УПЛ-1 - довіреність на е-декларування для бухгалтера в JDG 2026 — в Польщі

УПЛ-1 – це одностороння податкова довіреність, якою підприємець уповноважує конкретну особу електронно підписувати та надсилати е-декларації від його імені. Форма безкоштовна. Його можна подати в електронній формі до електронної податкової або в паперовому вигляді до відповідної податкової служби.

Якщо ви змінюєте посаду, УПЛ-1 є одним із прав, які потрібно свідомо надавати новій посаді і так само свідомо вилучати з попередньої. Більш широкий контекст зміни описано в посібнику як змінити бухгалтера у 2026 році.

Що саме робить УПЛ-1?

УПЛ-1 надає повноваження визначеній фізичній особі здійснювати діяльність з електронного подання декларацій від імені платника податків. На практиці це означає:

• підписання та відправка електронної податкової звітності,
• подання JPK_V7, VAT-Є та інших електронних декларацій і форм, які можуть бути підписані довіреністю на підставі УПЛ-1,
• підписання виправлень до цих декларацій,
• завантаження офіційних квитанцій (УПО) про надіслані декларації.

Представник, який діє на УПЛ-1, подає та підписує документи як платник податків. Орган приймає декларацію як подану вчасно за умови, що довіреність була дійсною на момент відправлення.

Чого НЕ ДАЄ УПЛ-1

Це найпоширеніша помилка щодо УПЛ-1. Ця форма не є генеральною довіреністю. Зокрема, це не дозволяє вам:

• підписання повісток, відповідей на постанови та процесуальні листи у виконавчо-контрольних справах (для цього використовується ППО-1 або ППС-1),
• участь у справі до керівника податкової інспекції в межах, не передбачених електронними деклараціями,
• керування доступом до KSeF або отримання та надсилання рахунків через KSeF - це окремий механізм, описаний у статті Дозволи KSeF для бухгалтера та бухгалтерії,
• доступ до електронних скриньок податкової служби для інших дій, окрім подання декларацій,
• наявність коштів на податковому рахунку, мікрорахунку або відшкодування податку,
• розрахунки з ZUS - тут діє окрема довіреність PEL.

УПЛ-1 — вузький інструмент. Використовується для надсилання е-декларацій вчасно та без жодного обслуговування. Якщо офісу потрібно щось більше, підприємець повинен оформити додаткову довіреність або виконати цю діяльність самостійно.

Хто може бути довіреною особою УПЛ-1

Представником може бути дієздатна фізична особа. На практиці це бухгалтер, який веде облік, працівник бухгалтерії або довірена особа на підприємстві. Сама організація не може бути довіреною особою (наприклад, «Biuro Rachunkowe X Sp. z o.o.») — необхідно ввести конкретну особу та ідентифікаційні дані, які вимагаються поточною формою.

Якщо в офісі надсилають декларації кілька працівників, кожен з них подає окремий УПЛ-1. Тут немає «делегування вперед» за замовчуванням.

Як призначити УПЛ-1 покроково

1. Оберіть спосіб подання: в електронній формі в електронній податковій або на папері у відповідній податковій.
2. Введіть реквізити платника податків та конкретного представника, необхідні за формою УПЛ-1.
3. Вказати термін дії довіреності.
4. Підпишіть форму відповідно до правил представництва компанії.
5. Подати УПЛ-1 до дати підписання та відправлення першої декларації довіреною особою.
6. При відправці онлайн завантажте УПО. Якщо у вас є паперова версія, збережіть копію підтвердження подання або підтвердження поштової доставки.

Офіс вносить дані до реєстру довіреностей і не надсилає окремого повідомлення про завершення справи. Тому УПЛ-1 не слід подавати до відправлення першої JPK або декларації.

Як скасувати - форма ОПЛ-1

Звернення УПЛ-1 подається за формою ОПЛ-1. Його можна подати до того ж органу в паперовому вигляді або подати в електронному вигляді через електронну податкову.

• Вкажіть представника, якого ви звільняєте.
• При надсиланні в електронному вигляді підпишіть ОПЛ-1 затвердженим способом і завантажте УПО.
• У разі паперової версії зберігайте підтвердження подання або відправлення.

У формі ОПЛ-1 внести дані відкликаної довіреності згідно з діючим зразком. Після подання зберігайте підтвердження та перевіряйте список довіреностей в електронній податковій. Узгодьте дату звернення з відправленням останніх декларацій та отриманням УПО, щоб не залишати колишній офіс із доступом довше, ніж потрібно для виконання послуги.

Відповідальність сторони

Сам по собі УПЛ-1 не перекладає законодавчі обов’язки платника податків на бухгалтера та не визначає відповідальності за конкретну помилку. Обсяг відповідальності платника податків, представника та бухгалтерії оцінюється окремо - відповідно до податкового законодавства, штрафних санкцій, обставин справи та укладеного договору.

Тому варто зберігати копію кожного надісланого УПЛ-1 та ОПЛ-1, а також підтвердження відправлення та скасування. У разі виникнення спору це є важливим доказом того, коли довіреність була видана чи відкликана.

УПЛ-1 та інші податкові довіреності

УПЛ-1 є однією з кількох податкових довіреностей. Не плутайте це з:

• РРО-1 - генеральна довіреність на ведення справ у податкових органах; ширше УПЛ-1, але також не охоплює підписання всіх листів,
• PPS-1 - спеціальна довіреність на конкретну справу (наприклад, конкретну перевірку або заяву),
• PEL - довіреність на ZUS, повністю окремий реєстр і форми,
• Дозволи KSeF - надаються в системі KSeF, а не в електронній податковій службі.

Найпоширенішою помилкою є переконання, що достатньо «однієї довіреності на бухгалтера». Фактично, бухгалтеру, який мав надіслати JPK, зв’язатися з ZUS і обробити KSeF, потрібні три окремі авторизації.

Найпоширеніші помилки

1. Видача УПЛ-1 замість РРО-1, коли офіс повинен відповідати на запити.
2. Залишення активного УПЛ-1 в колишньому офісі після закінчення контракту.
3. Скасування UPL-1 до того, як попередній офіс надішле останній JPK_V7.
4. Внесення в УПЛ-1 назви офісу замість реквізитів конкретної фізичної особи.
5. Обробка UPL-1 як доступ до KSeF або розпорядження поверненнями.
6. Відсутність копії ОПЛ-1 після скасування довіреності.
7. Припускаючи, що UPL-1 також поширюється на ZUS (включає лише електронні податкові декларації).

Коли варто здавати УПЛ-1

УПЛ-1 має сенс, коли бухгалтер фактично надсилає е-декларації і має робити це вчасно, без постійного залучення підприємця до підписання. Однак це не замінює інших прав.

Надавайте лише ті дозволи, які дійсно потрібні офісу. Узгодьте дату скасування, щоб попередній офіс міг надіслати останню декларацію та отримати UPO, але не зберігав доступ після закінчення послуги.

Джерела

• Biznes.gov.pl - податкові довіреності (UPL-1, OPL-1, PPO-1, PPS-1) – Міністерство фінансів – форми податкових довіреностей

Матеріал носить загальний характер. Детальний обсяг і порядок надання довіреності випливають з положень податкового розпорядження та чинних інструкцій електронної податкової служби.