Фактура без підприємницької діяльності 2026: коли можна виставити

Чи може особа без JDG виставити фактуру компанії? Незареєстрована діяльність, рахунок, NIP, VAT, KSeF і розрахунок PIT у 2026 році.

Особа без зареєстрованої JDG у певних ситуаціях може виставити фактуру. Найчастіше йдеться про незареєстровану діяльність. Але це не означає, що будь-який приватний платіж можна оформити фактурою або що сам документ вирішує податкове питання.

Спершу треба з'ясувати, звідки виникла оплата: з продажу приватної речі, з цивільно-правового договору чи з організованої прибуткової діяльності. Лише після цього обирають документ і спосіб оподаткування.

Чи може фізична особа виставити фактуру компанії?

Так, якщо вона продає товари чи послуги в межах незареєстрованої діяльності та виконує її умови. На вимогу клієнта вона виставляє рахунок (rachunek), а у визначених правилами випадках — також фактуру.

Одноразовий продаж власної вживаної речі — інший випадок. Зазвичай це приватний продаж, підтверджений договором або підтвердженням оплати, а не комерційна фактура. Ще один випадок — договір доручення чи договір підряду: сторони розраховують винагороду за договором, а в платника можуть бути обов'язки щодо авансового платежу PIT і податкової інформації.

Сама назва документа «фактура» не змінює характеру операції.

Незареєстрована діяльність у 2026 році

З 2026 року ліміт незареєстрованої діяльності перевіряється щокварталу. Належний дохід за квартал не може перевищувати 225% мінімальної зарплати. При мінімальній зарплаті 4 806 злотих це дає 10 813,50 злотих на квартал.

Потрібно також виконувати інші умови: зокрема, не вести підприємницьку діяльність протягом останніх 60 місяців і не займатися діяльністю, що вимагає концесії, дозволу або внесення до реєстру регульованої діяльності.

Після перевищення ліміту діяльність стає господарською з дня перевищення. На подання заяви до CEIDG тоді є 7 днів.

Про інші умови і порядок розрахунку доходу розповідає посібник незареєстрована діяльність у 2026 році.

Рахунок чи фактура?

При незареєстрованій діяльності покупець може вимагати рахунок (rachunek). У ньому мають бути щонайменше порядковий номер, дата, дані сторін, назва послуги чи товару і сума до сплати.

Той, хто користується звільненням від VAT, не зобов'язаний виставляти фактуру при кожному продажі. Проте він має зробити це на вимогу клієнта, подану протягом трьох місяців після кінця місяця, в якому було надано послугу, передано товар або отримано оплату.

Фактура має описувати реальну операцію. Не вказуйте VAT, якщо користуєтеся звільненням і не сплачуєте цей податок як активний платник. У такому разі документ містить дані, властиві фактурі звільненого платника податків.

Чи потрібен NIP у моїй фактурі?

PESEL — не звичайний елемент фактури. При незареєстрованих продажах поза KSeF продавець використовує дані, потрібні для конкретного документа; ідентифікатори «про запас» додавати не варто.

NIP стає необхідним, щойно той, хто виставляє, планує користуватися KSeF. Фактура B2B у KSeF також має правильно ідентифікувати покупця. Якщо збираєтеся регулярно продавати компаніям, варто впорядкувати NIP і доступ до системи до першої фактури, а не після того, як клієнт відхилить документ.

Фактура без JDG і KSeF

KSeF пов'язаний не лише із записом у CEIDG. Важливі статус того, хто виставляє, з погляду VAT, і тип операції. Міністерство фінансів зазначає, що особа, яка веде незареєстровану діяльність, може підпадати під обов'язок виставляти фактури B2B у KSeF.

До кінця 2026 року діє перехідне спрощення: фактури B2B можна виставляти поза KSeF, якщо загальна вартість продажів, підтверджених такими фактурами, не перевищує 10 000 злотих брутто на місяць. Ліміт застосовується до платника податків, а не до окремої фактури.

Фактури для споживачів можна виставляти в KSeF добровільно. Якщо той, хто виставляє, обирає систему, він зобов'язаний забезпечити клієнту доступ до документа способом, передбаченим законом.

