Verbale di consegna dei documenti in caso di cambio del commercialista nel 2026 in Polonia

Checklist pratica per il passaggio della contabilità: KPiR, JPK, dichiarazioni, UPO, immobilizzazioni, partite aperte, saldi, procure e accessi elettronici, senza inventare un modulo ufficiale inesistente.

Il verbale di consegna dei documenti è un elenco scritto di ciò che uno studio contabile trasferisce all’altro alla fine della collaborazione. Non esiste un unico modulo ufficiale né un modello imposto. In caso di controversia costituisce però una prova semplice di cosa sia stato consegnato esattamente, a chi e quando.

Questo articolo amplia la sezione «verbale di consegna» della guida come cambiare commercialista nel 2026 con una checklist concreta. Temi correlati: UPL-1 — procura per le dichiarazioni elettroniche e PEL — procura ZUS.

Che cos’è il verbale e che cosa non è

Il verbale di consegna è un documento interno e bilaterale, redatto dal vecchio e dal nuovo studio contabile, oppure dal vecchio studio e dall’imprenditore. Ha tre finalità:

elencare raccolte, periodi e formati specifici dei dati,
indicare la data limite del passaggio,
confermare che le parti sappiano chi è responsabile di ciascun periodo.

Che cosa il verbale non è:

un modulo ufficiale obbligatorio (non è previsto da alcuna legge),
un sostituto delle comunicazioni a CEIDG, ZUS o all’ufficio delle imposte,
una protezione automatica dalla responsabilità per gli errori del predecessore,
la base giuridica per il rilascio dei documenti in caso di controversia: in quel caso si applicano il contratto e le norme sulla conservazione.

Il verbale è uno strumento organizzativo, non una fonte di diritto. È utile averlo, ma la sua efficacia dipende dalla precisione delle voci.

Elementi del verbale: checklist completa

L’elenco seguente rappresenta il contenuto minimo del verbale di consegna. Ogni voce richiede dati specifici: periodo, numero di elementi, formato del file e stato dell’invio.

Dati delle parti

dati completi del precedente studio contabile e dell’imprenditore,
dati completi del nuovo studio,
data e luogo di redazione del verbale,
firme di entrambe le parti,
eventuali allegati: elenchi, esportazioni, conferme.

Data limite

il giorno preciso, preferibilmente l’ultimo giorno del mese, fino al quale il precedente studio è responsabile delle registrazioni,
il giorno a partire dal quale inizia la nuova tenuta contabile,
l’indicazione di chi registra i documenti datati nel periodo a cavallo del passaggio.

La data deve essere precisa. «Fine del terzo trimestre» o «fine della collaborazione» non sono indicazioni sufficienti.

Registri contabili

KPiR oppure registro dei ricavi suddiviso per mesi,
libri contabili (stato patrimoniale, conto economico, movimenti e saldi) per la contabilità ordinaria,
registri IVA delle vendite e degli acquisti,
registro delle immobilizzazioni e dei beni immateriali e giuridici,
elenco delle attrezzature, se tenuto,
anagrafiche dei contraenti e partite aperte,
inventari e fogli di inventario.

Maggiori informazioni sul registro delle immobilizzazioni sono disponibili negli articoli dedicati: registro delle immobilizzazioni nella JDG e ammortamento delle immobilizzazioni nella JDG.

Dichiarazioni e JPK

JPK_V7 per ogni mese; in caso di liquidazione trimestrale, anche le corrette sezioni dichiarative del JPK_V7K per il mese che chiude il trimestre,
VAT-UE per ogni mese in cui è sorto l’obbligo di presentare l’elenco riepilogativo,
dichiarazioni e informazioni del sostituto d’imposta (PIT-8AR, PIT-4R), se l’impresa ha dipendenti,
dichiarazioni annuali PIT-36, PIT-36L oppure PIT-28,
rettifiche delle dichiarazioni presentate,
i dettagli del JPK_V7 presentato sono descritti nell’articolo JPK_V7 nella JDG.

Non chiedere «VAT-7» né «PIT-5». VAT-7 è stato sostituito da JPK_V7, mentre PIT-5 non è una dichiarazione mensile sugli acconti della JDG. L’acconto PIT viene calcolato e versato senza presentare una dichiarazione.

UPO e conferme

UPO per ogni dichiarazione elettronica e JPK inviati,
conferme dell’invio dei documenti ZUS, tra cui DRA, RCA e RSA,
ricevute ufficiali di presentazione o consegna (UPP/UPD), a seconda del canale utilizzato.

Il PDF della dichiarazione non equivale all’UPO. Senza UPO non hai la prova che la dichiarazione sia effettivamente arrivata e sia stata accettata.

Immobilizzazioni

schede con data di entrata in servizio, valore iniziale, aliquota e metodo di ammortamento,
quote di ammortamento già effettuate,
elenco delle immobilizzazioni non completamente ammortizzate,
documenti di acquisto e di eventuale dismissione.

