Come assumere un dipendente in JDG 2026: passo dopo passo — in Polonia
Come assumere il primo dipendente in JDG: contratto, ZUS ZUA, RCA e DRA mensili, PIT-2, PPK, test, salute e sicurezza e costo effettivo del datore di lavoro.
L’assunzione del primo dipendente trasforma JDG in un pagatore di contributi e anticipi PIT. È necessario preparare un contratto, test, formazione sulla salute e sicurezza sul lavoro, una notifica all’istituto di previdenza sociale, documentazione sulle risorse umane e buste paga tempestive.
1. Stabilire le condizioni di lavoro
Prima di poter lavorare, accertarsi almeno:
- tipologia di contratto e posizione,
- orario di lavoro,
- retribuzione lorda e componenti aggiuntivi,
- posto di lavoro,
- data di inizio,
- portata dei compiti.
In base a un contratto di lavoro, la retribuzione a tempo pieno non può essere inferiore al salario minimo applicabile in un dato periodo.
2. Ricerca e salute e sicurezza sul lavoro
Di norma, prima di poter lavorare, un dipendente deve:
- ricevere un rinvio e sottoporsi agli esami preventivi richiesti,
- seguire una formazione iniziale in materia di salute e sicurezza sul lavoro,
- acquisire familiarità con i rischi professionali e le regole del lavoro.
Le eccezioni alla ripetizione degli esami preliminari hanno condizioni legali. Non dovrebbero essere assunti automaticamente.
3. Accordo e informazioni sulle condizioni
Il contratto di lavoro viene concluso per iscritto. Se non è stato concluso per iscritto, il datore di lavoro deve confermare per iscritto al dipendente gli accordi relativi alle parti, il tipo di contratto e le condizioni prima di consentire al dipendente di lavorare.
Il dipendente riceve inoltre informazioni sulle condizioni di lavoro entro il termine specificato nel Codice del lavoro.
4. Riporto allo ZUS
Nella maggior parte dei casi la denuncia del dipendente avviene tramite il modulo ZUS ZUA entro 7 giorni dalla costituzione dell’obbligo assicurativo.
Ogni mese, il contribuente riporta la liquidazione del dipendente in ZUS RCA e riepiloga i contributi in ZUS DRA. Il modulo ZUS RZA non è il modulo attualmente utilizzato al posto dell’RCA.
L’imprenditore paga i contributi e invia i documenti, di norma, entro il giorno 20 del mese successivo.
5. Anticipo PIT-2 e PIT
Il dipendente può presentare PIT-2 e altre dichiarazioni che influiscono sul pagamento anticipato mensile. L’importo ridotto applicato dal pagatore dipende dalle dichiarazioni del dipendente e può essere suddiviso tra i contribuenti.
La mancanza di un PIT-2 non esonera il datore di lavoro dal calcolare l’anticipo secondo le regole appropriate.
6. PPK
PPK non è un programma riservato solo alle aziende con più di 20 dipendenti. Gli obblighi dipendono dallo status dell’entità e delle persone impiegate e un microimprenditore può beneficiare di un’eccezione legale quando tutte le persone si dimettono.
I contributi fondamentali sono:
- 2% della remunerazione del partecipante,
- 1,5% della retribuzione da parte del datore di lavoro.
Lo Stato prevede un pagamento di benvenuto di 250 PLN e un pagamento aggiuntivo annuale di 240 PLN una volta soddisfatte le condizioni. Non dovrebbero essere combinati in un unico "pagamento una tantum di 240 PLN".
La PPK può coprire anche alcuni appaltatori soggetti all’assicurazione obbligatoria per la pensione e l’invalidità.
7. Costo del datore di lavoro
Il costo totale del lavoro è costituito dallo stipendio lordo più i contributi e i pagamenti finanziati dal datore di lavoro, tra cui:
- pensione 9,76%,
- rendita 6,5%,
- risultante al tasso appropriato,
- Fondo Lavoro 2,45%, se dovuto,
- FGŚP 0,10%, se dovuto,
- PPK 1,5% se partecipa il dipendente.
I contributi trattenuti dallo stipendio lordo del dipendente, compresa l’assicurazione sanitaria, non costituiscono un costo aggiuntivo rispetto allo stipendio lordo.
8. Pagamento dello stipendioIl Codice del lavoro prevede il pagamento su un conto di pagamento designato, a meno che il dipendente non presenti una richiesta di pagamento di persona. La normativa non impone al datore di lavoro di avere un prodotto bancario chiamato "conto aziendale" esclusivamente per pagare gli stipendi.
Tuttavia, è necessario mantenere una documentazione di pagamento corretta e rispettare le normative bancarie.
9. Documentazione e reporting
Il datore di lavoro svolge, tra le altre cose:
- file personali,
- registrazioni dell’orario di lavoro,
- buste paga,
- documentazione delle ferie e delle assenze,
- documentazione sulla salute e sicurezza e sulla ricerca,
- Informazioni ZUS e PIT.
Dopo la fine dell’anno prepara le informazioni fiscali adeguate, compreso PIT-11, entro i termini di legge.
Gli errori più comuni
- Ammissione al lavoro senza esame o formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
- Segnalazione dei dipendenti oltre la scadenza.
- Invio di una RZA invece di una RCA mensile.
- Supponendo che il contributo di base del datore di lavoro al PPK sia del 2%.
- Omissione del PPK a causa dell’impiego di meno di 20 persone.
- Aggiungere per la seconda volta il contributo dell’assicurazione sanitaria del dipendente all’importo lordo.
- Presupposto che lo stipendio possa essere pagato solo tramite un conto aziendale.
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Il materiale è di carattere generale. Gli obblighi dipendono dal tipo di contratto, dallo status di dipendente e dal profilo del datore di lavoro.