Protocollo di trasferimento dei documenti quando si cambia un contabile nel 2026 — in Polonia

Il protocollo di trasferimento dei documenti è un riepilogo scritto di ciò che un ufficio trasferisce all’altro al termine della collaborazione. Non esiste un unico modulo ufficiale o un modello imposto. In caso di controversia, invece, si tratta della semplice prova di esattamente cosa è stato comunicato, a chi e quando.

Questo articolo amplia la sezione "Protocollo di passaggio di consegne" della guida come cambiare commercialista nel 2026 con una checklist specifica. Argomenti correlati: UPL-1 - procura per dichiarazione elettronica e PEL - procura per ZUS.

Cos’è un protocollo e cosa non è

Il protocollo di passaggio può essere un documento bilaterale redatto tra l’attuale ufficio e l’imprenditore oppure - a seconda dell’iter concordato - con il coinvolgimento del nuovo ufficio. Non esiste un insieme di pagine statutario o firme obbligatorie. Il documento ha tre scopi:

• elenca set di dati, periodi e formati specifici,
• indica la data limite dell’acquisizione,
• conferma che le parti sanno chi è responsabile per quale periodo.

Cosa il protocollo non è:

• un modulo ufficiale obbligatorio (non è incluso in nessun atto),
• un sostituto per la segnalazione al CEIDG, allo ZUS o all’ufficio delle imposte,
• tutela automatica contro la responsabilità per errori del predecessore,
• base per l’emissione di documenti in una controversia - lì si applicano le norme sul contratto e sulla conservazione.

Il protocollo è uno strumento organizzativo, non una legge. Vale la pena averlo, ma la sua forza dipende dalla specificità delle voci.

Elementi del protocollo: lista di controllo completa

L’elenco seguente rappresenta il minimo che dovrebbe essere incluso nel protocollo di consegna. Ogni punto richiede dati specifici: periodo, numero di articoli, formato del file e stato della spedizione.

Dati della pagina

• dettagli completi dell’attuale ufficio e dell’imprenditore,
• dettagli completi della nuova sede,
• data e luogo di preparazione del protocollo,
• dati e firme delle parti coinvolte nel trasferimento,
• eventuali allegati: elenchi, esportazioni, conferme.

Data limite

• un giorno specifico (preferibilmente l’ultimo giorno del mese) fino al quale l’attuale ufficio è responsabile della registrazione,
• il giorno da cui iniziano le nuove registrazioni,
• indicazione di chi registra i documenti datati nel periodo di frontiera.

La data deve essere precisa. La “fine del terzo trimestre” o la “fine della cooperazione” non sono sufficienti.

Registrazioni contabili

• KPiR o record delle entrate suddivisi per mesi,
• libri contabili (bilancio, conto profitti e perdite, fatturato e saldi) - con libri completi,
• Registri vendite e acquisti VAT,
• registri delle immobilizzazioni e WNiP,
• elenco delle attrezzature (se conservato),
• fascicoli dell’appaltatore e della transazione,
• inventari e fogli di inventario.

Maggiori informazioni sul registro delle immobilizzazioni in un articolo separato: registro delle immobilizzazioni in JDG e ammortamento delle immobilizzazioni in JDG.

Dichiarazioni e JPK

• JPK_V7 per ogni mese; in caso di liquidazioni trimestrali, anche la dichiarazione corretta delle parti di JPK_V7K per il mese che termina il trimestre,
• VAT-UE per ciascun mese in cui è sorto l’obbligo di fornire informazioni,
• dichiarazioni e informazioni del pagatore (PIT-8AR, PIT-4R), se l’azienda impiega dipendenti,
• dichiarazioni annuali PIT-36, PIT-36L o PIT-28,
• correzioni delle dichiarazioni presentate,
• i dettagli del JPK_V7 inviato sono descritti nell’articolo JPK_V7 in JDG.

Per i periodi attuali, chiedi JPK_V7 al posto della vecchia dichiarazione VAT-7. Il modello PIT-5 non va presentato ogni mese: l'acconto PIT si calcola e si versa senza questa dichiarazione.

UPO e conferme

• UPO per ogni dichiarazione elettronica e JPK inviati,
• conferma dell’invio di documenti ZUS, inclusi DRA, RCA e RSA,
• conferma ufficiale di invio o di consegna (UPP/UPD), a seconda del canale utilizzato.

La dichiarazione PDF non è la stessa UPO. Senza l’UPO non si ha la prova che la dichiarazione sia effettivamente arrivata e sia stata accettata.

Immobilizzazioni

• file con data di ricevimento, valore iniziale, tasso e metodo di ammortamento,
• svalutazioni di ammortamenti precedenti,
• elenco dei beni non ammortizzati,
• documenti di acquisto ed eventuale liquidazione.

Insediamenti e saldi

• posizioni aperte con controparti,
• saldi alla data di riferimento,
• anticipi e pagamenti non saldati,
• pagamenti in corso,
• crediti e passività in contenzioso e scaduti.