VAT при незареєстрованій діяльності

Відсутність запису в CEIDG не означає автоматично відсутності VAT. Для цього податку має значення самостійне ведення господарської діяльності в розумінні закону про VAT.

Багато дрібних видів діяльності користуються суб'єктивним звільненням до 240 000 злотих продажів на рік у 2026 році. Однак є операції, виключені із звільнення, а при деяких послугах за кордоном виникає реєстрація VAT-UE. Тому статус у VAT визначають за тим, що ви насправді продаєте і кому.

Як розрахувати дохід у PIT?

Доходи від незареєстрованої діяльності, за загальним правилом, показуються у PIT-36 як доходи з інших джерел. Податок не рахують за кожною фактурою окремо. У річній декларації вказуються дохід, документально підтверджені витрати і прибуток.

Варто вести простий облік продажів і зберігати підтвердження витрат. На перевірці важливий реальний перебіг операції, а не лише файл PDF під назвою «фактура».

Коли треба реєструвати JDG?

Реєстрація потрібна після перевищення ліміту незареєстрованої діяльності або коли діяльність не виконує інших умов. Раніша реєстрація може мати сенс, якщо клієнт вимагає регулярних фактур у KSeF, потрібна реєстрація VAT-UE, витрати вищі або ви хочете впорядкувати постійні договори.

Перед рішенням перевірте:

чи регулярні й організовані продажі,
який належний дохід виникає у кварталі,
чи може дана діяльність підпадати під звільнення від VAT,
хто клієнт: компанія в Польщі, іноземна компанія чи споживач,
чи потрібні вам KSeF або реєстрація VAT-UE,
які витрати ви хочете обліковувати.

Поширені запитання

Чи може компанія провести фактуру від особи без JDG?

Так, якщо документ підтверджує реальну операцію і містить дані, потрібні для даного виду фактури. Покупцеві варто також перевірити, чи відповідає спосіб розрахунку правовідносинам сторін.

Чи можу я виставити фактуру без NIP?

У деяких операціях поза KSeF документ звільненого продавця може обійтися без NIP того, хто виставляє. У KSeF NIP обов'язковий. Його не слід замінювати номером PESEL.

Чи незареєстрована діяльність завжди звільнена від VAT?

Ні. Звільнення залежить від вартості та виду продажів. Деякі товари й послуги виключені зі звільнення навіть при низькому обороті.

Чи означає фактура, що я маю платити ZUS?

Не сама фактура. Зобов'язання перед ZUS залежать від підстави, на якій виконується робота, і від того, чи продовжує діяльність відповідати умовам незареєстрованої діяльності.

Мої місячні продажі поза KSeF перевищили 10 000 злотих. Що робити?

Із фактури, на якій цей ліміт було перевищено, виставлення в KSeF стає обов'язковим. До ліміту входить лише продаж за фактурами, охопленими обов'язком KSeF — квитанції з NIP до 450 злотих брутто не враховуються. Тому треба підсумовувати продажі за місяць, а не дивитися на окремі фактури.

Компанія просить фактуру, а я продаю в межах незареєстрованої діяльності. Що надіслати?

Спершу перевірте, чи вкладається операція в умови незареєстрованої діяльності. На вимогу покупця виставте рахунок (rachunek). Фактуру виставляйте, коли цього вимагають правила: наприклад, звільнений від VAT платник зобов'язаний виставити її на вимогу клієнта, подану до кінця третього місяця після місяця поставки товару або надання послуги.

Я перевищив 10 813,50 злотих за квартал. Коли у мене має бути фірма?

Діяльність стає господарською з дня перевищення ліміту, а не з кінця кварталу. На заяву до CEIDG є 7 днів. Після реєстрації ви працюєте як будь-яка JDG — VAT, KSeF і внески перевіряєте по ходу справи.

Джерела

Наближаєтеся до ліміту або починаєте продавати компаніям?

Oxyok допомагає перейти від незареєстрованої діяльності до JDG і з першого місяця налагодити фактури, VAT, KSeF і розрахунки. Напишіть Павлу або подивіться, як Oxyok веде бухгалтерію JDG.

Матеріал має загальний характер. Підходящий документ і спосіб оподаткування залежать від фактичної операції та статусу сторін.