хто закриває місяць.
3. Попросіть попереднє бюро експортувати дані та надати перелік документів на граничну дату.
4. Отримайте файли в придатному форматі (не лише PDF).
5. Перевірте, чи експортовані дані відкриваються та узгоджуються з UPO і сальдо.
6. Складіть протокол із конкретними позиціями з наведеного вище контрольного списку.
7. Надайте новому бюро права (UPL-1, PEL, KSeF) — лише в потрібному обсязі.
8. Відкличте довіреності попереднього бюро (OPL-1, PEL-O) лише після надсилання останніх декларацій і отримання UPO.
9. Відкличте доступ до банку, програми, хмарного сховища та пошти після підтвердження повноти передання.

Найпоширеніші помилки

1. Загальний запис у протоколі: «бухгалтерію передано».
2. Відсутність граничної дати або дата, описана словами.
3. Отримання виключно PDF-файлів без бухгалтерських даних.
4. Відсутність UPO в переліку.
5. Залишення активних UPL-1, PEL і доступу до KSeF у колишнього бюро.
6. Вимкнення доступу до завантаження експортованих даних.
7. Відсутність звірки сальдо з e-Urząd Skarbowy та ZUS на граничну дату.
8. Відсутність копії протоколу й додатків у кожної сторони.
9. Відсутність зазначення того, хто відповідає за історичні коригування.

Якщо попереднє бюро не видає дані

1. Надішліть письмову вимогу з конкретним переліком документів і строком.
2. Посилайтеся на договір, право власності на документи та обов’язки зі зберігання, застосовні до конкретного набору.
3. Збережіть дані, доступні в KSeF, e-Urząd Skarbowy, ZUS, банку та власній програмі.
4. Не відкладайте поточні розрахунки.
5. У разі спору скористайтеся юридичною допомогою та полісом страхування цивільної відповідальності бюро, якщо збиток покривається страхуванням.

Джерела

• Biznes.gov.pl — податкові довіреності (UPL-1, OPL-1)
• ZUS — довіреність PEL
• ZUS — заява PEL-O про відкликання
• Міністерство фінансів Польщі — бланки податкових довіреностей
• Закон про VAT — ELI, зокрема стаття 100 щодо інформації VAT-UE.

Матеріал має загальний характер. Детальний порядок передання документів залежить від договору, форми обліку, довіреностей та обсягу даних компанії.