UPL-1 у Польщі — довіреність для бухгалтера на електронні декларації JDG у 2026 році

UPL-1 — це одностороння податкова довіреність, якою підприємець уповноважує конкретну особу електронно підписувати та надсилати електронні декларації від його імені. Форма безплатна. Її можна подати електронно через e-Urząd Skarbowy або в паперовій формі до компетентної податкової інспекції.

Якщо ви змінюєте бухгалтерське бюро, UPL-1 є одним із повноважень, які слід свідомо надати новому бюро й так само свідомо забрати в попереднього. Ширший контекст зміни описано в посібнику як змінити бухгалтера у 2026 році.

Що саме дає UPL-1

UPL-1 уповноважує зазначену фізичну особу виконувати від імені платника податків дії, пов’язані з електронним поданням декларацій. На практиці це означає:

• підписання та надсилання електронних податкових декларацій,
• подання JPK_V7, VAT-UE, повідомлень та інших форм, передбачених податковим законодавством,
• підписання уточнень до цих декларацій,
• завантаження офіційних підтверджень отримання (UPO) для надісланих декларацій.

Представник, який діє на підставі UPL-1, подає та підписує документи так, ніби це робив сам платник податків. Орган вважає декларацію поданою вчасно за умови, що довіреність була чинною на момент надсилання.

Чого UPL-1 НЕ дає

Це найпоширеніше непорозуміння щодо UPL-1. Ця форма не є загальною довіреністю. Зокрема, вона не уповноважує:

• підписувати відповіді на виклики, постанови та процесуальні документи у виконавчих і контрольних провадженнях (для цього призначені PPO-1 або PPS-1),
• представляти інтереси у справі перед Naczelnik US, тобто керівником польської податкової інспекції, у питаннях, не пов’язаних з електронними деклараціями,
• керувати доступом до KSeF, отримувати чи надсилати рахунки-фактури через KSeF — це окремий механізм, описаний у статті повноваження KSeF для бухгалтера та бухгалтерського бюро,
• отримувати доступ до скриньок e-Urząd Skarbowy, тобто польського електронного податкового офісу, для інших дій, крім подання декларацій,
• розпоряджатися коштами на податковому рахунку, мікрорахунку або сумами повернення податку,
• здійснювати розрахунки із ZUS — для цього діє окрема довіреність PEL.

UPL-1 — це інструмент із вузьким обсягом. Він призначений для своєчасного й автоматизованого надсилання електронних декларацій. Якщо бюро потребує ширших повноважень, підприємець повинен надати додаткову довіреність або виконати відповідну дію самостійно.

Хто може бути представником за UPL-1

Представником може бути фізична особа, яка має цивільну дієздатність. На практиці це бухгалтер, який веде облік, працівник бухгалтерського бюро або довірена особа в компанії. Представником не може бути сама юридична особа чи організація (наприклад, «Бухгалтерське бюро X Sp. z o.o.») — у формі зазначають конкретну людину, її PESEL та ідентифікаційні дані.

Якщо в бюро декларації надсилають кілька працівників, для кожного з них подають окрему UPL-1. Автоматичного права «передавати повноваження далі» тут немає.

Як надати UPL-1 крок за кроком

1. Виберіть спосіб подання: електронно через e-Urząd Skarbowy або в паперовій формі до компетентної податкової інспекції.
2. Укажіть дані платника податків і конкретного представника, яких вимагає форма UPL-1.
3. Укажіть період дії довіреності.
4. Підпишіть форму відповідно до правил представництва компанії.
5. Подайте UPL-1 до дня, коли представник підпише й надішле першу декларацію.
6. У разі онлайн-подання завантажте UPO. Для паперової версії збережіть копію з підтвердженням подання або доказ надсилання.

Податкова інспекція вносить дані до реєстру довіреностей і не надсилає окремого повідомлення про завершення справи. Тому не слід подавати UPL-1 лише в момент надсилання першого JPK або декларації.

Як відкликати — форма OPL-1

Відкликання UPL-1 подається на формі OPL-1. Її можна передати в паперовій формі до тієї самої податкової інспекції або подати електронно через e-Urząd Skarbowy.

• Укажіть представника, повноваження якого відкликаєте.
• У разі електронного подання підпишіть OPL-1 дозволеним способом і завантажте UPO.
• Для паперової версії збережіть підтвердження подання або надсилання.

У формі OPL-1 зазначте дані довіреності, яку відкликаєте, відповідно до актуального зразка. Після подання збережіть підтвердження та перевірте перелік довіреностей в e-Urząd Skarbowy. Узгодьте строк відкликання з надсиланням останніх декларацій і отриманням UPO, щоб не залишати попередньому бюро доступ довше, ніж цього потребує завершення обслуговування.

Відповідальність сторін

UPL-1 не переносить автоматично на бухгалтера відповідальність за розрахунок. Підприємець і надалі відповідає перед органом за:

• своєчасне подання декларації,
• правдивість даних і правильність розрахунків,
• сплату податку на мікрорахунок,
• актуальність довіреностей.

Бухгалтер відповідає перед підприємцем на підставі договору про ведення обліку. Перед органом він відповідає лише у прямо передбачених випадках, а зазвичай наслідки прострочення несе платник податків.

Тому варто зберігати копію кожної надісланої UPL-1 і OPL-1, а також підтвердження їх подання та відкликання. У разі спору це важливі докази того, коли довіреність було надано або відкликано.

UPL-1 та інші податкові довіреності

UPL-1 — одна з кількох податкових довіреностей. Не плутайте її з:

• PPO-1 — загальною довіреністю на ведення справ перед податковими органами; вона ширша за UPL-1, але також не охоплює підписання всіх документів,
• PPS-1 — спеціальною довіреністю для конкретної справи (наприклад, певної перевірки або заяви),
• PEL — довіреністю для ZUS, яка має цілком окремий реєстр і форми,
• повноваженнями KSeF — їх надають усередині системи KSeF, а не в e-Urząd Skarbowy.

Найпоширеніша помилка — переконання, що достатньо «однієї довіреності для бухгалтера». Насправді бухгалтерові, який надсилає JPK, контактує із ZUS та обслуговує KSeF, потрібні три окремі уповноваження.

Найпоширеніші помилки

1. Надання UPL-1 замість PPO-1, коли бюро має відповідати на виклики.
2. Залишення чинної UPL-1 у попереднього бюро після завершення договору.
3. Відкликання UPL-1 до того, як попереднє бюро надішле останній JPK_V7.
4. Зазначення в UPL-1 назви бюро замість даних конкретної фізичної особи.
5. Сприйняття UPL-1 як доступу до KSeF або права розпоряджатися сумами повернення.
6. Відсутність копії OPL-1 після відкликання довіреності.
7. Припущення, що UPL-1 також охоплює ZUS (вона охоплює виключно електронні податкові декларації).

Коли варто надати UPL-1

UPL-1 доцільна, коли бухгалтер фактично надсилає електронні декларації та повинен робити це вчасно, не залучаючи підприємця щоразу для підписання. Однак вона не замінює інших повноважень.

Надавайте лише той обсяг, якого бюро справді потребує. Відкликайте довіреність одразу після завершення співпраці — але лише після надсилання останньої декларації та отримання UPO.

Джерела

• Biznes.gov.pl — податкові довіреності (UPL-1, OPL-1, PPO-1, PPS-1)
• Міністерство фінансів — форми податкових довіреностей

Матеріал має загальний характер. Детальний обсяг і порядок надання довіреності визначаються положеннями польської Податкової ординації (Ordynacja podatkowa) та актуальними інструкціями e-Urząd Skarbowy.