Documenti di origine

• fatture di vendita e di acquisto del periodo,
• estratti conto bancari e conferme di bonifico,
• contratti, leasing e documenti dell’auto,
• documentazione relativa ai dipendenti e alle buste paga (se applicabile),
• decisioni ufficiali, interpretazioni e risultati delle ispezioni,
• corrispondenza con le autorità.

Procure e accesso

• elenco delle procure attuali: UPL-1, PEL, o PPO-1/PPS-1,
• conferma dei ricorsi (OPL-1, PEL-O), se già presentati,
• elenco delle persone con accesso a KSeF - vedi Autorizzazioni KSeF per un contabile,
• accesso alla banca, al programma di fatturazione, al cloud, alla posta elettronica aziendale,
• data di prevista ricezione dei singoli accessi.

Non disabilitare l’accesso prima di aver scaricato tutti gli UPO e le esportazioni. Non lasciare diritti illimitati alla fine del contratto.

Dati ufficiali

• liquidazioni, pagamenti in eccesso e arretrati visibili nell’e-Tax Office e il numero attuale del microconto fiscale,
• Saldi PUE/eZUS e conto di contribuzione individuale,
• pagamenti in eccesso, arretrati, accordi di rateizzazione attivi,
• stato delle ispezioni e dei procedimenti aperti.

Ricevere dati in un formato utilizzabile

Le stesse dichiarazioni PDF non sostituiranno i dati contabili. Vale la pena inserire i formati dei file nel protocollo:

• esportazione di KPiR o record di entrate (CSV, XML, PDF), -File JPK e UPO,
• elenco delle voci delle immobilizzazioni,
• fascicoli dell’appaltatore e della transazione,
• saldo iniziale e fatturato e saldi con libri pieni,
• file sorgente che possono essere importati in un nuovo programma.

Il nuovo ufficio dovrebbe confermare che i file possano essere aperti e riconciliati prima che il vecchio accesso venga chiuso.

Come eseguire un passaggio di consegne passo dopo passo

1. Stabilisci per iscritto una data limite e l’ambito dell’ultimo mese.
2. Preparare una tabella degli obblighi di frontiera: chi manda l’ultimo JPK, chi salda ZUS, chi chiude il mese.
3. Richiedi al tuo ufficio attuale l’esportazione dei dati e un elenco di documenti per la data limite.
4. Ricevi file in un formato utilizzabile (non solo PDF).
5. Verifica se le esportazioni aprono e riconciliano con DTT e saldi.
6. Preparare un protocollo con elementi specifici dalla lista di controllo sopra.
7. Concedere i permessi al nuovo ufficio (UPL-1, PEL, KSeF) - solo nella misura necessaria.
8. Revoca delle procure del precedente ufficio (OPL-1, PEL-O) solo dopo aver inviato le ultime dichiarazioni e ricevuto l’UPO.
9. Ricevi l’accesso alla banca, al programma, al cloud e all’e-mail dopo aver confermato la completezza del trasferimento.

Gli errori più comuni

1. Il protocollo è scritto in modo vago: "contabilità trasferita".
2. Nessuna data limite o la data descritta a parole.
3. Ricezione dei soli file PDF senza dati contabili.
4. Nessun UPO nell’elenco.
5. Mantenere attivi UPL-1, PEL e l’accesso a KSeF presso la vecchia sede.
6. Disabilitare l’accesso prima di scaricare le esportazioni.
7. Mancata riconciliazione dei saldi con e-Office e ZUS alla data limite.
8. Mancanza di copie del protocollo e degli allegati da entrambe le parti.
9. Nessuna indicazione su chi sia responsabile delle correzioni storiche.

Quando l’ufficio precedente non rilascia dati

1. Inviare una richiesta scritta con un elenco specifico di documenti e una scadenza.
2. Riferimento al contratto, proprietà dei documenti e obblighi di conservazione specifici di una determinata collezione.
3. Protezione dei dati disponibili in KSeF, e-Office, ZUS, banca e nel tuo programma.
4. Non aspettare con gli accordi attuali.
5. In caso di controversia ricorrere all’assistenza legale e all’assicurazione responsabilità civile dell’ufficio, se il danno è coperto.

Se lo studio non risponde

Elenca ciò che manca per mese e tipo di documento: ricevuto, in attesa o non applicabile. Concorda con il nuovo contabile quale dichiarazione verificare per prima e chi controllerà la ricevuta di invio. Il silenzio non dimostra che non sia stato presentato nulla.

Per ricostruire gli incassi, consulta l'esempio di un bonifico ridotto dalle commissioni.

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Fonti

• Biznes.gov.pl - procura fiscale (UPL-1, OPL-1)
• ZUS - procura PEL
• domanda di ricorso ZUS - PEL-O
• Ministero delle Finanze - moduli di procura fiscale
• Legge sulil VAT - ELI, in particolare l’art. 100 in materia di informativa VAT-UE.

Il materiale è di carattere generale. La procedura dettagliata per la trasmissione dei documenti risulta dal contratto, dalla forma degli atti, dalle procure e dall’entità dei dati aziendali.