Partite aperte e saldi

posizioni aperte con i contraenti,
saldi alla data limite,
acconti e pagamenti non regolati,
pagamenti in corso,
crediti e debiti contestati e scaduti.

Documenti giustificativi

fatture di vendita e di acquisto relative al periodo,
estratti conto bancari e conferme dei bonifici,
contratti, leasing e documenti dei veicoli,
documentazione dei dipendenti e delle retribuzioni, se pertinente,
decisioni ufficiali, interpretazioni e risultati delle verifiche,
corrispondenza con le autorità.

Procure e accessi

elenco delle procure in vigore: UPL-1, PEL, eventualmente PPO-1/PPS-1,
conferme delle revoche (OPL-1, PEL-O), se già presentate,
elenco delle persone con accesso a KSeF: consulta autorizzazioni KSeF per il commercialista,
accesso alla banca, al software di fatturazione, al cloud e alla posta aziendale,
data prevista per la revoca dei singoli accessi.

Non disattivare gli accessi prima di avere scaricato tutti gli UPO e le esportazioni. Non lasciare autorizzazioni illimitate dopo la fine del contratto.

Dati presso gli enti pubblici

saldi nell’e-Urząd Skarbowy, l’ufficio tributario elettronico polacco, e sul conto fiscale individuale,
saldi su PUE/eZUS, la piattaforma elettronica dello ZUS, e conto contributivo individuale,
eccedenze, arretrati e piani di rateizzazione attivi,
stato delle verifiche e dei procedimenti aperti.

Ricevere i dati in un formato utilizzabile

I soli PDF delle dichiarazioni non sostituiscono i dati contabili. Nel verbale conviene specificare i formati dei file:

esportazione della KPiR o del registro dei ricavi (CSV, XML, PDF),
file JPK e UPO,
prospetti delle registrazioni delle immobilizzazioni,
anagrafiche dei contraenti e partite aperte,
saldi iniziali, movimenti e saldi per la contabilità ordinaria,
file sorgente importabili nel nuovo software.

Il nuovo studio dovrebbe confermare che i file possano essere aperti e riconciliati prima che il vecchio accesso venga chiuso.

Come effettuare il passaggio, passo dopo passo

Stabilisci per iscritto la data limite e l’ambito dell’ultimo mese.
Prepara una tabella delle responsabilità al passaggio: chi invia l’ultimo JPK, chi contabilizza lo ZUS, chi chiude il mese.
Chiedi al precedente studio un’esportazione dei dati e l’elenco dei documenti alla data limite.
Ricevi i file in un formato utilizzabile, non soltanto in PDF.
Verifica che le esportazioni si aprano e coincidano con gli UPO e i saldi.
Redigi il verbale con voci specifiche tratte dalla checklist precedente.
Conferisci al nuovo studio le autorizzazioni (UPL-1, PEL, KSeF), esclusivamente nella misura necessaria.
Revoca le procure del precedente studio (OPL-1, PEL-O) soltanto dopo l’invio delle ultime dichiarazioni e la ricezione degli UPO.
Revoca gli accessi alla banca, al software, al cloud e alla posta dopo avere confermato la completezza della consegna.

Errori più comuni

Redigere il verbale in termini generici: «contabilità consegnata».
Omettere la data limite o descriverla soltanto a parole.
Ricevere esclusivamente PDF, senza i dati contabili.
Non includere gli UPO nell’elenco.
Lasciare attivi UPL-1, PEL e l’accesso a KSeF del precedente studio.
Disattivare l’accesso prima di scaricare le esportazioni.
Non riconciliare i saldi con l’e-Urząd Skarbowy e lo ZUS alla data limite.
Non conservare una copia del verbale e degli allegati per entrambe le parti.
Non indicare chi è responsabile delle rettifiche storiche.

Se il precedente studio non consegna i dati

Invia una richiesta scritta con un elenco preciso dei documenti e una scadenza.
Richiama il contratto, la proprietà dei documenti e gli obblighi di conservazione applicabili a ciascun insieme di dati.
Metti al sicuro i dati disponibili in KSeF, e-Urząd Skarbowy, ZUS, banca e nel tuo software.
Non rimandare gli adempimenti correnti.
In caso di controversia, ricorri all’assistenza legale e alla polizza di responsabilità civile dello studio, se il danno è coperto.

Fonti

Biznes.gov.pl — procure fiscali (UPL-1, OPL-1)
ZUS — procura PEL
ZUS — domanda PEL-O di revoca
Ministero delle Finanze — moduli delle procure fiscali
Legge sulla VAT — ELI, in particolare l’articolo 100 relativo agli elenchi riepilogativi VAT-UE.

Questo materiale ha carattere generale. La procedura dettagliata di consegna dei documenti dipende dal contratto, dalla forma di tenuta contabile, dalle procure e dall’ambito dei dati dell’impresa.